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1、大力开展信息化建设 推动公司管理上台阶中煤招标公司信息化建设经验介绍2009年，中煤招标有限责任公司（以下简称中煤招标公司）的信息化建设取得重要成果。经过近一年的开发，中煤招标公司招标业务管理系统在2009年年底如期上线运行。招标业务管理系统的成功实施与不断优化，将公司的工作流和信息流高度集成和整合，实现了招标流程标准化、操作行为规范化、监督检查实时化，推动了公司管理水平迈上新的台阶，也为煤炭行业乃至其它行业招标工作信息化建设作出了有意义的探索。一、招标业务管理系统的实施背景中煤招标公司成立于2001年,是中国中煤能源集团公司的全资子公司，具有国际招标甲级代理资质、中央投资项目甲级招标代理资质
2、、工程招标甲级代理资质以及政府采购甲级资质，是煤炭行业第一家具有多种资质、从事招标代理业务的专业公司，也是招标行业中为数不多的具有多个甲级招标资质的代理机构。公司年招标额从成立之初的3亿元增长到2009年的77亿元，9年间增长了24倍，年均增长58.5%。近年来，中煤集团提出了“22255”的发展目标和“五年发展规划”战略，预计年招标额还将持续大幅增加。在实施招标业务管理系统之前，公司开发了一个主要用于发布招标公告、中标公示等内容的网站，曾为公司的发展发挥过重大作用。但是，随着公司业务的逐年大幅增长及社会科技水平的提高，原有信息化水平已不适应公司快速发展的需要。以往系统功能简单，缺乏有效的内部
3、管理与监督，业务人员往往根据自身经验开展招标工作，导致招标流程不统一，项目资料分散在各业务人员手中，公司领导无法及时掌握项目进度情况，综合部门无法及时统计招标项目相关数据，财务部门收到的电汇标书费和保证金无法按项目和业务人员准确核算等等问题。为全面提高公司管理水平、支持集团公司的信息化发展战略，我公司的信息化水平亟待提高。为此，公司领导高度重视信息化建设，并把招标业务管理系统的开发作为2009年度公司的重要工作之一。二、招标业务管理系统的实施过程1、成立信息化建设领导机构在正式启动招标业务管理系统建设前，公司于2009年4月份召开了启动会议。公司领导和全体员工参加了会议。会议宣布成立信息化建设
4、领导小组，公司总经理亲自挂帅任组长，其他副总经理任副组长，负责招标业务管理系统开发的全面领导和协调工作。下设工作小组，由公司分管信息化建设的副总经理任组长，其它成员从各业务部门、综合部门和财务部门抽调骨干人员组成。信息化建设工作小组具体负责招标业务管理系统的实际开发工作。会议同时要求各部门要全力配合信息化建设工作。为明确责任，信息化建设工作小组进一步把任务分配到各成员，分别负责招标业务管理系统的不同模块，招标业务模块、电子商务网站模块、专家库模块、综合管理模块、财务管理模块等。2、挑选专业软件开发公司软件开发公司对信息化建设的成功具有重要作用。为此，信息化建设工作小组通过多渠道搜索信息，首先确
5、定了四家在招投标领域有着丰富开发经验的专业软件公司做进一步了解。然后，信息化建设小组分别让四家开发公司就公司的信息化建设需求提出初步解决方案，同时详细了解其成功实施的案例。通过综合比较，信息化建设领导小组最终选定了一家对公司信息化建设需求了解充分、成功案例与公司情况相近、综合实力较强的专业公司实施招标业务管理系统的软件开发工作。3、开发招标业务管理系统虽然软件公司曾成功开发过类似招标业务管理系统，但是每个公司都有自己的特点和工作流程，要想直接把以前的成功案例搬过来用是不切实际的。为此，让软件开发公司充分了解公司的实际需求成为信息化建设首先要做的事情。信息化建设工作小组全体成员与软件开发公司多次
6、举行讨论会，通过充分沟通，软件开发公司对公司的实际需求有了深刻理解。在充分理解需求之后，软件公司正式对招标业务管理系统进行开发。同时，信息化建设工作小组和软件公司保持密切联系，随时解决开发过程中出现的问题，测试完成的模块，提出改进意见，督促系统开发进程。到11月底，招标业务管理系统基本开发完成。同时，信息化建设工作小组配合软件公司编写了招标业务管理系统使用手册、电子商务网站供应商使用手册、电子商务网站专家使用手册、各角色系统操作指导说明等四个文本资料，并合编为一本中煤招标公司招标业务管理系统使用指南，并分发给每名员工，为员工学习和使用系统提供了理论指导和操作指南。4、培训全体操作人员12月初，
7、信息化建设工作小组和软件公司对全体员工进行了集中培训。软件公司对系统作了整体介绍，信息化建设工作小组各成员分别就分管的模块进行了详细讲解。培训过程其实也是测试的过程，信息化建设工作小组根据在培训过程中员工提出的问题，会同软件公司提出了解决方案和改进意见，根据重要性原则先急后缓地加以解决。5、测试系统与专业模块培训结束后，公司全体员工开始在系统中运行各自相应的模块，招标业务管理系统进入综合测试试运行阶段。信息化建设小组及时汇总各部门、各模块在综合测试中存在的问题，经分析，有些是员工操作不规范、操作错误造成的，有些是开发过程中考虑不周造成的。针对这种情况，信息化建设工作小组及时对部分员工进行了二次
8、培训，同时配合软件公司作了相应改进和完善。6、运行招标业务管理系统2009年12月28日，在中煤招标公司成立8周年之际，招标业务管理系统正式上线运行。公司为此召开了系统上线动员会，公司领导对全体员工提出了明确要求，全部项目都纳入招标业务管理系统运行，全体员工必须熟练操作管理系统；信息化建设工作小组强调了系统运行中需要注意的要点。会议同时决定成立信息化管理部门，专门负责公司网站的建设和维护工作。三、招标业务管理系统的主要创新点中煤招标公司招标业务管理系统采用基于大型关系型数据库系统的B/S多层分布式应用架构，系统提供了从接受业主委托到项目归档结束全过程的工作管理平台，流程中设置公司领导及部门领导
9、审批环节和财务往来帐款确认环节，实现了招标进程的质量控制和文件归档管理，并支持对于归档文件和信息库进行各类统计分析和关键字检索功能。招标业务管理系统的主要创新点有备无患如下几个方面：1、实现招标流程标准化招标采购是一项程序性很强的工作，每一步都必须依法依规进行，并有严格的时间限制。在招标业务管理系统开发之前，招标工作由各个业务人员根据以往的经验去做，公司无法约束其按照标准操作流程执行，招标质量难以控制。招标业务管理系统按采购形式开发了公开招标、邀请招标和非招标方式三种标准规范流程模板。除依法必须保留的环节外，每个流程模板还允许员工根据项目实际情况自由选择增加或减少具体操作环节，增强了系统适应招
10、标项目的灵活性。法律法规对项目流程有时间限制的，系统还提供了提醒功能，以免因业务人员的疏忽或遗忘导致违反相关规定。 2、实现在线办公无纸化操作以往招标工作中有很多需要公司领导书面签字审批的环节，业务人员需要将相关文件打印出来供领导查看，既浪费又不环保。新系统改为在线送审文件，领导在线签批。采用纵向节点的形式显示审批流程，业务人员可即时查看审批进度。审批时间以系统时间为准，实现环环相扣，符合低碳环保的时代需求。3、实现短信群发功能招标业务中一个重要环节就是跟投标单位频繁的联系，工作量较大。为此，系统在一些需要通知投标单位的相关流程中，设置了短信群发系统和固定格式的短信模板。在实际业务运行中，需要
11、与投标单位联系时，业务人员就可以利用短信群发系统直接将相关信息方便快捷地发送到投标单位，减少了以往电话通知每家投标单位的麻烦。对公司内部来说，也可利用本功能，即时通知相关人员。4、实现资料归档自动化以前公司资料文件存档都采用纸质形式，项目结束后所有资料都存在公司综合部，既不方便查找，也不方便修改。新系统上线后，资料归档功能把项目流程中的重要资料及时自动地分类归档，并提醒业务人员哪些必须归档的资料还未归档。这样当整个项目结束以后，其他人员如需查找类似资料，就可以在系统的项目资料库中进行查询，而且是电子化文档，可以取出自己需要的内容进行编辑修改。实现了资源共享，提高了工作效率。另外，新系统还为公司
12、的ISO9000质量管理工作提供了便利，系统可以自动获取相关资料，生成ISO9000质量管理体系所需的报表，减轻了业务人员重复整理资料的工作量。5、实现投标单位网上报名为提高投标报名的效率，系统开发了投标单位在外部电子商务网站免费注册会员，查看招标信息，在线投标报名，下载招标文件等功能。此功能既方便了投标单位参与投标，降低了投标成本，也减轻了业务人员的工作量，保证了信息传递的准确性。同时，投标单位在外部电子商务网站注册的相关信息，为业务人员判定企业的资质，为财务部门收退相关款项也提供了便利，实现了公司内外的及时互动。6、实现专家随机抽取与自助管理专家库是开展招标工作的必备资源，是影响招标质量的
13、重要因素。招标业务管理系统专家库模块改变过去把专家单纯按专业分类的不足，实现先按行业再按专业分类的方法，保证了抽取专家的适用性，提高了评标工作的质量。专家自助模块还为充实公司的专家库提供了方便，为吸引社会资源参与公司的评标工作创造了条件。7、实现业务、财务和综合部门之间的协同办公招标业务管理系统对财务部门、综合部门与招标业务部门之间的工作联系进行了有益探索，分别提供了财务管理、综合管理等模块，实现了三个部门之间的协同办公。财务管理模块中标书费和保证金的收取、发票的开取登记、保证金的收退等功能减缓了业务人员与财务人员之间的信息不对称、交流不及时等问题，减少了手工操作中的书面沟通和电话沟通。综合管
14、理模块提供了文件管理、质量管理、合同管理、投诉管理、项目综合统计等功能，加强了综合部与业务部、财务部之间的信息共享，减轻了综合部门的管理工作量。8、实现招标全流程实时监督招标业务管理系统除了在公司内部设置监督审批环节外，还为业主、纪检监督人员提供了相应的权限，允许他们远程登陆系统了解相关招标项目信息和进展情况，实现业主和纪检监察人员对项目的全流程实时监督，提高了公司对业主的服务质量和纪检监督人员的监督效果。四、招标业务管理系统的实施效果招标业务管理系统运行半年来，虽然还有部分功能需要完善，但是基本取得了预期效果：规范了招标业务操作流程，提高了招标工作效率；便于领导掌握项目进展情况，加强了公司内控管理；实现了业主、纪检人员全流程实时监督，增加了招标透明度和公正性；促进了公司内部资源共享和信息交流；节约了招标成本，降低了纸张的使用量，有利于节能环保；为各部门员工提供了便利，减轻了工作量。总之，中煤招标公司招标业务管理系统以管理规范化为出发点，以流程标准化为手段，以信息化为保障，辐射到公司管理的方方面面，有效推动了公司管理水平上台阶，为公司今后全面实施电子招投标，响应中煤集团信息化战略要求打下了坚实基础，也为煤炭行业的招标业务信息化建设提供了有益借鉴。
