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1、小型公司行政管理规章制度行政管理制度 一、总则 为强化公司行政后勤规范化管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提升办事效率,给员工创造一个舒适的生活环境,公司现制定本制度。 二、礼仪纪律 一遵守国家法律、法规,遵守公司的各项规章制度及所属部门的管理实施细则 二热爱公司,热爱本职工作,关怀并积极参加公司的各项管理。 三树立全局观念,服从指挥,主动配合,共同搞好相关工作,充分发挥团队精神。 四遵守社会公德,团结友爱,互相尊重,礼貌待人,树立公司优良形象。 五保守公司商业机密,爱惜公司财物,自觉维护公司的团结稳定及良性运作。六不营私作弊,不乱用职权,不拉帮结派,自觉维护公司的团结稳定及良
2、性运作。 七恪守使命,不越权行事,如遇紧急状况,妥善处理后要及时向上级报告。八实事求是,不搞形式主义;保持原则,不以工作之便谋私利。 九不得将公司物品擅自带出公司,不得将公司资料据为已有,对内封锁,对外泄露。十不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电。 十一工作时间要精神饱满,穿着得体,谈吐文明,举止庄重。 十二在办公场合不同意大声喧讲、交谈、接听 影响他人工作。 十三严格要求自己,积极进取,努力钻研业务,与公司共同成长。 二、会议管理 一会议分类: 1、周会 时间:每周一上午九点。 与会人员:公司全体员工 会议安排: 1总结本周的工作完成状况及必需要解决的重大问题,下周工作计划; 2集中解
3、决各部门的协调问题、疑难问题; 3安排下周工作; 2、年终销售总结会 3、时间:待定 4、与会人员:总经理、营销部全体员工等。 5、会议安排: 1总经理组织,提前安排内容,办公室应在会议召开日一周以前向与会人员发出会议通知,并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会 人员必需提前准备总结材料及上报,以备讨论。 2总结本年度业务状况及对每个业务人员进行业绩点评,公布业绩,评选销售能手并予以奖励,对未完成公司销售任务的实施相应惩处或补救措施。 3对下一年度销售工作进行猜测,研讨行业发展趋势及销售工作的对策,安排下达下一年度工作计划。 3、临时会议 总经理依据实际状况,临时组织召开,
4、由办公室负责通知参会人员,对重大事宜须专题讨论研究。 二会议纪律 1、办公室须及时发出会议通知,并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件材料和其他相关事项。 2、会议由总经理召集并主持召开,总经理因故不能出席,指定代理者,由其代理召集并主持会议。 3、办公室须认真做好会议记录,并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退收工作、会议文件的汇编,完善会务工作。 4、所有与会人员要严格遵守会议的开始时间,无故不得迟到、早退。迟到人员计入会议记录。 5、不得无故缺席,特别状况必需事先向行政部说明。 6、会议决议事项,与会人员应在会后马上执行,不得拖延或敷衍了事。
5、 7、会议期间须将手机关掉。 8、会议期间严禁吸烟,不可随意中途离席。 9、内部会议内容须做到保密。 10、与会人员须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。 三会议记录 1、会议由办公室制作会议记录。会议记录必需使用专用记录本。会议记录应记载会议时间, 地点,与会人员,会议所议事项。 2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必需准确、清楚,充分表达会议讨论的状况。 3、会议纪要的结论经与会人员确认无误,经办公室审核后,存档。 四会议跟进 1、会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。 2、办公室指定专人负责催办并收集状况,可按照纪要,填写有关事项催办卡片。 3、办结事项及时向有关领导反馈,并按月
6、做出总结报告,综合向领导汇报。 4、重要事件可分多次反馈,使领导及时了解办理状况。 三、文件收发管理 一公司的文件由办公室拟稿,由总经理签发。 二业务文件由有关部门拟稿,部门经理审核,签发。 三属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密管理规定,由专人印制、报送。 四经签发的文件原稿送办公室存档。 五外来的文件由办公室负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办。 四、文件打印、复印及 管理 一公司提倡无纸化办公,非必需要均使用电子版文件。 二除重要文件打印、复印使用白纸外,其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。 三禁止利用
7、公司设备打印、复印或 私人文件,禁止私自为外单位打印或 文件资料。特别状况必需经总经理批准。 四在外打字复印等所发生的费用,须做出具体登记登记内容:日期、页数?全额?用途,报经办公室,给予报销。 五、档案管理 一归档范围:公司的业务计划、经营状况、项目状况、通告、通知、会议记录、简报、重要 记录、接待来访记录、决议、决定、协议、合同、公司发文、客户资料、各类规章制度、 办法、人事档案、工资资料、财务资料、公司行政文件以及添置设备、财产的产权等具有参照价值的文件材料。 二档案统一由办公室指定专人负责管理,明确责任,确保原始资料及单据齐全完整,密级档案必需确保安全。 三档案要做到系统排列并建立案卷
8、目录和索引,以便于查找和利用。 四档案保管工作应做到四不:不散不使档案分散,不乱不使档案互相混乱,不丢档案不丢失不泄密,不坏不使档案遭到破坏。 五强化档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作,以提升档案的安全性,对破损档案应及时修补,保持整洁、卫生。 六档案的借阅与索取 1、向办公室保管人员办理相关的借阅手续后,方可提档。 2、借阅档案必需爱护,保持整洁,严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作必需要摘录和复制,属机密档案的,须经总经理批准后方可摘录和复制。 3、一般内部档案经办公室负责人批准后可摘录和复制。 七档案的销毁 1、任何组织和个人非经
9、同意无权随意销毁公司档案材料。 2、对超过储存期限的档案,档案管理人员必需填写档案销毁申请单,经总经理批准后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案,档案人员须认真核对,将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档,并由专人监督销毁。 六、保密管理 一保密范围: 1、公司重大决策中的秘密事项; 2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策; 3、公司内部掌握的合同、协议、看法书及可行性报告、主要会议记录; 4、公司的客户信息及资料; 5、公司的项目信息及资料; 6、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表; 7、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
10、 8、公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料; 9、公司内部管理制度; 10、其他经公司确定应当保密的事项。 二保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、手法、传递、使用、复制、摘抄、储存和销毁,由办公室或部门负责人指定专人执行; 2、非总经理批准,不得复制和摘抄; 3、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密; 4、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当马上采用补救措施并及时报告总经理。 5、关于泄露公司机密文件、资料者,并给公司造成经济损失的,按照公司奖惩制度进行处理,并且公司有权追究当事人的经济和法律责任
11、。 七、印鉴管理 一公司现有公章公司行政章、公司合同专用章。 二印章由办公室保管,印章应妥善保管,不得随便放置。必需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。 三公司行政章以下简称公章是代表公司对外联系的主要印鉴,凡属以公司名义发文、介绍信、证实以及以公司名义发出的任何函件均必需加盖公章,使用时必需经总经理或总经理委托授权签发。 四公章合同专用章适用于公司与客户签订的业务合同,使用时必需经总经理或总经理委托授权签发。 五印章原则上不得外借、外带,如必需外带,必需经总经理批准后,到办公室办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能再工作时间以外,市外借出必需在一人陪同下方可使用。六使用印章必需由用印
12、人严格履行登记手续,由他人代替登记的,必需做出具体说明。执行谁用印,谁登记,谁负责。 七公司所有加盖印鉴的文书应统一编号登记,以备查询,存档。 八在公章使用中,如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严正处理,造成的一切经济损失,由有关人员承当责任。九不同意在空白文书、支票、合同等上加盖印章,特别状况必需经总经理签批方可借出。归还公章时,须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题,将严正追究借用人的责任。 十印章保管人外出时,应将印章交给指定的临时代管人保管。 十一印章如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向总经理汇报予以备案,办理补刻手续并在报刊上发表遗失
13、声明。 十二各部门新刻或改制印章,须报公司总经理批准后方可办理,并由办公室登记备案。十三印章管理人员应做到保持原则,态度坚定,严格管理,保守秘密。印章持有人违反管理制度,造成印章遗失或使用不当,公司将按严重违规处罚,并追究相应的经济责任和法律责任。 八、办公用品管理 一本制度中的办公用品指日常办公用品及一些低值易消耗品,包括办公文具用品、打字复印用纸、待客物品等。 二购置 1、凡公司购买的办公用品,原则上均纳进公司年度购物计划,并添置年度购物呈报表。各部负责人将该部门年度所必需要的办公用品指定计划提交办公室,由办公室人员核对购买物品,查阅“供应商资料、“采购记录及其他有关资料后,开始办理询价并
14、进行议价,再整理报价资料,经办公室负责人核准,报总经理批准签字后,方可购买。 2、办公用品由办公室统一购置,未通过批准不得随意购置特别状况除外。 3、临时急必需购买之物品,在确保质量的前提下,价格要低于或等于市场价,不得以高于市场的价格购买物品。在购买物品前要填写办公用品请购单,经办公室负责人核准,报总经理批准签字后方可购买,并作为报账的原始凭证之一。 4、物品的采购原则上不得由一个人购买。 5、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品,由采购的人员负责退货,假设给公司造成经济损失,由采购人员照价赔偿。 6、采购人员将物品购回后要填写物品入库单,凭销货发票和入库单按规定办理报销手续。 7、负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、 三发放 1、办公室严格执行办公用品领用手续,厉行节约,遵循领用按时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。 2、依据实际工作必需要分发给各个部门,各部门要由专人负责领取物品,并在领取单上签字,由办公室登记造册保管。 3、除正常配给的办公用品外,假设还必需用其它用品的须经办公室负责人批准后方可领用。 4、公司新聘员工的办公用品,办公室依据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以确保新聘人员的正常工作。新员工必需在领用表中签字确认。 四保管 1、公