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1、第二部分：商务英语商务信函写作教程(一) 结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部 分：1、信头(The Letter Head)；2、案号和日期(The Reference and Date)；3、封内地址(The Inside Address)；4、经办者行(The Attention Line)；5、称呼(The Salutation)；6、事由行(The Subject Line)；7、信的正文(The Body of Letter)；8、结束礼词(The Complimentary Close)；9、签名(The Signature)；10
2、、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials)；11、附件(Enclosure)；12、抄送(Carbon Copy Notation)；13、附言(Postscript)在这十三项中，有些项目，如4、10、11、12、13项在相互传递信息时，如无必要，可以省 略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。(二) 格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函 的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种： 齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Mo
3、dified Block Style)。1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外，凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右 打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观， 是现今最通用、最流行的英文书信格式。2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方；封内地址，按 昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进23个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排 齐；信的正文，每段开头大约向后缩进35个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式格式排列，但日期和 结束礼词的排列同于缩行式，即日期可
4、置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中， 事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。(三) 信封的写法在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不 同于国内信封的写法，其主要特点是：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构 所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置， 现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大 多已在右上角印妥邮资；4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其 排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写 门
5、牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名；5、关于信件类别，投递方式及 其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收件人， 可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO”，意为“无法投递，请 退交” （四）具体内容建立贸易关系建立贸易关系（Establishing Business Relations）是双方业务往来的基础，要扩 大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业 务关系。建立贸易关系的方法大体（如广告、函电等）来建立联系。在现代经济生活中，后 者由于传播速度快，扩散面广而
6、被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款 条件；2、进出口机构及其国内商业联络途径；3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好；4、 同类商品的竞争情况；5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例；6、港口条件、地理、社 会、政治情况。新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐； 2、现有来往的银行或客户的介绍；3、贸促会和商会的介绍；4、驻外使馆商务处的介绍；5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资 金情况，经营能力、商业信誉等等。建立
7、贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务， 寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。建立贸易 关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的 印象。询盘询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及 有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅 为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标（作报价单用），等等。具体 询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。询盘可以口头发出，也可采用书面形 式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示
8、一个意愿，没有必须购买的 义务；卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方 的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参 考。询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的 一种方法，也是了解市场行情的一种手段。一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其 读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信 的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况（General Information）； 2
9、、商品目录（Catalogue）； 3 价目单（Price-list）和数量（Quantity）； 4、样品或样本（Samples）； 5、款式、型号（Pattern）；6、估算（Estimate）； 7、付款方式（Terms of Payment）； 8、交货时间（Shipment）。报盘、递盘、还盘和接受报盘（Offer）又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。 通常是一方先向另一方提出某种交易条件（如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条 件等），而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的 Offer，称为 Buying Offe
10、r。报盘有实盘（Firm Offer）和虚盘（Non-firm Offer）两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并 愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。还盘（Counteroffer） 又称还价。指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成 交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。递盘（Bid） 又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚， 再
11、则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便 集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。接受（Acceptance）指买方在实盘有效期内 无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出，不能 任意撤销。订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得，大致有 两种情形：1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给 卖方；2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货（或称定购）。 定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确认， 一般
12、就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚， 以免引起不可更正的麻烦。订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以 电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。另外，卖方接到买方的订单后应认收。认 收时，最好重复一下订单的条件。有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况下， 可选用三种方法：1、送上代用品；2、还盘；3、拒绝接受。采用送上代用品的方法要特别 慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好 用试销方式，并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。此种信函必须非常 仔细缮写，而且要为友谊和今
13、后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。 装运装运（Shipment），装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。它包括装运时间、 装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即 不定期货船或是定期班轮。随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使用为公路、铁路和航空运 输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一半。装运时间，即装运期通常是指 货物装上运输工具的时间或期限。在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下，卖方的 装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期在合同规定的装运期内，卖方就履行了合 同的交货义务。但在FOB条件下，通常是由买
14、方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同 规定的期限内履行派船或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。不管交易是按 FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装 船通知（Shipping Advice），其内容包括合同号（或订单）、商品名称、数量、货值、船名及 启航日期等。对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险， 并准备接货。如因卖方未及时发出装船通知，致使买方未能及时办理保险，而在此期间货物 在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供 装运单据，作为履行合同并提取货款的依据。装
15、运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由 买卖双方商定。装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定 和唛头等，称为“装运须知” shipping instructions.如果从一港至另一港无直达船，那就需 要转船。为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。因此，在合同中或信用证中 必须制订“允许转船”的条款。装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常书 写有关装运的信函有几种目的：催促早日装运；修改装船条款；寄发装船通知；寄送装船单 据等等，趁通知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。发出装运通知， 可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和
16、C&F价格条件下，一般须以电报通知买方，以 便买方办理保险和准备派船接受。交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易 的终结，但对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备 妥通知买方派船以外，还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉 快心情和继续发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销 活动等等。支付当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。卖方获得一定 的债权，买方负有一定的债务。这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。为实现债 权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。现 在用得较多的国际贸易支付方式有三种：即汇付、托收和信用证。（一）汇付（Remittance） 汇付是指付款人（买方）根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人（卖方）的支 会方
