公司内部文件格式标准规范

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1、文件名称湖南泰谷生物科技股份有限公司 公司内部公文格式标准规范 （试行）文件编号湘泰科字2012 015号编制部门行政部修改状态第1次卄。古/夂皿共9页修改编制人彭俊杰发布日期2012.12.15实施日期2013.1.1审核人：日期：批准人：日期：公司内部公文格式标准规范（试行）1.目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。2适用范围总公司及子公司各部门3内容3.1公司文件格式要求:3.1.1.13.1.1红头文格式文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为-# -# -3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中3.

2、1.1.4主送机关的字体：四号宋体、黑色3.1.1.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐3.1.1.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“O”3.1.1.9注释的字体:小四号宋体、黑色3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色-# -3.1.1.12 印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期3.1.1.13 所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管3.1

3、.2 规章制度文格式3.1.2.1 文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（ 1，1.1 ，1.1.1 ）区别，大标题为黑体三号加粗， 一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体 GB-2312小四号字加粗3.1.2.2 文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3 发文单位 /发文时间 / 落款/ 日期：宋体小四号字3.1.2.4 主题词/ 呈/ 发：宋体小四号字3.1.2.5 行间距： 1.5 倍（未定义文档网格）3.126 页边距：上下各为2.54 cm,左右各为3.17 cm3.1.2.7 公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”3.1.

4、2.8 公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称3.1.2.9 公司文件机密程度说明（详见附件 1）3.1.3 请示文格式3.1.3.1 请示标题为三号宋体加粗居中3.1.3.2 正文段落 1.5 倍行距，字体为四号宋体字3.1.3.3 落款/日期为四号宋体字3.2 公司文件编号要求3.2.1 发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“ ”括入；序号编虚位 （即 1 编为 001），不加“第”字，表头红线不加五角星。3.2.2 部门代码说明： 部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字

5、母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH、人力资源HR财务部CW有 机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWF、_生物兽药有限公司SWS、 采购部CG物流部WL质量部ZL、农用微生物研究院YJY生产部SC后勤部- # -HQ。3.2.3 发文字号的种类及使用规定：3.2.3.1 以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。 （见附件 2） 落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：湘泰科字 2012 X 号3.2.3.2 公司内部各部门之间工作联系的文号。 （详见工作

6、联络制度 ）3.2.3.3 公司内部制定相关管理制度办法等。 （见附件 3）3.2.3.4 部门名义上报公司领导的请示的文号。 （见附件 4） 落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：TGQS部门代码2012 X号3.2.3.5 公司会议纪要的文号。 （详见会议管理制度 ）4.附则本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。湖南 泰谷生 物科 技股 份有限公司2013.1.1- # -5附件附件1 ：公司文件机密等级说明附件2:公司发文模板附件3:管理制度发文模板附件4:内部请示模板附件1：公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中, 公司将对

7、各类文件进行机密等级设置，具体说明如下： 依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共 五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保 护范围；文件等 级分类保存期限举例说明管控要求1: 一般文件3年或文 件有效 期1.1日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；1.2有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、 内部联络单；1.3有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、 通告、内部联络单；1.4有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖 励等之公告、通告、内部联络单；1.5政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉 及政策性的；1.6日常性签呈、请购

8、单、委托修复单、提案与提 报类（但不包括人员奖惩或调薪）且不涉及政策性 与技术性的；1.7日常性呈批单据（如：派车单、公出单、忘打卡 证明,）且不涉及政策性与技术性的；1.8其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉 及政策性与技术性的；公司内部人 员均有浏览 权限2:密件5年或文 件有效 期2.1有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案 或签呈；相关部门负 责人有浏览2.2有关劳动合同及其附属文件；2.3员工薪资及其相关档案文件（含银行账号）；2.3员工个人资料及其相关个人隐私文件；2.5 ISO相关文件、档案与数据；2.6订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单,. 等单据与相关数据（含计算

9、机档案）；2.7厂商（供货商、协力厂商、配合厂商）资料；2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术 性的（如：用工合同、勤工俭学、改建工程等）；2.9劳资协议或合同（如:年薪合同、保密协议、竞 业禁止、工伤赔偿、培训协议等）；2.10登录“系统”之个人账号与密码；2.11研发人员之计算机开机或重要数据之账号与 密码；2.12尚未对外公开之会议记录；2.13各单位日常生产数据、入出库数据及各项数 据窗体；2.14其它经部门经理级以上核定为密件的；权限3.机密文件10年或文件有 效期3.1设计图纸、BO贓据、样品测试数据、样品数 据；3.2质量部各项检验或测试数据和标准；3.3客户往来电邮或

10、书信等一切资料（不涉及客户 基本数据及价格数据）；3.4生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准 或数据、说明及含有技术性之文件；3.5生产系统内之各项数据；相关部门经 理级以上以 及相关授权 人有浏览权 限4.极机密文件20年或文件有 效期4.1财务部之各项文件与内部流通报表；4.2米购部内部流通文件与报表；4.3其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订 为极机密的文件；相关部门经 理级以上有 浏览权限5:绝对 机密文 件50年或文件有 效期5.1与各户有关之价格数据与基本数据（如：客户 联系人及电话地址等）；5.2与质检或商检局正式往来之各项资料（如：质公司决策层浏览权限检单、账册等）；5

11、.3财务部正式上报报表或账册、单据等资料5.4公司副总经理级以上人员或投资方之各项资 料；5.5其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密 的文件；-# -附件2:湖南泰谷生物科技股份有限公司文件湘泰科字2012 XXX号机密程度:关于下发的通知正文：湖南泰谷生物科技股份有限公司二O二年X月X日主题词： 关键字 关键字发：湖南泰谷生物科技股份有限公司抄送：公司全体员工文件名 称内部公文格式标准规范（试行）文件编号TGXZOOO编制部 门行政部修改状态初稿共1页编制人彭俊杰实施日期年 月日审核人：日期：批准人：日期：1. 目的2. 适用范围3. 内容3.1二级标题3. 1 . 1三级标题正文n.附则本规范从发文之日起执行，由 XX部负责解释n+1.附件TGQS部门代码2012 XXX号领导审批意见:标题：请示部门：请示人：请示部门负责人:请示时间：呈：抄送：请示内容：泰谷生物XX部年 月 日-# -