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1、电子档案管理系统二一六年十月第一章 系统简介第一节 研发背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到注重，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。此外，随着档案管理信息化的工作全面进一步地开展，人们对档案信息化的结识不断进一步和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的规定，同步也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化重要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎波及到了各行各业所有的档案信息，涉及实体档案和电子档案，这规定档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型
2、，并能管理好。同步，还要合适兼容将来也许浮现的档案实体类型和电子档案类型。信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了多种信息系统，但在通过一定的产生和运用后，这些系统中的信息合计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一种重大问题，需要按档案管理规章制度的规定归档到档案管理系统中。公司级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地区单位管理的规定，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地区管理全集团、全行业的能力。开放性应用。档案管理信息系统不再是一种简朴的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、特别是业
3、务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，规定档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被觉得是起到保管过期资料的作用，而被规定进一步到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就规定档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。新应用规定和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断进一步，需要集成进入更多的新技术成果。这规定档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储。在档案管理范畴不断扩大、应用不断进一步的同步，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构
4、的多种类型的。因而，规定档案管理信息系统具有灵活高效的存储体系构造。针对上述浮现的新的问题和规定，我们在总结档案管理软件开发经验和技术储藏的基本之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基本之上，开发了针对各个行业的行业版。知识资源管理是将来企、事业单位信息管理的重要构成部分，也是公司信息管理的基本，是将来的发展趋势和发展方向。档案是一种单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基本部分。因此，要实现本单位的知识资源管理，一方面要做好电子档案的管理，才干以档案管理为核心和基本，逐渐扩大和延伸管理范畴，最后实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储藏、信息分
5、类和组织、管理制度以及方式、检索运用手段和信息收集的模式等方面都是将来知识资源管理所必须的。电子档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文献的收集整顿和开发运用、侧重于多种知识管理方式和构造的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。第二节 目的应用电子档案管理系统平台重要面对各行各业的中高品位顾客，用以解决复杂的档案管理应用。可广泛应用于公司、机关和事业单位。例如，大型公司集团的统一档案管理，可统一规划和管理总部及其所属二级单位和三级单位的档案，并可实现跨地区的档案管理应用。其特点是数据集中/相对集中、业务分布式解决、实体属地管理。同样，可实现具体
6、行业的全行业的统一档案管理，可统一规划和管理全行业各单位的档案，并可实现跨地区的档案管理应用；对具有多全宗档案管理规定的单位或具有复杂的档案种类管理规定的单位等。第三节 重要特点系统是一种平台化的产品，一方面，它可作为开发平台，针对多种复杂的大中型应用项目进行二次开发，以满足特定应用的特定需求；另一方面，对于比较成熟的应用，也可作为产品化系统直接应用。电子档案管理系统是一种开放性的档案管理平台，它可与多种流行的应用系统环境进行集成，例如，多种流行的数据库、操作系统、服务器设备、存储设备、门户系统、安全系统等；同步，也可以与多种应用系统进行一体化集成，进行数据互换和数据共享，例如，OA、ERP、
7、多种业务管理系统等。系统是一种适应能力较强的系统，系统提供了强大的、完善的定制工具，可定义多种档案的数据构造、屏幕显示布局、打印格式、数据完整性限制规定、数据对的性限制规定、辅助组卷规则、迅速输入辅助信息等。通过这些定制工具，可针对顾客的特定需求定制出满足顾客实际需要的档案管理信息系统；同步，系统采用构造化思想开发，各项功能采用积木式组合与集成，可针对顾客的特定需求，组合出顾客需要的管理平台。系统是一种具有较强安全性的档案管理信息平台。它内置了较强的安全控制体系统，同步也可与多种安全系统集成，保证了顾客对安全性的规定。系统是一种稳定性较强的成熟的档案管理信息系统。它是基于公司十近年以来的档案研
8、发成果之上开发出的新一代成果，并通过近两年的完善和实际应用考验，稳定而成熟；系统平台具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的多种版本，使老顾客在升级时，数据得以良好的兼容；另一方面，设立了专用的数据导入工具，可兼容顾客的其他系统产生的历史数据；系统集成应用了大量的新技术，系统应用集成了在线OCR技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据互换技术、图形图像解决技术、流文献浏览技术和与OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其她系统的接口技术；系统支持多种电子文献的浏览和显示，系统提供了200多种图形、图像、文本和电子表格等文献格式的归档管理和显示功能，为高水平的顾客提供了更广泛的应用空间。系统是一
9、种功能强大的、适应能力较强的档案管理信息平台，可适应各行各业的主流档案管理应用需求。第二章 体系构造第一节 系统体系构造系统逻辑构造可以分为如下四个部分：信息采集、档案管理、档案运用、系统设立与维护。其体系构造示意图如下：数据导入多种历史数据离线移送数据数字化数据收集整编集中整顿分散整顿多级整顿移送数据一体化接口OAERPPDM工程管理系统业务管理系统信息互换平台文献管理编研开发数据管理综合管理档案记录鉴定销毁借阅管理光盘制作专用检索引擎信息采集档案管理开发运用权限管理数据维护档案设立数据字典维护系统参数设立系统维护门户系统CA系统OA系统安全系统系统构造示意图信息服务信息采集部分，重要完毕多
10、种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程规定，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据互换平台采集到档案管理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整顿和移送，对多全宗的单位，可实现逐级整顿和移送；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、历史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中。与电子档案的信息采集过程相相应，往往随着着实体档案的收集、整顿、移送和接受，在解决电子档案的业务流程中，同步解决了实体档案的这些有关工作。档案管理部分，重要完毕平常的档案管理工作。其中，档案数据管理，重要完毕档案信息的平常管理和维护工作
11、；综合管理，重要完毕与实体保管有关的各项工作；档案记录，重要完毕与档案管理工作有关的多种记录工作；鉴定销毁，重要完毕档案的鉴定工作和销毁管理工作。开发运用部分，重要完毕档案的研究开发工作，并提供多种方式的档案运用。一方面提供与实体有关的运用，另一方面通过网络提供多种方式的档案检索和运用，涉及信息发布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索运用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的特殊需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能以便地提取档案信息并按业务系统规定呈现。系统维护部分，重要完毕与系统运营有关的多种数据维护工作。涉及多种数据构造设立和维护、权限
12、管理、系统参数设立和维护、日记管理等。系统设立与维护为整个档案管理系统提供了所有后台的支持，是档案管理系统的基本平台。它提供了档案类型、全宗、分类构造的定制，可以使档案系统满足顾客的各类档案资源的管理需求，并可以满足系统的扩展需求；同步将归档文献整顿的规则形成系统的控制设立，使得整个归档流程规范化、原则化；此外提供了数据平常维护、系统维护的某些必要设立工具，是系统管理员的强大工具包。第二节 存储体系构造系统对异构数据的组织和存储采用了“目录文献”存储构造，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相相应的电子档案原文献寄存在文献服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储途径指针有关
13、联，一条目录信息可相应多种电子原文。通过这种存储体系构造，不同类型的档案信息可寄存在不同的存储位置，以灵活的实现分类存储和分布式海量存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩大规定。第三节 技术路线系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护功能、档案管理功能、文献管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘制作功能等交互性解决规定较强的部分采用C/S方式实现，采用DELPHI语言开发；面向广大档案运用顾客的档案检索功能和运用赋权申请功能采用B/S方式实现，B/S模式通过WEB/中间件/服务器的J2EE技术架构实现。系统以XML作为数据接口原
14、则，以Web Service 原则作为基本服务描述原则和数据接口原则。同步采用成熟的主流技术，这些技术涉及：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。第三章 档案管理系统功能简介档案管理系统功能模块图如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为如下三个部分：1. 针对一般顾客的部分：针对一般顾客的部分重要涉及上述模块中的：网站，重要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入顾客的应用系统之中（如OA、MIS或PDM）提供顾客网上查询浏览和下载的功能。为以便顾客使用和管理员维护，本部分以B/S的方式实现。2. 针对档案管
15、理员的部分：针对档案管理员的部分重要涉及上述模块中的：文献管理、收集整编、档案管理、开发运用四个模块，重要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文献的录入、收集和整顿，同步提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发运用。本部分以C/S方式实现，功能以便实用、简朴快捷。3. 针对系统维护人员的部分：针对系统维护人员的部分重要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护重要提供了如下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整顿规则的定制和对数据及顾客使用的维护和设立工具。本部分只能提供应对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位状况建立档案管理系统的架构、对系统进行平常的维护和备份以及可以针对此后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩大。总之，系统既可以自成体系，提供顾客完整的电子档案管理和网络查询运用，也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。下面将具体描述电子档案管理系统的各项功能。3.1
