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1、 WORD格式.分享致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_费用预算管理北京致远互联软件股份有限公司2018年11月29日 / 目 录1费用预算管理11.1概述11.2协同费用预算管理思路3费用预算管理过程中的常见难题3协同费用预算管理解决之道41.3协同费用预算框架51.4应用功能说明5预算编制5预算执行10预算调整12预算分析141.5协同费控应用亮点15支持多种预算编制方法15多种预算管控力度17灵活的费用预算管理类型191.6费用预算应用整合20费用预算应用和财务系统的集成20费用预算应用和协同业务应用的整合211.7费用预算管理价值221.8客户案例23XX燃石生物科技有限公司23中国
2、郎酒集团27 WORD格式.分享1 费用预算管理1.1 概述费用预算是指企事业为费用支出成本而做的成本预算。它是一种管理工具,它支持企业中对费用制定的计划和执行控制过程。预算管理是指企业在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式。它通过业务、资金、信息、人才的整合,明确适度的分权授权,战略驱动的业绩评价等,来实现企业的资源合理配置并真实的反映出企业的实际需
3、要,进而对作业协同、战略贯彻、经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。费用预算在全面预算管理的一个其中一个重要策略,有着举足轻重的作用。企业的费用预算管理一般分为以下四个阶段。l 网上报销阶段企业利用协同平台对费用报销进行管理,通过统计阶段性的如全年费用类型报销金额,对经营过程中的成本支出做出简单分析,形成阶段性的企业经营成本分析素材,辅助企业的管理。在这个阶段中,企业已经有了一定的规模,但尚未启动企业的全面预算管理,在这个阶段,企业的战略虽然已经形成,但贯彻和执行依然是通过人工监督和指引完成。l 费用控制阶段随着企业逐步的发展,对企业管理有了更高的要求。在这个阶段,企业自然而然希望通过加
4、强费用控制能够起到规范费用管理,节约费用成本的目的。在这个阶段的企业会根据战略的决策,形成一套费用控制制度,由财务部门负责监督和管控,并通过一定的信息化工具如费用报销流程,对企业内部的各项费用,包括日常费用、项目费用的管理。l 预算管控阶段随着企业的壮大,职能部门的完善,单一的费用控制已经很难满足全面预算管理的要求。在这个阶段,企业不断的完善自身的体系和制度,随着企业管理的进一步深化,建设完整的预算管控体系的时机日益成熟,到了这个阶段,企业战略规划是一个清晰重要的议题,因此,采用预算管控的管理方式对费用数据采集和预测,通过不同的费用控制手段强控、弱控、不控对不同的费用类型进行管理,达到费用控制
5、的目的。l 全面预算管理阶段全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式,它是在企业战略目标的指导下,对未来经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。在这个阶段,费用预算管理只是全面预算管理的一个重要部分,在战略执行、结果监控和分析的范畴中有着举足轻重的作用。致远协同管理方案以实现企业的全面预算为最终目标,匹配了企业的费用管理每个阶段。致远协同五环管理模型 致远协同费用管理基础应用阶段这个阶段是致远通过内部的表单流程、流程关联
6、等,实现企业的费用申请、费用报销等应用。 致远协同费用预算管理业务应用阶段在这个阶段中,致远协同管理平台搭建灵活的费用预算管理应用,用户可以在平台上进行基于费用预算体系的预算编制、执行、调整、分析等应用。 致远协同费用预算管理业务整合阶段费用预算管理并不是一个独立的应用,它通过致远协同平台和其他关联的系统,如财务系统、ERP系统,项目管理、合同管理等有机整合,形成整体的整合应用。同时,得益于致远强大的生态链建设,费用预算应用通过整合其他应用系统,数据联动,最终形成费用预算管理体系,全面支持企业的全面预算管理。1.2 协同费用预算管理思路1.2.1 费用预算管理过程中的常见难题缺乏有效的数据支持
7、和科学的编制体系及预算管理工具,预算编制周期往往过长,有的甚至远远超过了预算年度要求执行预算的时间,严重影响预算的执行。 报销不规范费用支出的合理性得不到有效控制；报销规定不能即时查询,导致出错率较高,影响财务部门核算,效率低下。 管理工具原始报销的原始单据采用纸质形式保存,无法查询、汇总,无法进行多年数据的分析比较,查询历史相关数据的难度非常大。 管理效率低下即使有项目或日常费用预算控制,但如果由人工来翻看预算表和逐个查询报销单据,则此项工作会占用了大量的时间和精力,且质量堪忧。 需要更强的执行力度企业的费用支出规则和预算制度如前款不清后款不借、专款专用、限额使用、限时报销等无法强制遵守,常
8、常因为个人因素影响不能很好贯彻执行。1.2.2 协同费用预算管理解决之道从信息建设角度出发,解决费用预算管理常见的问题,就需要通过信息化手段,建立整体的费用预算体系,有效落实管理目标,并且通过信息化手段快速高效的预算编制,同时在预算的执行过程中权责分明,最后是对预算绩效的分析和评价。企业的费用预算管理需要形成一个成体系的、全员参与、有充分数据支持和工具支持、具备充分灵活性的预算管理体系,因此对于致远协同管理平台而言,高效的执行、简易的操作、强大的流程恰恰针对性的解决上述问题,查找记录、统计结果、生成报表等等都是小菜一碟。不仅如此,致远协同管理平台强大的流程引擎,结合业务生成器的生产业务的特点,
9、可以构建企业的费用预算应用。致远协同管理应用能按企业、单位自身所需简单方便地自适应性快速调整,也即随企业、单位的变革而成长,应用的落地更加凸显。1.3 协同费用预算框架1.4 应用功能说明1.4.1 预算编制1) 费用预算方案制定预算方案的制定根据应遵循的原则 客观性原则要求预算会计资料来源真实、数字准确、手续完整； 可用性原则要求预算的编制充分考虑达成企业战略需要,充分考虑通过预算的执行能够保证企业战略目标要求； 可比性原则采用统一的指标口径、同一字典、统一期间等等,便于横向比较； 及时性原则在预算年度开始前完成预算编制工作,在预算年度内对预算的执行情况进行分析和绩效的统计,从而形成对新的预
10、算年度内及时调整预算的编制； 实际成本原则预算的编制应考虑通货膨胀的因素； 全面性原则全面反映企业各项收支业务,以利于整体分析判断；基于以上原则制定相关的预算编制费用类型,预算口径、预算方案、费用类型控制方式等。预算编制方案图例2) 业务逻辑3) 功能介绍费用预算空间导入预算费用类型设置口径类型设置口径信息建立预算方案预算方案中设置所属费用类型、预算周期、控制强度、余额结转方式、口径信息等。费用预算数据导入。期间结转设置说明：费用预算系统中,预算的编制申请、预算的调整申请也支持通过流程表单进行操作。1.4.2 预算执行1) 业务逻辑根据费用预算的管控特点,费用预算的业务逻辑分为三种模式。2)
11、功能介绍日常费用报销单示例显示预算金额,已用金额,剩余可用金额。输入报销明细,显示可用余额和合计金额当报销金额大于预算金额时,根据管控强度弹出提示强控、弱控、不控1.4.3 预算调整业务逻辑系统支持预算的多种调整方式 1) 审批流程调整适用于在预算执行过程中,使用部门的费用预算有调整,针对单个或少数需要调整的费用类型,可通过发起预算调整流程进行调整,描述调整说明,进行调整操作,流程审批完成后写入对应的费用类型预算余额。2) 人工预算调整适用于对批量费用类型进行批量的预算调整,通过Excel工具完成。人工预算调整需要进行审核。1.4.4 预算分析系统提供多种维度的预算分析数据,并且支持数据导出。
12、按费用预算情况分析按费用口径汇总分析按费用期别统计分析按预算调整统计分析1.5 协同费控应用亮点致远协同费用预算管理应用秉承轻预算、重管控原则,多种维度支撑企业的复杂预算管控方式。1.5.1 支持多种预算编制方法1) 人工编制费用预算系统支持人工制作费用预算2) 通过模板批量导入系统支持通过模板批量导入费用预算3) 自动计划周期内的费用预算系统支持通过月度销售额、销售费用等计算费用动态预算4) 动态预算编制5) 通过流程审批编制费用预算系统支持通过发起流程审批单编制预算,审批单通过后形成预算余额1.5.2 多种预算管控力度系统支持不同的预算管控强度,以满足企业费用预算的不同强度的管理需求。1)
13、 费用预算的强控满足客户对于费用预算的强控管理需求,强控的费用方案中,费用报销金额不允许超过预算余额,一旦超过,系统提示强控状态,并且不允许发起审批流程。2) 费用预算的弱控满足客户对于费用预算的弱控管理需求,弱控的费用方案中,费用报销金额超过预算余额时,系统提示费用预算余额不足,但仍可以发起审批流程,只是会在系统标识,并且提示审批者。3) 不做控制的费用预算这种费用预算管控方案,一般适用于做费用预算管控的前阶段,方案中并不对报销金额进行管控,只是做相关的记录,并且后期形成报表,为后期的费用预算编制提供数据依据。1.5.3 灵活的费用预算管理类型1) 常规类费用预算管理常规类费用预算管理指的是
14、系统能够管理企业在日常经营中常规性的费用类型,如差旅费、房屋租赁费、办公用品购置费等。这类预算管理类型的特点是审批逻辑简单,费用发生频繁,费用覆盖范围广。2) 专项类费用预算管理专项类费用预算管理指的是企业对于某项费用的独立预算,归属于该项费用的费用支出单,均扣减该项费用的预算余额。这类预算管理的类型特点是控制强度较高,费用审批者需要对费用的用途有清晰的了解,覆盖范围较为集中。1.6 费用预算应用整合1.6.1 费用预算应用和财务系统的集成致远协同平台支持和企业的财务系统的对接,因此致远协同费用预算管理应用也可以和财务系统集成。应用思路如上图,协同平台完成费用预算单据的填报,最终通过集成应用和
15、财务系统整合,形成依据审批结果形成财务凭证。1.6.2 费用预算应用和协同业务应用的整合得益于致远协同办公平台的业务编制灵活的特性,费用预算应用可以和其他协同业务应用进行整合。项目管理中的项目预算,可以在费用预算管理中同步建立项目预算,记录项目经费来源和进行项目预算费控支出的管理,最终形成项目预算分析报表,形成对项目分析的数据支撑。1.7 费用预算管理价值正因为企业全面预算管理是现代化企业很重要的管理方法,因此采用协同费用预算应用可以起到支撑全面预算管理的费用预算部门,为企业的战略目标提供执行依据。同时,对于还没有达到全面预算阶段的企业,费用预算应用也非常高效的实现了企业费用管控的标准,为企业带来丰富的收益。协同费用预算可以为起来带来的价值如下： 经济价值行之有效的预算控制,细化和深化了企业资金管理 加强制度执行：费用预算的效率与质量得意提高,费用的使用率更加透明,方便查询 提高工作
