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1、咸阳中环制水有限公司质量、环境、职业健康安全程序文件汇编（依据GB/T190012008/ISO9001:2008、GB/T240012004/ISO14001:2004和GB/T280012001标准编制）分发号：文件名称质量、环境、职业健康安全程序文件文件编号XYZS/CX-2010版本修订状态A/0拟 定 人张菊元、秦志林审 核 人黄 克批 准 人胡文捷批 准 日 期2010-05-25生效日期2010-06-6受 控 状 态受控文件控制程序XYZS/CX-011、目的：对公司一体化管理体系所要求的文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。2、范围：适用于与公司一体化管理体系有关的
2、所有文件，包括外来文件。3、职责：3.1总经理对所有一体化管理体系文件的充分性和适宜性负责；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3 行政人事部为公司一体化管理体系文件的归口管理部门；3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。4、工作程序：4.0文件控制流程图见附录4.1文件的分类公司的一体化管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1公司编制的内部文件：a) 第一层次：一体化手册；b) 第二层次：程序文件；依据三体系标准所要求的程序文件，（包括质量体系要求的六个程序文件）以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编
3、制的程序文件）；c）第三层次：支持性文件；支持文件包括管理性文件：如：公司各项管理制度、规定、操作规程、作业指导书、准则等。d) 第四层次：证实性文件包括记录（表格、汇报、总结等）。记录是一种特殊的文件。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录的格式及填写要求，依据记录控制程序进行管理。4.1.2外来文件的控制：4.1.2.1公司相关的外来文件，主要包括：a) 有关法律、法规、条例、规范等；b) 上级或平级单位的文件c）其它适用的外来文件；4.1.2.2与公司策划和运行一体化管理体系有关的外来文件虽不属公司编制，但公司各部门均应对其进行有效控制，包括对外来文件的识别、转
4、发前的审核批准、分发、保管保留等均按内部文件进行处置。4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制。4.2文件的编制和审批4.2.1文件编制和审批的权限4.2.1.1公司的一体化方针、一体化目标由总经理主持制定并批准发布;4.2.1.2一体化手册、程序文件由行政人事部组织相关部门共同编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；4.2.1.3其他部门支持性文件由职能部门编写，经主管领导审核，总经理批准后发布；4.2.1.4记录格式随相关文件一同审批。4.2.2负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写文件审批表，作为
5、审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。(如果文件审批人在文件上手签批准时，不再填写文件审批表)。4.3文件的编号规则4.3.1公司体系文件编号：一体化管理手册： 公司代码/SC（手册拼音缩写）-手册颁布年份程序文件：公司代码/CX（程序拼音缩写）-顺序号-手册颁布年份支持性文件：公司代码/ZC（支持拼音缩写）-顺序号-手册颁布年份记录编号： R(英文缩写)加部门缩写加顺序号4.3.2公司外来文件编号: 所有接收到的外来文件一律加在原编号或编号前加英文大写字母W,.原来有编号的用原编号,无编号的以接收到的时间为顺序做记录(如果主控部门同一时间收到两个部门以上文件,应以部门简称加以区别,
6、如果同一部门同一时间收到两个以上文件应以顺序号加以区别. 公司管理层及部门名称及拼写缩写如下:总经理、管理者代表、生产厂长、财务总监、行政人事部-XZ、生产运营部-YY、生产管理科-SC、维修车间-WX、水质分析室-SF、中控室-ZK。4.4文件的版本及修订状态4.4.1版本号的管理：文件换版后，该文件的版本号应更新。公司一体化管理体系文件的版本号以英文字母A、B、C表示，A为第一版，B为第二版，依次类推；4.4.2修订状态的管理：文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。4.5文件的发放与管理4.5.1经批准后
7、的文件，由行政人事部列入公司受控文件清单，并对文件进行动态管理。行政人事部对审批后的文件统一印制，审批件或原件归办公室档案馆保存，存入计算机的文件均留备份。4.5.2文件发放前，行政人事部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，由行政人事部盖“受控文件”章,任何受控文件均应确保其为有效版本。4.5.3文件发放时，行政人事部填写文件收发及回收销毁清单，履行发放手续，领用人签字后方可领取。文件的发放，应确保使用处能获得适用文件的有效版本。4.5.4外来文件的发放与管理4.5.4.1与公司策划运行一体化管理体系有关的法律法规（如：中华人民共和国产品一体化法、消费
8、者权益保护法等），由行政人事部进行识别和获取，建立外来文件清单并及时更新。4.5.4.2各部门使用的外来文件（国标、行业标准等），由使用部门及时识别获取，并建立部门外来文件清单。每年一月份部门外来文件清单交行人事部备案。4.5.4.3上级主管部门下达的文件，由行政人事部负责接收。并确保及时传递到有关部门。4.5.5各部门文件的持有者，应妥善保管所持有的文件，不得丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况影响使用时，应报行政人事部重新办理补发手续。4.5.6电子文件的管理a) 电子文件应标识清晰，以免新旧版本混用。b) 电子文件由行政人事部负责修改，其它部门只能使用，不能更改。一般采用PDF格式进行管理
9、.c) 行政人事部负责打印一体化管理体系文件，其它部门不能擅自打印复制。d) 不论哪个部门编制形成的体系文件，其电子版均应及时报行政人事部备案，任何更改均应报行政人事部认可，并对备份文件进行更新，并以此作为有效版本。行政人事部应由专人按类别设计文件夹，以有效管理各类文件。e) 对其它电子媒体形式（如影像资料、软盘、光盘）的文件，各部门进行分类管理，做好防磁、防潮、防划伤、防磕碰、防病毒，以免损坏、丢失。4.5.7文件的借阅和复制： 4.5.7.1文件借阅，应履行正常的借阅手续，相关人员应做好登记填写文件借阅登记表，并按时归还。4.5.7.2为确保整个公司所有文件的有效管理，文件不能擅自复印，任
10、何文件复印均由行政人事部负责，应履行文件发放手续，并填写文件发放回收记录。4.5.8文件的目视化管理对于必须在生产现场使用获得的文件，公司应采取上墙、公示于设备、设施可视处，文件采用塑封、广告牌等形式，以便于操作人员方便使用。4.6文件的评审、更改、回收及作废4.6.1文件的评审4.6.1.1公司每年结合内部审核对一体化管理体系文件评审一次，文件评审工作由管理者代表组织，行政人事部及内审组成员参加评审，评审结果在文件评审记录中体现。4.6.1.2特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。4.6.1.3评审务必考虑公司组织机构、职能调整和岗位变化等内部因素对文件充分性适用性的影响，同时也
11、要考虑到法律法规、相关标准、顾客要求的变化、市场需求等外部因素。4.6.2文件的修改：4.6.2.1当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相关人员对文件进行修改。4.6.2.2相关人员填制文件更改申请单，明确更改原因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后，由行政人事部实施更改。4.6.2.3更改方式可包括杠改、换页和换版。a) 一个页面修改不超过四处，字数少于五个字时可采取杠改方式，但应在文件中注明日期并签字；b) 当页面修改超过四处且五字以上时，应换页，并做好标识。在发放新页时，应收回作废页，以确保文件受控有效。c）体系文件进行复杂的更改、或篇幅较大、涉及机构调整等，或体系标准
12、更换版本时应进行换版。并做好版本标识。在发放新版时，收回旧版文件。4.6.2.4一体化手册和程序文件更改后，行政人事部在本部门文件的修改而作好记录。其它部门持有的相关文件修改栏中可不做记录。4.6.3文件的作废及销毁4.6.3.1文件换版后应对作废文件进行标识。原版文件作废。4.6.3.2作废文件需要销毁，行政人事部填写文件销毁申请单，由管理者代表签字同意后，由行政人事部统一销毁。并填写文件销毁清单一般情况下应有两人以上进行监销。4.6.3.3如果出于某种目的而保留作废文件，应经管理者代表同意，并加盖“作废保留”章以示区别。5、相关文件5.1记录控制程序 6、相关记录6.1受控文件清单 6.2
13、文件审批表 6.3文件发放回收记录 6.4文件更改申请单 6.5文件借阅/复制登记表 6.6外来文件清单 6.7文件评审记录 6.8文件销毁申请单 附录：文件控制流程图文件编制 审 批发放与登记更改审批更改申请作废是否适用评 审实施与管理标 识标 识是否批准外来文件识别实施更改是否保留获取旧版/页销 毁 N Y 换版/页时 Y N N Y 记录控制程序XYZS/CX-021、目的对与一体化管理体系要求的记录标识、贮存、保护、检索、保留和处置予以控制，以提供符合要求和确保一体化管理体系有效运行的客观证据，并为采取纠正措施和预防措施、保持和改进一体化管理体系提供信息。2、范围适用于公司与一体化管理体系运行有关的所有记录，包括来自相关方的记录及电子媒体记录等。3、职责3.1管理者代表组织相关人员对记录管理的监督检查；3.3行政人事部负责公司记录的归口管理，做好记录清单及各类表样模板的管理；3.4各部门负责本部门记录的收集、整理、保管及分析利用。3.5保存期超过三年的记录，交行政人事部档案室保存。4、工作程序4.0
