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1、公路工程建设项目档案管理规定第一章 总则1.1 为规范公路工程档案管理,明确工程技术档案的各项归档技术指标,增强公路工程档案管理科学性,规范性和统一性,特制定本规定.1.2 本规定适用于我省境内高速公路,国,省道干线和农村公路工程档案管理;专用公路工程档案可参照本办法,并相应降低保管期限执行.第二章 责任主体2.1 按照统一管理,分级负责和谁投资谁管理的原则,明确责任主体.交通部审批初步设计的交通建设项目的档案管理,依照交通部交办发2001390,2007436号文件规定,由交通部档案馆负责档案管理登记工作的统一部署和组织领导.2.2 公路工程档案分级管理责任主体.2.2.1 高速公路档案管理
2、责任主体:各高速公路经营业主.2.2.2 路网(国,省道干线公路)工程档案管理责任主体:省,市交通主管部门或其授权公路部门管理.2.2.3 农村公路档案管理责任主体:各县交通主管部门或由其授权的公路部门.第三章 适用依据3.1 法律政策依据中华人民共和国公路法中华人民共和国档案法中华人民共和国公路管理条例安徽省档案条例3.2 技术规范和标准依据公路工程技术标准(JTG B012003)公路养护技术规范(JTJ 07396)农村公路工程技术标准(GB/T50328200)建设工程文件归档整理规范(DA/T282002)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T282002)归档文件整理
3、规则(DA/T222000)建设项目竣工文件编制及档案整理规范(GB/T118222000)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118212002)照片档案管理规范(GB/T118212002)3.3 指导性文件交通部交办发2001390号文关于印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法的通知交通部交办发2005431号文关于印发交通档案管理办法的通知交通部2004年第3号令公路工程竣(交)工验收办法等.第四章 基本规范4.1 建设,勘察,设计,施工,监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围.4.2 在工程文件与档案的整理立卷,验收移交工作中,建设单位
4、应履行下列职责:4.2.1 在工程招标及与勘察,设计,施工,监理等单位签订协议,合同时,应对工程文件的套数,费用,内容,移交时间等提出明确要求;4.2.2 收集和整理工程准备阶段,竣工验收阶段形成的文件,并进行立卷归档;4.2.3 负责组织,监督和检查勘察,设计,施工,监理等单位的工程文件的形成,积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督,检查工程文件的形成,积累和立卷归档工作;4.2.4 收集和汇总勘察,设计,施工,监理,质检部门等单位立卷归档的工程档案;4.2.5 高速公路,一级公路在组织工程竣工验收前,应提请工程档案接收机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可所,不得组织工程竣工验
5、收;4.2.6 对列入工程档案馆(室)接收范围的工程,档案工程竣工验收后3个月内,向该部门档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案.4.3 勘察,设计,施工监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后,向建设单位移交.4.4 建设工程项目实行总承包的,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理,立卷后及时移交总承包单位.建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集,整理,立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交.总包单位负责收集,汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交.4.5 接收管理工程档案单位应对工程文件的立卷归档工作进行监督,检查,指导.在工程竣工验收前,应对工程档案进行
6、预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件.第五章 工程档案的编制第一节 编制数量5.1.1 新建公路工程竣工文件编制数量一般不少于二套,建设单位,接管(养)单位各一套(具体制作要求参见附表),原件保留在建设单位待竣工验收后3个月内向该项目的主管单位或主要投资方档案室移交.5.1.2 改扩建工程竣工文件编制数量保留一套,如有相关部门需要,可按公路工程文件归档范围规定复制所要文件即可.5.1.3 各项等级公路具体项需归档文件可参见公路工程竣工文件材料归档范围,份数和保管期限表第二节 竣工文件归档编制的基本要求5.2.1 竣工文件的编制是工程建设中的一项重要工作,也是工程后期监理工程师进行技术管理
7、的一项重要工作.承包人编制的竣工文件必须由监理工程师审核把关.对承包人绘制的竣工图要认真审查,看内容有无错漏,线条,文字是否符合规定.对图纸存在的问题不能迁就,必须责令承包人返工修改.施工监理文件必须齐全完整,真实可靠,字迹要工整清晰,版面应清洁,保证竣工文件质量.5.2.2 公路工程建设单位,勘察设计单位,施工单位,监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作,纳人公路工程建设项目的管理工作中,建立公路工程文件材料管理领导人责任制,配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作,确保公路工程建设竣工文件材料的完整性,准确性与系统性.5.2.3 竣工文件要求按统一标准和要求进行编制,否则不予接收
8、.5.2.4 竣工文件按谁经办谁编制的原则进行编制.竣工图和施工文件由施工单位(承包人)编制,监理文件和参考资料由监理组编制.在编制过程中,各单位有责任相互提供所需的资料.5.2.5 竣工文件每张图表必须签章完备,签字必须真实,不得代签,编制完毕后经各单位主要负责人审核.5.2.6 竣工文件编制工作的负责人应是技术负责人.5.2.7 由分包单位或联合体单位完成的工程,应以总承包单位为主进行编制.5.2.8 资料文件用纸统一采用A4型纸(210mm297mm),图纸规格除外.第三节 竣工图归档编制的基本要求5.3.1 竣工图应能全面,准确反映竣工路线,路基防护,互通式立交工程,安全设施等的全部实
9、际造型和特征.5.3.2 竣工图在设计文件基础上编制,施工图没有变动的,由竣工图编制单位加盖竣工图章作为竣工图,凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章.5.3.3 凡结构,工艺,平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章.5.3.4 重复使用的标准图,通用图可不编入竣工图中,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明.5.3.5 竣工图纸按A3号纸(420mm x 297mm)大小装订.5.3.6 竣工图,表的编号办法,参照原设计图纸,按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码.5.3.7 竣工图所用图例和图幅
10、应与原设计图一致.5.3.8 竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容见图,图章规格尺寸为80mmx50mm,竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方竣工图标之上空白处.(附图一)5.3.9 竣工图表中的字体.总目录,总说明采用3号仿宋字体;A3图附注中说明文字采用5号仿宋字体,标题栏用4号仿宋字体.各种字体均采用激光打印机打印.5.3.10 竣工图封面 (附图二),竣工图标题 (附图三).第四节 其他载体归档编制的基本要求5.4. 会计档案会计档案应办理竣工决算并经审计部门对工程经费使用情况进行审计后,由建设单位财务部门移交到建设单位档案部门保管.竣工时将随工程档案资料一并整理归档,并按要求移交到有
11、关接收部门.5.5. 照片档案5.5.1 照片档案分为照片和底片.5.5.2 照片和底片号:案卷内照片和底片的顺序号,照片与底片编号应相同.以每张照片为单位,从1开始编写,写在正面右上角.底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部.底片由拍摄单位保存.如用数码相机时,拍摄单位保存光盘.5.5.3 参见号:填写与本张照片有联系的其他档案的档号.5.5.4 文字说明:文字说明的内容要具备六要素:事由,时间,地点,人物,背景,摄影者.要求文字简洁,语言通顺,一般不超过200字.5.5.5 案卷题名:一个案卷要拟写一个案卷题名,写在封面上.案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题.案卷题名一般应包括责任者
12、,问题,名称三部分.5.5.6 照片档案保管期限:也分为短期,长期,永久三个保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定.5.6 音像档案5.6.1 音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符.5.6.2 归档的音像档案,要经过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:责任者,录制(摄制)时间,地点,内容(题名),顺序号,保管期限,摄制人等项目.保管期限同相片档案的保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定.5.6.3 音像档案:要按形成时间顺序排列,分别编写流水号.5.7 照片,音像档案的归档范围5.7.1 国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音,录像带及照片.5.7.2 省,市及行业主管部门的领
13、导视察,检查公路工程项目时的录音,录像带及照片5.7.3 反映公路工程建设项目的重大活动,如招投标仪式,开工典礼等形成的录音,录像带及照片.5.7.4 记录公路工程建设项目重大事故,自然灾害及异常现象的录音,录像带及照片.5.7.5 工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片,影像等.5.7.6 工程管理,设计,施工,监理者,主要负责人和主要技术责任人照片.第六章 档案案卷构成及质量要求6.1 案卷原则和要求6.1.1 案卷要遵循文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的系统联系,便于档案的保管和利用.6.1.2 案卷内工程文件必须准确反映基建建设过程及管理工作活动真实情况,材料要齐全,完整.6.1.3
14、 卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求.不能有热敏纸,不能有铅笔,圆珠笔,红墨水,纯蓝墨水,复写纸等书写的字迹.6.1.4 竣工文件目录分为总目录,案卷目录,卷内目录,不宜再增加层次,如果内容较多时可增加卷的数量.案卷题名要简练,准确,能反映卷内文件材料内容,一般不超过50字.6.1.5 案卷应由案卷封面(外封皮)和卷脊,卷内文件目录,卷内文件及备考表组成,具体格式见示例.6.1.6 卷内文字材料幅面一律采用A4纸(210mm x 297mm),原件小于此尺寸的应用A4纸裱衬.各类总结和各种文字说明尽可能应采用打印文件,文字采用3号标准仿宋体,标题采用5号标准黑体.6.1.7 施工和监
15、理过程中所形成的原始材料和报表则不必重新打印,人员签字必须完备齐全,均为手签,不能采用打印或图章,需要单位盖章的资料应盖红色图章,复印件和原始件不允许混杂存档,整套资料为原始件应保证都是原始件.6.1.8 卷内文件材料数量要适当,文字材料厚度不得超过2cm.6.2 案卷页号的编写6.2.1 案卷内文件材料均以应已有书写内容的页面编写页号.6.2.3 案卷封面,目录,备考表不编写页号.6.2.4 页号统一用铅笔用阿拉伯数字标注,并与本卷目录相对应,单面书写的文件在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写,图纸亦如此.6.2.5 成套图纸,原有图样目录在内容上可替代案卷目录内容时可不再重新编制案卷目录,页号从原有图样目录后开始编写.如不能替代,需重新编制案卷目录,原有成套的图纸包括原图样目录都需编写页号.6.3 案卷封面的编制和要求6.3.1 案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采用内封面形式,封面式详见附图四.6.3.2 案卷题名:应包括所在的道路编号,公路工程建设项目的名称,起讫里程(最好是绝对公里),单位工程(含分部,分项)名称及文件名称,如属桥梁工程项目,还应同时标明结构,部位的名称.案卷题名应能准确反映出案卷的
