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1、管理信息系统在企业中的应用摘要:现代企业管理信息系统,主要经历了MRP、MRPll、ERP三个阶段。ERP在我国企业中的实施经过十几年的发展取得了一些成效,但总体状况不佳。因此,企业实施管理信息系统必须要提高思想认识,转变观念,从企业发展战略高度来研究和审视管理信息系统的原理和作用,推进企业信息化建设。未来管理信息系统的发展趋势是网络化、集成化、智能化,并会向平台式管理信息系统发展。关键词:管理信息系统;应用;ERP一、管理信息系统的涵义1985年,管理信息系统的创始人,高登戴维斯给出的管理信息系统的定义是:“它是一个利用计算机硬件和软件,手工作业,分析、计划、控制和决策模型,以及数据库的用户
2、一机器系统。它能提供信息,支持企业或组织的运行、管理和决策。”这个定义说明了管理信息系统的组成要素:计算机硬件、软件、数据库、模型库和用户,说明管理信息系统的目标、功能,即管理信息系统是在高、中、低三个层次(决策层、管理层和运行层)上支持管理活动。管理信息系统一词在中国出现于20世纪70年代末80年代初,人们逐渐认识到:认为管理信息系统就是计算机应用是一种误区,管理信息系统强调管理的功能和性质,计算机只是一种工具。由于管理信息系统是一门正在发展的新兴边缘学分。制度经济学中,制度的定义是由人制定的规则, 它抑制着人际交往中可能出现的任意行为和机会主义行为。“制度为一个共同体所有,并总是依靠某种潜
3、在的惩罚而得以贯彻。如果各种相关的制度之间是彼此协调的,它们就会促进人们之间合作的可靠性,这样就能很好的利用劳动分工的优越性和人类的创造性。制度的关键功能是增进秩序,它具有系统性与非随机性,是易于被理解的。在社会混乱的地方,社会的相互交往必然成本高昂。制度鼓励信任与信赖,并减少合作成本。”1当公众参与成为发展项目的一个不可或缺部分时,公众参与成为一种自觉行为时,成本可以降低,效益得到提高。公众参与的制度化在参与形式的选择上更多的是选择组织化参与。实行组织化参与可以降低成本。实行组织化参与可以达到两个目的:()l可以减少信息成本。由于公众中成员成份的多样化,其社会地位,知识背景各不相同,当每个人
4、都积极行动起来时,大家都可以发挥自己的作用,相互间予以互补, 解决单个人在面对问题时的信息成本太高的问题。(2)可以减少搭便车行为。在难以预期他人行为时, 搭便车的行为会增加,而在预知他人都会积极作为时,搭便车的行为会减少。因此,管理信息系统是一个由人、机(计算机)组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和演用的系统,它能实测企业的各种运行情况,利用过去的数据预测未来,从全局出发辅助进行决策,利用信息控制企业行为,帮助其实现长远的规划目标。简言之,管理信息系统是一个以计算机为工具,具有数据处理、预测、控制和辅助决策功能的信息系统.二、管理信息系统在企业中的应用(一)管理信息系统的发展
5、阶段管理信息系统最早应用于企业主要是面向事务的单项业务处理,如工资管理、人事管理、出人库管理等。由于各系统之间缺乏整体设计,数据重复存储及数据不一致,彼此之间形成事实上的应用孤岛。20世纪70年代前的计算机管理系统大都可归于该类。现代企业应用的管理信息系统,主要经历了MRP、MRPll、ERP三个阶段,目前正从深度和广度上进一步发展。MRp为MaterialRequiermentplanning的缩写,译为“物料需求计划”。它是在定货点法(order画ntysestm)计划基础上发展形成的一种新的库存计划与控制方法,是建立在计算机基础上的生产计划与库存控制系统。其主要内容包括客户需求管理、产品
6、生产计划、原材料计划以及库存记录。MRP是一种保证既不出现短缺,又不致造成库存积压的计划方法。它从主生产计划出发,根据物料清单(BOM,在流程生产行业又称配方)逐层分解主生产计划,并结合库存实际情况,得到分时间段的各类计划数据。实践表明,成功实施MRP能显著地降低库存量。MRP系统的出现,使生产活动方面的各种子系统得到了统一。但在企业管理中,生产管理只是一个方面,它所涉及的不仅仅是物流,还有与物流密切相关的资金流。但这在许多企业中是由财会人员另行管理的,因而造成了数据的重复录人与存贮,甚至造成了数据的不一致性。20世纪80年代,人们把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统集成为一个一体化
7、的系统,称为制造资源计划(Mna司arcturingResoureeplanning),记为MRPll。MRPll同MRP的主要区别就是它运用管理会计的概念,用货币形式说明了执行企业“物料计划”带来的效益,实现物料信息同资金信息的集成。20世纪90年代后,企业间的竞争已经不是单一企业与单一企业间的竞争,而是一个企业供应链与另一个企业的供应链之间的竞争,即企业不但要依靠自己的资源,还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳人一个紧密的供应链中,才能在市场上获得竞争优势。面向企业内部资源全面计划管理的思想,逐步发展成为有效利用和管理整体资源的管理思想,ERP随之产生。ERP
8、强调供应链管理,除了传统的MRPll系统的制造、财务、销售等功能外,还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能;支持跨地区、跨国界运行,其主要宗旨就是将企业各方面的资源充分调配和平衡,使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力ERP与MRPll的重要区别是:MRPll主要侧重对企业内部人、财、物等资源的管理,而ERP把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起,并对供应链上所有环节进行有效管理,这些环节包括订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、服务与维护、财务管理、人事管理、实验室管理、项目管理、配方管理等。现今,ER
9、P的概念外延更加广泛,并在不断地发展。(二)管理信息系统在我国企业中的应用20世纪80年代是管理信息系统在我国企业中应用的起步阶段。其主要特点是立足于MRPll的引进、实施以及部分应用。由于当时企业参与市场竞争的意识不强,生产管理问题重重,一些企业如沈阳第一机床上、沈阳鼓风机厂、北京第一机床厂等先后从国外引进了MRPll软件。由于管理软件本身的技术问题和缺少应用与实施MR卫n的经验以及思想认识上的障碍,虽有些企业获得了一些效益,从整体来看企业应用情况并不理想,企业所得到的效益与巨大的投资相去甚远。1990年至2996年MRPxuERp在中国的应用与推广取得了较好的成绩。该阶段应用的大多是外国软
10、件,涉及的领域已不仅仅限于机械行业而已扩展到航天航空、电子与家电、制药、化工等行业。典型的企业有成都飞机制造工业公司、广东科龙冰箱、一汽大众汽车集团等。大多数的MRPll用户在应用系统之后都获得了或多或少的收益,但也存在着诸多不足:企业在选择和应用MRPll时缺少整体规划;应用范围的广度不够,基本上是局限在制造业中;管理的范围和功能只限于企业的内部,尚未将供应链上的所有环节都纳人到企业的管理范围之内;部分企业在上马该项目时未对软件的功能和供应商的今后技术支持作详细和全面的考察,造成不必要的浪费。1997年至今,ERP的引人成为主角,应用范围也从制造业扩展到第二、第三产业;并且由于不断的实践探索
11、,应用效果也得到了显著提升。同时,也存在许多问题:未能把业务流程的优化重组与实施ERP有效地结合起来,造成了ERP功能难以全面发挥;国内ERP市场尚不成熟,厂商行为难以规范,导致了实施工作无法进行和效果不佳的结局。目前国内搞ERP的企业,仅有约巧%的企业能按照预算成功实施、实现系统集成,约有50%的企业遭到失败,如2002年春季,四川长虹的ERP实施失败、北京三露厂的ERP实施诉讼。成功案例中大多是三资企业。从国内企业信息化的整体情况来看,单功能运用信息技术的企业比例高达60%,真正实施ERP的企业却很少,主要集中在沿海经济发达的地区。三、科学应用管理信息系统管理信息系统的实施,是为了充分发挥
12、管理信息系统的潜能,通过整合信息资源以达到企业发展的目的,它要求改变企业的业务流程及管理思想和管理模式、改变人们的行为模式和习惯、以及企业的组织结构。管理信息系统的首要功能是提高效率与质量,在提高效率与质量的冲击下,企业文化将变得更为严谨,同时企业员工与管理层的技能要求也必须相应提高。管理信息系统的第二个功能是整合企业的信息资源。企业内部分工,导致各部门资源占有不平衡,形成信息资源局部垄断,即孤岛效应,进而引发部门利益相争而不惜损害企业整体利益。管理信息系统的引人,不仅要消除信息孤岛,更要构建信息资源共享的融洽的企业文化氛围,从根本上打破各自为政的思想栓桔。管理信息系统的第三个功能是促进企业管
13、理和业务流程的重组,推进企业组织结构向扁平化形式转变。传统的企业管理方式,强调金字塔型的层级管理模式,忽视基层与个体的能动性,而扁平化组织结构及管理模式,最大可能地消除了中间层的信息衰减和迟滞,使得企业上层与基层个人之间交流更加快捷可靠,个体能动性大大提高,这势必引起企业文化十分自然地向扁平化、网络化组织文化方向转变。所以企业实施管理信息系统首先要提高思想认识,转变思想观念,才能确保实施项目的成功。广大企业必须从企业发展战略高度来研究和审视管理信息系统的原理和作用;了解其目的和意义,进而做出建立管理信息系统,推进企业信息化建设的决策。四、管理信息系统的发展趋势(一)网络化及集成化趋势WEB技术
14、的出现及迅速普及,使企业内部各部门之间、企业与合作伙伴之间、企业与最终客户之间进行信息共享与交换的需求越来越迫切,导致基于流-ernet的企业管理信息系统的发展。其特点是面向各业务流程开展运作,支持基于全局供应链和建模及仿真优化基础上的商务协同,以客户持续满意为目标,以敏捷性为特征,最终实现企业间双赢或多赢的协作效果。集成化主要表现在从企业内部的信息集成、功能集成发展到过程集成、企业间的集成和网络集成。从管理思想来看,它也是各种管理思想的信息化集成。管理信息系统蕴涵的管理思想可以归纳为三种:面向企业功能(如办公自动化OA)、面向企业过程(MRPl)l、面向产品生命周期(CSM)。随着电子商务的
15、发展,管理信息系统会发展成为一种融合了各种管理思想的面向产品生命周期的集成系统。(二)智能化趋势在管理信息系统的应用范围更广泛、呈现行业化的趋势的同时,激烈的市场竞争迫使企业必须快速、准确地做出决策,面对这一情况,管理信息系统在深度上便呈现出智能化的趋势。20世纪后期,计算机在管理中应用的重点逐渐由事务性处理转向企业管理的高层决策方面,出现了决策支持系统,随着决策支持系统与人工智能相结合,又出现了智能化决策支持系统。智能决策支持系统是将人工智能引人决策支持而形成的一种信息系统,它最初由专家系统和决策支持系统结合而成,在结构上比原来的决策支持系统增加了知识库与推理机。近年来,决策过程智能化的重要
16、发展是智能体概念的出现。智能体是一种在特定环境下能在感知环境后自治地工作去实现预定目标的程序。在管理中,它能对问题进行查询、决策、与其他智能体协作或控制其他智能体的行为。新一代的生产力是智能生产力,新一代的生产力系统是人机智能系统。管理信息系统和决策支持系统运行的智能化必将是未来的发展方向。参考文献:l陈景艳.管理信息系统M.北京:中国铁道出版社,2001.仁2许胜江,ERP:从制造企业管理信息系统到协同电子商务模式的变革J.经济与社会发展.2004,3(3):50一53.3孙华梅,李一军,黄梯云.管理信息系统的发展与展望厂J.运筹与管理,2004,13(6):I一5.4陈丰照,邹士忠,管理信息系统的特征及发展趋势fJ.郑州航空工业管理学院学报,2003,21(4):101一102.5杨卫红,曾华.企业管理信息系统在企业中的应用Jl.信息工作探讨.2005,15(3)
