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1、系统项目，用户需求分析报告XXXXXK 目用户需求分析报告文件状态：V草稿 正式发布 正在修改文件标识：ABCD-ECM-05-07当前版本：1.0作者：完成日期：2015-05-07版本历史版本/状态作者参与后起止日期备注有限公司，2015Page # of 32系统项目， 用户需求分析报告目录1. 合同管理项目现状调研和需求分析的目标51.1 调研现状 61.2 需求分析的目标 62. 现状调研和需求分析的范围和方法82.1 现状调研的范围 82.2 现状调研的方法 83. 需求分析点 - 组织机构93.1 企业组织机构及角色 93.1.1 ABCD 组织机构图 93.1.2 总部机构图
2、93.1.3 独立事业部机构图 103.1.4 分子公司机构图 103.2 合同业务部门 113.3 合同审核岗位 143.4 合同用户角色及权限 153.4.1 角色及权限分析 153.4.2 功能说明 164. 需求分析点 - 合同业务164.1 现有合同类别 164.2 现有合同模板 174.2.1 合同模版 174.2.2 合同模板分析174.2.3 条款及款项 184.2.4 条款及款项分析 184.3 现有合同内部管理规定 195. 需求分析点 - 合同业务流程195.1 合同业务相关流程 195.1.1 国内销售物流管理流程195.1.2 国内采购流程 205.1.3 国外销售流
3、程 225.1.4 国外采购流程 235.1.5 重大合同论证流程 245.1.6 重大合同审核流程 255.1.7 整套合同文件审核及交接流程265.2 合同管理流程分析 275.2.1 合同创建 285.2.2 合同协商 285.2.3 合同审批 285.2.4 合同执行 29有限公司， 2015Page 3 of 32系统项目， 用户需求分析报告5.2.5 合同变更 295.2.6 合同关结 295.2.7 合同续签 295.2.8 其它 296. 需求分析点 - 主数据维护296.1 供应商信息 306.2 产品信息 307. 系统集成需求30有限公司， 2015Page # of 3
4、2系统项目，用户需求分析报告本文档中用到的简称对照表全称简称有限公司Emptoris Contract Management件）（合同管理软XXXXECM1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标有限公司，2015Page # of 32系统项目， 用户需求分析报告1.1 调研现状随着业务国际化、信息化的发展， XXXX 在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于 2011 年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为 ERP 系统。但是随着公司业务量的扩大， XXXX 在 2014 年下半年，企业管理部调研公司 3649个销售、 3806 个采购的合同评审、付款审批流程、权限，
5、通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。而且当前XXXX 国际贸易有限公司的合同都是线下审核， 虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏， 在会审的业务上， 或者出现层层重复审核的情况， 或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。1.2 需求分析的目标需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP 系统改造优化，通过合同的
6、结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。合同管理软件项目要实现的目标为：1 、降低风险：通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录， 避免有人随意变更条款但却没有说明， 审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮， 避免线上线下内容不一致；通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断， 触发不同审批流， 降低合同管理风险；通过合同管理
7、， 有效的实现风险预警管理， 包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等， 从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。2 、提高效率：大大降1 ）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分，低审核时间， 提高审核效率； 审批权限合理下放， 减少领导层审批瓶颈。（ 2 ）审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节；（ 3 ）合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在线化；（ 4 ）通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款及原条款做出清晰的比对；（5） 通过系统自带的报表功能， 可 快速配置内部所需报表。有限公司， 2015Page #
8、 of 322.现状调研和需求分析的范围和方法2.1 现状调研的范围合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门，及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部管理规定；合同全生命周期（合同起草，合同协商，合同审批，合同签订，合同变更，合同终止，合同续签，其他） 的合同业务流程及功能描述；主数据（供应商，物料，合同模板，合同条款等）维护流程和功能需求；ERP系统与ECM系统关系及集成需求。表格总结如下：调研项备注企业组 织机构，合同业 务部门，合同用户4项角色及职责，合同用户权限合同类别，合同模板，合同内部管理规定3项合同全生命周期的业务流程及功能描述7项主数据维
9、护流程和功能需求4项ERP系统与ECM系统关系及集成需求1项需求调研涉及到的部门为信息技术部，各个事业部，市场部，风控部，企管部，供应链部，法务部，物流部，财务部，人力资源部等各大部门。2.2 现状调研的方法现状调研的工作方法主要依据旧M 提供的合同管理项目需求调研模板，采用问卷调查法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题的表达形式、提问的顺序、答案的方式与方法都是固定的，是一种文字交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果的质量会有一些得不到保障。此次的问卷调查我们滚动式的进行，将信息点分开收集，信息收集上来以
10、后经过多次整理并发给客户确认，最后输出XXXX合同管理调研信息整理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程如下：系统项目，用户需求分析报告有限公司，2015Page # of 322.需求分析点-组织机构3.1 企业组织机构及角色3.1.1 ABCD组织机构图【点击拖动可看大图】3.1.2 总部机构图海外运营会计 供应会计人力XXXX国际贸易有限公 司独立分子【点击拖动可看大图】3.1.3 独立事业部机构图XXXX国际贸易有限公司总部独立事业部分子公司运营中心冶:事业部燃料分公司国外业部焦炭出口部复合材料部新产品部PES料制品部运营中心光伏分公司办事处焦炭进口部冶炼材料项 目组D运营中心PE
11、S料制品 无锡项目组玻纤产品部销售一公司无锡公司电线电缆项目组玻纤产品无锡项目组第五业务部销售二公司分公司销售中心第五业务无 锡项目组胶粘带部综合建材部-信息技术公 司J胶粘带无锡 项目组易单网高温工程部高温工程无锡项目组【点击拖动可看大图】3.1.4 分子公司机构图中东物益性软 卷板一储郃部易公司智利海无锡公沙特海 外仓新业务 发展部xxxXW际贸易有限公 司外仓犬项合部合作伙 伴部 圆钢五部 宝应管 理部安国市源公司印度公限公司招聘培 “训部招聘培 |训部建材事程事业外仓采购部印尼公 司 乌克兰德国公易三部工程材 料部司第部 圆钢四部工程材 料部-|业部 南宁办事处塑料三 业部圆钢综 圆钢
12、综 合部 公司械事业越南公 司纺布有 公司-I综合业 部杭州分 公司 电子商 务部理部【点击拖动可看大图】3.2 合同业务部门合同管理相关的业务部门及岗位信息如下表:分支机构部门合同相关业务部门相关岗位一分公司副总经理塑料事业部塑料事业部客户经理销售经理销售助理业务部门经理事业部总经理助理装饰材料事业部销售经理业务项目经理装饰材料事业部灯具项目组销售经理业务部门经理装饰材料事业部吊顶及隔墙部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部人造板材部销售经理业务部门经理业务项目经理装饰材料事业部五金制品部销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理装饰材料事业部装饰材料事业部事业部总经理事业部总经理助理二分公司副总经理独立事业部燃料分公司燃料分公司事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门副经理业务部门经理业务项目经理燃料分公司业务总监独立事业部冶金煤分公司冶金煤分公司客户经理事业部总经理事业部总经理助理销售经理销售助理业务部门经理业务总监一分公司钢材事业部钢管部采购经理销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理钢材事业部卷板部采购经理采购助理销售经理销售助理销售助理（专）业务部门经理业务项目经理钢材事业部型钢部采购经理销售经理销售助理销售助理（专）业务部
