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1、高等专科学校公文处理办法第一章总则第一条 为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中国共产党机关公文处理条例、 国家行政机关公文处理办法和公安部公文审核办法等有关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条 学校的公文，是学校处理公务具有规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。公文处理，是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第五条
2、 学校办公室是公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作并指导校属单位的公文处理工作。第二章公文种类第六条 学校的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要、简报。各类公文的具体使用范围：（一）决定适用于对重要事项做出安排，奖惩校属有关单位及人员。（二）通知适用于发布规章， 任免人员， 传达上级机关的指示， 转发上级机关和不相隶属机关的公文， 批转校属单位的公文， 传达要求校属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（三）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。（五
3、）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级机关请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）规定适用于对校内特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题 ,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十一）简报适用于不定期向上级机关和本单位内部反映工作动态。第三章公文格式第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组
4、成。（一）涉及国家秘密的公文应当在公文眉首部分右上角标明密级和保密期限，其中，秘密公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别在公文眉首部分右上角标明 “特急 ”、“急件 ”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类， 一般应当标明发文单位。 公文标题中除法规、 规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（七）公文如有附件，应当在正文之
5、后、成文日期之前注明附件。附件使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。（八）公文除会议纪要、简报、规定以外，应当加盖印章。（九）上行文应当注明签发人、会签人姓名。（十）成文日期以负责人签发的日期为准， 联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十二）文字从左至右横写、横排，字迹要工整、清楚。第八条行文格式分为上行文格式、下行文格式和平行文格式。上行文格式适用于学校向公安部、教育部等上级机关或上级机关领导的请示、报告 ; 校属单位向学校党委或学校领导的请示、报告。下行文格式适用于学校下发的重要工作部署、 决定、规定等文件；工作通
6、知、通报，会议纪要；对校属单位请示问题的批复。平行文格式适用于学校向无隶属关系的部门商洽工作、 询问和答复问题； 校属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题 ,请求批准和答复有关事项等。第九条公文用纸一般采用国际标准A4 型（ 210mm 297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条公文用纸天头为： 37mm 1mm ，公文用纸订口为： 28mm 1mm，版心尺寸为： 156mm 225mm；公文标题用二号宋体字，正文用 3 号仿宋体字；一般每面排 22 行，每行 28 个字。公文中其他各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第四章行文规则第十一条行文
7、应当确有必要，注重效用。第十二条 行文关系根据领导分工确定，一般不得越级请示和报告。 “请示 ” 应当一文一事，并与 “报告 ”严格分开，不得在 “报告 ”中夹带 “请示 ”事项。 “请示 ” 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。第十三条 属于两个以上单位职权范围内的事务，应当联合行文，并将主办单位排列在前。自行行文的，应当征得有关单位的同意，并在文中注明。第十四条校属单位除学校办公室及附属单位外不得对外正式行文。第十五条 校属单位报送校领导的报告、请示等公文，由单位主要负责人或者主持工作的负责人签字；其他公文，除简报、会议纪要、规定以外，应当加盖公章。除校领导直接交办的事项外，不得以单位名义
8、向校领导报送 “请示 ”、“报告 ”和“意见 ”等。第五章发文办理第十六条 发文办理指以学校和校属单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（一）草拟公文应当做到：1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。4.结构层次序数，第一层为 “一、 ”，第二层为 “（一） ”，第三层为 “1.，”第四层为 “（1）”。5.应当使用国家法定计量单位
9、。6.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。7.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。8.行文格式等其他方面应当符合本办法的规定。（二）审核。实行校属主要单位负责人审核、分管校领导审核、学校办公室审核、学校主要负责人签发四级审核制。校属各单位起草的各类公文， 校属单位主要负责人均要认真审核。 审核的重点是：行文方式是否妥当， 是否符合本条本办法规定的草拟公文的各项要求， 涉及校属其他单位的事项是否已经协商等。凡以学
10、校名义向公安部、 教育部等上级机关或上级机关领导报送的请示、报告以及下发的决定、通知、通报、批复等公文，主办单位应当填写 “铁道警官高等专科学校发文用纸 ”，报分管校领导审核。审核的重点是：行文是否有必要，公文中的内容是否符合学校实际， 具体措施是否可行， 涉及其他校领导分管的事项是否已经协商等。经审核，无行文必要的，退回主办单位；行文内容不符合学校实际，或措施不可行，以及其他不符合本办法要求的，退回主办单位修改；涉及其他校领导分管事项的，应批转有关校领导审核。分管校领导审核同意的公文， 在报学校主要负责人签发前， 应交学校办公室审核。审核的重点是：公文格式是否符合本办法的规定，表述是否准确，
11、字词是否规范，标点是否正确，附件材料是否齐全等。审核中，若对重要问题有不同意见或者认为需要作较大的修改、调整的，应当与主办单位协商， 并根据协商意见修改后，再报分管校领导审核。（三）签发。以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人或主持工作的负责人签发；以学校名义制发的下行文或平行文， 由学校主要负责人或由学校主要负责人授权的其他负责人签发。（四）复核。公文正式印制前，主办单位应认真校对，并送学校办公室进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核无误后，办公室统一编制文号。（五）公文印制、用印后由主办单位负责装订及分发。第六章收文办理第十七条 收文办
12、理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第十八条 除纪检、人事等特殊文件外， 上报的公文统一由学校办公室登记、报送，校属单位不得直接报送校领导。第十九条 学校办公室对收到的各类公文，要认真登记、及时传送，不得延误、积压。登记内容包括加盖传文章、公文编号、来文日期、文件标题、传送日期、领导批示等。急件要加注急件标志。第二十条学校办公室收到上级机关下发或交办的公文以及其他校外单位的公文，应当及时报送校领导批示， 并按校领导的批示要求交有关部门办理， 需要两个以上单位办理的应当明确主办单位。 紧急公文，应当明确办理时限； 收到校属单位上报的公文，按照校领导分工
13、，报送校领导审批后交有关单位办理。第二十一条承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理， 确有困难的， 应当及时予以说明。 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的， 应当及时退回学校办公室并说明理由。 必须报请上级机关审批的事项， 承办单位应当提出处理意见并代拟文稿， 一并送学校办公室审核，报校领导签发后，报上级机关审批。第二十二条公文办理过程中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商； 如有分歧， 主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校领导协调或裁定。第二十三条 交有关单位办理的公文，学校办公室要负责催办，做到
14、紧急公文跟踪催办， 重要公文重点催办， 一般公文定期催办， 并及时向校领导反馈办理情况。第七章公文归档第二十四条 公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法及铁道警官高等专科学校档案管理办法等有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第二十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、 完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第二十七条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第二十八条 公文归档实行单位立卷制度，由承办单位立卷人整理并填写卷内目录，单位负责人审核签字后， 每年 4 月底前将上一年的公文移交学校档案室立卷归档。第八章公文管理第二十九条 公文由校属单位办公室确定专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。校属单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。第三十条 复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权；复制上级行政机关的公文， 除绝密级和注明不准翻印的以外， 经校领导或者学校办公室主任批准，可以复制。复制件应当注明复制单位名称
