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1、大河谷外贸商务管理系统方案建议书第一章公司简介大河谷软件技术有限公司（下简称大河谷公司），座落于高新区，长期专业从事各种MIS、ERP软件的开发服务，尤其侧重于外向型企业的各种管理软件研发、服务和培训。大河谷公司不断吸收先进管理理念、采用世界最新信息技术、引进高素质专业人才，竭诚为您-尊敬的外贸企业用户开发高质量的软件产品，使您能够与潮流同步。同时，大河谷公司愿竭诚为您提供优良服务，与您休戚与共，帮助您顺利完成管理系统的信息化，与国际接轨，从而在管理经营活动中处于有利地位。大河谷公司服务理念：以客户为中心，在不断满足客户需求的同时，为客户提供先进的管理方式和思想。大河谷公司目标：建设一流软件企
2、业，推动民族信息产业发展。第二章产品简介产品系列:外贸业务管理系统销售分析系统财务管理系统库存管理系统生产管理系统（一）外贸业务系统（单证通、业务通、网络版）一、总体概述随着经济全球化进程的加快，我国外贸企业将获得更大机会参与国际竞争，同时也必将面临更为激烈的全球挑战。为把握机会，迎接挑战，外贸企业管理者必须根据瞬息万变的内、外形势，有目的的改善和加强内部管理，调整经营思路，顺应形势发展，从而在国际竞争中处于不败之地。建立信息化的企业管理系统是实现上述目标的一条重要途径。二、设计思想大河谷外贸商务系统的主要目标是：采用信息化管理的先进技术，为现代企业管理提供一种优秀工具，从根本上说，是为了解决
3、企业在目前的条件下，所不能解决或不能很好解决的一些问题。因此，系统的设计必须同时着眼于管理层与操作层；必须从全局出发，而非局部；必须有发展的观念，而非仅限于静止的现状。大河谷外贸商务系统的总体设计方针可概述如下：灵活、完备、切合实际的操作层科学的管理理念、突出的管理功能系统、完备的整体设计良好的扩展性和可移植性客户的自我定制和二次开发功能管理可定制性。管理人员可以根据公司的实际情况定制管理方式。预留与海关、银行、经贸委、税务等程序接口。大河谷外贸商务系统正是基于以上观念开发的。整个系统以业务系统为核心，以详尽、完备的核算体系为手段，辅以不同的控制条件，对整个公司的人流、物流、资金流进行实时的反
4、映、控制、分析和预测，从而实现加强公司管理的目的。从操作层来说，系统按照外贸公司的现状，划分了不同岗位，如总经理、部门经理、业务员、单证员、核销等，每个岗位都有与之相应的操作平台(如：业务管理系统、单证管理系统等)。在系统的扩展性方面，我们针对整个系统和具体的操作平台，都设置了灵活可变的增扩和二次开发功能，如自动增加新的子系统、自动增加新的报表、自动增加新的单证等等，从而使系统具有自我发展和自我更新的能力。在系统结构设计上，我们采用了目前国际上最先进的客户机/服务器(Client/Server)体系，应用分布式计算结构，充分利用网络资源，提高了系统速度；采用大型数据库SQLServer6.5/
5、7.0,提高了系统的安全性和保密性；采用了在业界占统治地位的Microsoft公司的WindowsNT4.0/server2000,保证了系统的开放性和可移植性。三、大河谷外贸业务管理系统功能详解大河谷外贸业务系统为出口贸易业务提供了商品、客户、收购、销售等相关资料、业务进程管理的工具。分级别的数据访问权限：系统提供三种级别的权限保护和管理：总经理级、部门经理级、业务员级，系统根据使用系统的用户权限，限制用户访问各种资料（除商品以外）的范围:总经理可以访问全公司人员的各种数据资料部门经理可以访问本部门职员建立的各种数据资料业务员级只能访问自己建立的各种数据资料提供权限设置，可以以部门或人员为单
6、位，指定何人/部门可以使用什么功能。提供系统参数定义，以此决定系统运作流程。提供系统备份与恢复功能四、软件系统功能菜单A、基本设置1. 商品管理设置2. 商品编码设置3. 客户管理设置4. 客户选择设置5. 公司信息设置6. 系统参数设置7. 小数位数设置8. 自定义项目设置9. 审核设置B、系统编码1. 基本编码2. 商品编码3. 海关编码4. 部门编码5. 国内客户6. 国外客户7. 个人国外客户8. 个人国内客户9. 国外客户分配10. 国内客户分配11. 国外客户合并12. 国内客户合并13. 管理费用名称C、系统工具1. 用户权限管理2. 打印格式调整3. 数据备份4. 数据恢复D、
7、业务管理1 报价管理2订单管理3订单审批4订单总经理审批5收购合同6收购合同审批7供应商报价管理8样品管理E单证制作1 单证编2单证打印3详细装箱单4审证管理F款项管理1收款管理2付款管理3应收账款查询4应付账款查询G、信用证管理1来证编2开证编3当日收证情况表H储运管理1航线代码2货运代理3装箱地点4船运公司5费用名称6配仓信息7储运统计I核销管理1领核销单2交单输入3核销管理4逾期未交单5逾期未核销6海关退税J.进口管理1. 进口合同管理2. 进口合同审批3. 进口到货管理4. 代理协议管理5. 进口用汇情况6. 销售合同管理7.销售合同审批K.查询统计1 .出口国别汇总表2 .部门汇总表
8、3 .业务员汇总表4 .收汇方式汇总表5 .贸易方式汇总表6 .出运情况查询7 .费用查询8 .自定义查询9 .分票利润查询10 .业务员利润查询11 .部门利润查询五、菜单功能具体说明A.基本设置：本模块作为系统设置用，可按照用户不同要求，对商品、客户、小数位数以及管理方式进行灵活设置，以达到无需修改软件源代码即能定制用户自身的管理模式和业务流程的目的。系统提供强大的自定义功能，如自定义小数位数、自定义字段等。系统可同时设置多个公司抬头信息，以便用户在需要时灵活选择合同、单证等的抬头信息。A.1商品管理设置根据用户对商品编码的管理方式，选择商品编码是由公司统一管理，还是由系统自动产生。A.2
9、商品编码设置根据用户商品的种类和特性对所涉及的所有产品进行统一编码，编码最多允许设6级，总长度不超过16位。（注：商品编码的设置是否科学合理，直接关系到整套系统使用的方便性和可扩展性，故应慎重考虑）A.3客户管理设置根据用户对国内外客户的管理方式，设置国内外客户的信息是由公司统一管理并录入，还是由业务人员个人管并录入。A.4客户选择设置相关业务人员在需要使用国内外客户信息时，是无需公司授权而直接到公司客户库中选取，还是需授权后方能选取。A.5公司信息设置增加、修改用户的公司信息，该信息便是相关单据的抬头。用户可根据需要设置多个公司信息，在编辑订单、单证时可自由选择该票业务的抬头信息。A.6系统
10、参数设置根据用户具体情况，灵活设置业务操作流程、规范等，如合同是否需审批、可否修改商品金额、单价后是否跟单位等。A.7小数位数设置设置商品数量、包装数量、商品毛重、商品净重、单价、金额、体积等项目的编辑格式和打印格式。A.8自定义项目设置用户可在此自定义所需字段，并可在相关表单中调用并打印。A.9审核设置对报价、订单、收购合同是否需审核以及需几级审核进行设置。B.系统编码：本系统主要对商品、客户、供应商以及科室部门等信息进行管理，并提供海关编码、贸易方式、国别、港口、收汇方式、价格条款等系统所需的基本信息，以便在编辑合同、单证时方便调用。8.1 基本编码系统提供了贸易方式、国别代码、起运港、目
11、的港、币别、运输方式、包装单位、收汇方式、价格条款、运费条款、交单议付行、地区编码等基本信息，用户可进行添加、修改、删除等操作。8.2 商品编码根据基本设置中对商品编码管理的设置情况，添加、修改、删除商品信息，系统提供树状和列表两种显示方式。8.3 海关编码系统提供全套海关税则号，用户可查询、添加、修改其增值税率、退税率等内容。8.4 部门编码对公司各科室部门信息进行添加、修改、删除等操作。8.5 国内客户由公司统一对国内供应商信息进行添加、修改、删除等操作。（基本设置中供应商的管理方式为公司统一管理）8.6 国外客户由公司统一对国外客户信息进行添加、修改、删除等操作。（基本设置中客户的管理方
12、式为公司统一管理）8.7 国内客户分配根据业务员的要求，把公司已编码的国内供应商分配给某业务员，使业务员能够完成与此国内供应商相关的采购等工作。8.8 国外客户分配根据业务员的要求，把公司已编码的国外客户分配给某业务员，使业务员能够完成与此国外客户相关的销售等工作。8.9 个人国内客户由业务员个人对国内供应商信息进行添加、修改、删除等操作。（基本设置中供应商的管理方式为个人管理）8.10 个人国外客户由业务员个人对国外客户信息进行添加、修改、删除等操作。（基本设置中客户的管理方式为个人管理）8.11 国内客户合并根据业务员填入的国内供应商数据，系统提供合并功能，方便公司统一管理。8.12 国外
13、客户合并根据业务员填入的国外客户数据，系统提供合并功能，方便公司统一管理。（至于客户管理采用何种模式由用户提出，我们推荐采用公司统一管理方式）8.13 管理费用名称添加、修改、删除管理费用名称，如：工资、差旅费、邮电费等。注：以上A-B信息需要在系统使用前（即初始化时）设置好C.系统工具：系统提供强大的权限设置功能，为每个操作人员定制自己的操作平台，避免了误操作和跨权限操作的可能性。系统提供单据打印格式调整功能，用户可方便调整和新增报表格式。系统提供数据备份、恢复功能，以保证数据的安全性和完整性。C.1用户权限管理添加、修改、删除操作员信息，并对操作员的操作权限和查询权限进行设置。C.2打印格
14、式调整添加、修改、删除报表信息，并方便快速的调整报表格式，如：添加文字、添加字段、添加图片、修改任一选中项目的内容以及调整任一项目的位置、字体等。C.3数据备份将系统数据备份至指定位置，以防数据遭破坏。C.4数据恢复在系统遭意外破坏后，将备份出来的数据恢复至系统中，以保证数据的完整。D.业务管理:本模块提供全面的外贸业务处理功能，可通过外销合同、国内收购合同的录入，自动完成对出口成本的测算，使一笔业务从一开始就能预知盈亏（换汇成本），用合同审批功能使管理者能及时控制风险，提高企业的竞争力。用报价管理功能输入必要的信息，就可知本报价单的所有商品或每一商品的CIF、FOB价，并可打印。以上的所有信息都相互保密，即业务员只能操作或查询自己的数据，部门经理可查看本部门的数据，分管经理可查看分管部门的数据，总经理可查看整个公司的数据。与财务系统、单证系统、储运系统、核销紧密结合，使业务、财务、单证、储运、核销融为一体。能实时跟踪合同执行情况（通过查询可知本合同是否执行完成）突出了“切实为业务员提高工作效率”的思想。不仅可以自动化处理业务单证，而且可以方便地和公司其它配套部门进行数据共享和联系，可以实时地查询合同、储运、单证等信息，对业务信息进行跟0强大的合同复制、转抄功能，从根本上减少了业务员的信息录入量.D.1报价管
