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1、外贸单证的详尽流程1. 客户询盘： 一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务 部，做一些细节上的了解。2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付 款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。3. 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划.5. 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表的项目如 实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真
2、件，与工厂的收购合 同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大 的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单， 交给部门进程员跟进。6. 下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时 生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应 业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题， 如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等
3、，需经理确认。7. 验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货 日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联 系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8. 制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应 由业务跟单员制作，交给单证员)。9. 商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同， 发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口 口岸，便于工厂办理商
4、检。应在发货 一周之前拿到商检换证凭单/条。10. 租船订仓：10.1 .如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。 应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的 交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周 之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2 .如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。 经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不 同意时要另选客人认可的船
5、公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3 .如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要 了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4 .向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等 内容，以避免差错。11. 安排拖柜：11.1 .货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格 合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认 书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关 行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并
6、要求回传一份上柜 资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等11.2 .传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机 联系电话。11.3. 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实 际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封 条。12. 委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换 单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包 括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量， 本公司的联系人和电
7、话等。13. 获得运输文件：13.1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找 L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随 同提单出的船证明等。13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认 提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出 正本。13.3. 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14. 准备其他文件：14.1. 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开 证日之后，
8、交货期之前。发票中的货物描述要与L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正 确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证， 一般要提前20天办理。14.2. FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是 运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要 办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香 港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3. 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后 不太长的时间
9、内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。14.4 .装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班 次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时 L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。14.5 .装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重， 净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号， 以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15.1 .采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证
10、，并严格审单，确保没有错 误，才交银行议付。15.2. 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单 正本及其他文件寄给客人。15.3. 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立 即寄正本提单给客人。16. 业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以 后查询，统计等。17. 文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18. 单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。外贸单证的制作国际贸易单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核
11、、制作各种 贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。其工作内 容主要是对国际贸易结算业务中所应用的单据、证书和文件一一包括信用证、汇票、发票、 装箱单、提单、保单等进行制作处理。一、单证“严格符合”要求国际贸易中如果提交的单据与买方通过银行开出的信用证不一致，银行有权拒绝付款， 所以单证从业人员制作和提交的单据应做到与信用证要求“严格符合” (instrictlycompliancewith)，这项要求主要体现为：1. 单单一致，单证一致。单单一致的意思是信用证项下提供的所有单据的相关内容的一 致，单证一致指所有单据的有关规定与信用证中的要求不应矛盾。2. 表面
12、一致。主要指单据和信用证之间在文字体现上没有冲突。实践中如采用CIF条件 成交，在有关单据完全符合信用证规定但货物在运输途中损失的情况下，银行仍须付款；而 如单据不符合信用证的要求，即使货物一点儿问题没有，银行也有100%的权利拒绝履行义 务。3. 一致原则的灵活处理。业务中对单单一致、单证一致的要求不可以机械的理解为一字 不差，完全照搬照抄，应根据实际情况加以灵活处理。对此，举几例说明如下：第一、对运 输标志中件数的1-UP的规定，除非信用证明确做出了限定，一般应理解为实际出口货物的 件数；第二、交易条件为FOB、CFR时保险事宜理应由买方办理，但买方所开立的信用证中 可能会要求卖方提供保险
13、单，在不违背原则（买方承担相关费用）的情况下，卖方可以接受； 同样在FOB条件下，信用证中如要求运输单据上标明“FREIGHTPREPAID”，只要运费有着落，也是可行的；第三、单据的签字、盖章也可出现不 完全一致的情况：发票、箱单等以英文制作，但有中文法人代表签字和公司名称属于正常单 据；第四、不同单据的收货人栏的填写：指示抬头的提单填写“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”， 而原产地证中应填写具体的买方名称；第五、发票中商品名称问题应与信用证或合同严格一 致，而其他单据则可以只显示商品的统称/通称/大类名称；第六、信用证没有禁止分批/转 运，实际提交了分批和转运的单据，只要金额相符
14、，银行通常会接受。类似的事例还有许多， 在此不一一列举。4. 银行“四不管”。银行在处理信用证业务时坚持不管货物、不管当事人、不管合同、 不负责审核单据的真伪，在这种情况下，受益人就必须按单单一致、单证一致的要求履行义 务，否则就难以向银行主张权利。二、单证制作“五要求”“五要求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字， 就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。1. 正确/准确(CORRECTNESS)。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满 足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第 三单据还应与所代表的货物无出入。2
15、. 完整(COMPLETENESS)。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。 可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买 卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否 背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。3. 及时(INTIME； PUNCTUALI鄄TY)指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、 及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些 需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据 向有关方面提交，及时交单肯
16、定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的 开始。4. 简明(CONCISENESS)指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和 误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单 据中不应出现与单据本身无关的内容。5. 整洁(TIDINESS)指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排 列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。三、单证的发展、改革和统一1. 单据的规范化和标准化。国际贸易发展到今天，许多单据都已规范化和标准化了。典 型的如在世界范围内许多单证（包括信用证、提单、保险单、产地证等）都是相同或相似的； 以往在某些单据中出现的一些规定现已不复存在，像发票中的E&OE（有错当查）的规定； 许多单据有统一的填写规范：报关单47个项
