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1、摘 要在现代组织中，有效的沟通已成为组织内部信息交流的主要渠道，成为影响组织运行效率高低的关键因素之一，其中，秘书作为现代组织中的重要职位角色，其在组织内部的沟通协调能力以及其人际关系的稳定性，直接影响组织内部信息交流的效率。因此有必要从现代组织理论出发，对秘书、人际关系等基本概念进行全面梳理，探讨秘书这一职位在现代组织中处理人际关系的重要性，进而阐明在现代组织中秘书人际关系的层次结构和处理原则与艺术性，进而提出构建秘书良性人际关系的策略与建议。关键词： 现代组织、秘书工作、人际关系0目 录浅论秘书工作与人际关系1一 相关概念11.1 秘书与秘书工作11.1.1 秘书的概念11.1.2 秘书工
2、作的内容与特征21.2 人际关系31.2.1 人际关系的概念31.2.2 人际关系的重要性31.3 秘书处理人际关系的重要性41.3.1 秘书工作的综合性决定其人际关系的复杂性41.3.2 秘书工作的辅助性决定其人际关系的层次性41.3.3 秘书人际关系效率决定组织运行绩效5二、秘书人际关系的结构特征及处理的艺术性52.1 秘书人际关系的层次结构特征52.1.1 秘书人际关系的层次特点52.1.2 秘书人际关系的实践原则62.2 秘书人际关系处理的艺术性72.2.1 与上级领导人际关系的艺术性72.2.2 与平级同事人际关系的艺术性82.2.3 与下级下属人际关系的艺术性8三、构建秘书良好人际
3、关系的策略93.1交集效应策略93.2有限开放策略93.3换位思考策略93.4善做听众策略103.5真诚赞美策略113.6沉着冷静策略11四、结束语12【参考文献】12浅论秘书工作与人际关系现代组织是指为了实现既定的目标，按一定规则和程序而设置的多层次岗位及其有相应人员隶属关系的权责角色结构。在现代组织理论中，常见的组织结构有直线型、直线参谋型、矩阵型等组织结构，其中直线参谋型组织结构是现代组织常见的一种组织结构。在这种组织结构内部，参谋的职能在于组织协调与沟通，在实际工作中，该职能往往是由组织内部的秘书职位承担的。由于秘书工作具有综合性协调性等特点，秘书工作在处理复杂事务性工作的同时，不可避
4、免的要与组织内部各个管理层次的对象进行信息的沟通，信息沟通的成效取决于良好的信息传递媒介，其中良好的和谐的人际关系是秘书发挥参谋职能，进行有效管理的关键。因此对现代组织中秘书工作与人际关系的相关问题进行探讨，对改善组织内部的信息传递，促成组织内部形成有效的管理沟通机制，具有重要的现实意义。一 相关概念1.1 秘书与秘书工作1.1.1 秘书的概念关于“秘书”一词的定义，在学术界尚未有统一的定义，目前比较权威的定义有以下几种：王千弓等编著的秘书学与秘书工作(1984年出版)中提出,秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案人民
5、来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部,统称为秘书工作人员或简称为秘书”。张清明等的关于秘书定义的思考(载武汉大学学报(社会科学版)1986年第6期)提出“:秘书是在管理系统决策者近身,以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能,辅助决策者有效控制全局的工作人员。”杨永清在领导秘书智囊(载华中师范大学学报(哲学社会科学版)1986年第2期)一文中认为“:秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”从上述定义本身来看,第一个是较为传统的定义，后两个引进了管理的概念,把秘书与管理系统联系在一起,拓宽了视野;并且强调了秘书的辅助特性。随
6、着秘书职业化进程的深入，学界对秘书定义有了新的认识。目前应该最广泛的关于秘书的定义如下：“秘书是指在领导者身边或者中枢机构工作，具有熟练的办公室工作能力和较全面的系统知识，具有良好的人际关系和较强的亲和力，具有处理繁琐复杂事务的能力，能主动负责，积极进取，敏锐判断，乐于为自己的单位和所从事的工作不断努力，能够在授权范围内作出正确决策的专门人员。”由于该定义从管理学和文秘学两个角度对秘书进行了全面的定义，因此根据本文的研究目的，在本文中统一采用上述定义。1.1.2 秘书工作的内容与特征秘书工作是现代组织管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。特别是在直线参谋型组织结构中，秘
7、书工作是发挥参谋职能的重要途径之一。在现代组织管理中，秘书工作的主要内容体现在以下几个方面：（1）辅助决策。秘书作为现代直线参谋型组织中的重要职位，其通过在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，从而在决策过程中，提高管理决策的科学性和时效性。秘书工作在辅助决策方面具有辅助内容的综合性、辅助时间的经常性、辅助环节的全过程性等特征；在辅助决策过程中，应遵循超前原则、定位原则、信息原则和谏诤原则；秘书具体的辅助决策工作体现在决策过程中协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等方面。（2）协调关系。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范
8、围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。秘书协调关系职能的特征有从属性、广泛性和间接性，这一特征决定了秘书工作处理人际关系的复杂性和多层次性。秘书协调关系过程中应遵循客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度等原则，这样才能在确保组织目标顺利完成的前提下，在秘书职权范围内，理顺组织内部各个层级之间的关系，使得组织内部人际关系和谐，达到组织内部信息传递流畅，组织沟通有效的目的。（3）处理信息。信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消
9、息和信号中的内容。秘书工作中的信息处理应遵循及时性原则、保真性原则、适用性原则和预测性原则，具体而言秘书的信息处理工作涉及来自组织的历史信息、上级信息、内部信息、公众信息和社会信息等方面，在处理信息过程中要经过信息的收集、信息的加工、信息的传递、信息的反馈和信息的储存等环节。从以上分析可知，秘书作为辅助决策的重要人员，其具体工作必然要涉及与领导之间的信息交流与沟通，因此秘书工作过程中，如何处理与领导之间的人际关系，以及秘书与领导关系的和谐程度，都会影响秘书辅助决策的成效；秘书工作在协调关系过程中，涉及到组织内部各个层面的人员，因此良好的人际关系式秘书协调关系工作的基础保障；在秘书处理信息工作中
10、，由于信息来源的广泛性，决定了秘书工作必须处理好人际关系才能保证信息来源的多元化、信息质量的保真化、信息传递的畅通化和信息反馈的及时化。1.2 人际关系1.2.1 人际关系的概念人际关系是现代组织行为学、管理学、社会学及秘书学等学科共同涉及的一个基本概念，其定义也是众说纷纭，从不同角度对人际关系的定义主要有一下几个：人与人之间相互认知，因而产生的吸引或排拒，合作或竞争，领导或服从等关系。人际关系指在某一段时间里与某人经常保持的社会接触。人际关系是指人与人之间，相互交往的过程，借由思想，感情，行为表现的相互交流，而产生的互动关系。人际关系是个人与个人之间的互动关系，更广义的人际关系包含文化制度模
11、式与过程方面亦是社会关系。从上述定义可知，人际关系可说是人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。1.2.2 人际关系的重要性人际关系就是人们在生产或生活活动过程中所建立的一种社会关系，人是社会动物，每个个体均有其独特之思想、背景、态度、个性、行为模式及价值观，因此人际关系对每个人的情绪、生活、工作有很大的影响，在现代组织中，人际关系的好坏甚至对组织气氛、组织沟通、组织运作、组织效率及个人与组织之关系均有极大的影响。在一个组织内部，人际关系极为重要，其重要性可由下列2点说明： 人际关系是组织成
12、员的基本社会需求。根据马斯洛的需要层次理论，人际关系属于组织成员的社会交往的需要，是较高层次的心理需求，人际关系的好坏直接影响一个组织成员在团队中的社会地位。人际关系可达到自我实践与肯定。通过人际交往，可以使得组织成员获取组织内的认同感和满足感，以此作为组织理念在个体内心的深层影射，可以帮助组织成员反省自身的行为。1.3 秘书处理人际关系的重要性1.3.1 秘书工作的综合性决定其人际关系的复杂性根据上述分析，人际关系是现代组织内部至关重要的一种组织关系，秘书由于其工作的特殊性及职能的综合性决定了其面临复杂的人际关系。在秘书工作中，协调关系和处理信息等具体事务性工作，涉及的工作对象遍及组织内部的
13、各个层级，包括上级、平级和下级以及组织外部甚至社会公众，这就决定了秘书工作不管是在处理协调关系还是在处理信息方面，不可避免的面临复杂多变的环境和对象，如何处理好信息协调好方方面面的关系，是秘书工作面临的一大难题，其中必然涉及复杂的人际关系结构。现代系统科学认为，系统的综合性决定了系统内部各种关系的层次性与复杂性，由于秘书工作环境的结构综合性，接触对象的多元性，导致了秘书工作本身的综合性，从而决定了其人际关系的复杂性，以及具体处理方式的多元性和灵活性。1.3.2 秘书工作的辅助性决定其人际关系的层次性从现代组织管理的角度看，秘书工作属于组织中的辅助决策性的工作，秘书在进行辅助决策时一般遵循从下至
14、上的原则，也就是从基层搜集信息，即发现问题，进而对信息进行梳理，即分析问题，最后形成相应的决策咨询建议供上级领导决策参考。因此，秘书工作的辅助性决定了秘书必须具备良好的人际关系，只有这样才能有效地处理辅助决策工作中面临的复杂繁琐的信息，形成有效的参考意见。在实际工作中，秘书要处理来自上级领导、平级同事及下级下属的各种辅助性决策工作，其工作所接触到的信息来源多层多样，由此可见，秘书工程的辅助性决定了其人际关系的层次性，即秘书人际关系结构覆盖整个组织的各个层面，同时也表明秘书人际关系的重要性，即秘书人际关系的好坏关系组织管理者决策的成败。1.3.3 秘书人际关系效率决定组织运行绩效现代组织运行的绩
15、效取决于诸多方面的因素，其中有效的组织沟通、良好的组织内信息传递、及时有效的组织决策是影响组织运行绩效最关键的因素。从前文分析可知，秘书工作的辅助决策性、信息处理性和综合协调性都与上述3个因素密切相关，因此，良好的秘书人际关系直接影响秘书工作的效率，进而通过组织内部的协调效应形成组织良性运行的传递机制，最终影响组织内部各个部分之间的协调运行。现代管理大师彼得德鲁克曾言：“管理既是一门科学也是一门艺术，组织内部良好的人际关系是组织高效运行的润滑剂”,秘书作为现代组织中人际沟通与信息传播的核心，良好的秘书人际关系是一个现代组织健康运行的内在保障，对现代组织管理而言，探讨秘书人际关系的层次性和处理人际关系的艺术性对于现代组织管理具有重要的现实意义。二、秘书人际关系的结构特征及处理的艺术性2.1 秘书人际关系的层次结构特征 秘书作为现代组织内部重要的辅助决策职位，其人际关系层次众多，从现代组织行为学角度来看秘书的人际关系涉及组织内部的上级领导、平级同事及下级下属等层次结构，因此秘书工作在处理人际关系过程中必须遵循一定的原则，并且把握人际关系处理的艺术性，这样才能确保秘书工作的顺利开展和组织目标的顺利实现。2.1.1 秘书人际关系的层次特点现代组织中，由于管理层级和管理幅度的存在，使得直线参谋型组织结构具有相当的层次性。秘书工作作为参谋职能的具体体现，其人际关系具有广泛性、
