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1、 成都君澜假日酒店 成都君澜假日酒店 商 务 合 作 活 动 接 待 方 案 第二小组成员：徐旭、马森洪、杨坤、黄欢、李泽敏、李银 成都君澜酒店将邀请武汉宾莱酒店有关人员来商讨合作开发龙泉地区旅游景点，武汉宾莱酒店这次来的主要目的是进一步实地勘察促成合作，开拓新的市场，来访时间为3天。负责这次接待工作的人员有总经理杨坤、销售部经理李泽敏、办公室主任黄欢,本设计拟为此次合作进行接待方案策划。 目 录一、接待整体规划1二、 具体操作安排2（一）、接待前的准备工作2（二）、接待中的具体工作安排4（三）接待后的整理工作5附件1：邀请信6附件2：来访人员基本情况表7附件3：礼品采购方案8附件4：接待预算
2、9附件5：欢迎仪式筹备方案10附件6：参观安排表11附件7：商务洽谈准备工作12附件8：签字仪式以及新闻发布会筹备方案13一、接待整体规划1、接待内容：武汉宾莱酒店有关人员赴成都君澜酒店进行合作洽谈的接待工作2、接待对象：武汉宾莱酒店全体来访人员 来访人员名单姓名职务备注马森洪总经理李银销售部经理徐旭客户经理黄欢总经理助理杨坤 办公室主任李泽敏总经理秘书3.接待规模：小规模接待4.接待规格：对等规格5.接待时间：2011.11.152011.11.18 6.接待地点：成都君澜假日酒店7.日程安排表： 11月15日 下午 接站、安排来宾入住 11月16日 上午 欢迎仪式、参观开发景观 下午 商务
3、洽谈 晚上 保龄球活动 11月17日 上午 参观卧龙基地 下午 顾施温泉馆(卧龙基地附近) 11月18日 上午 结算住宿及餐饮费用、送礼品、送站8、 接待人员分工名单： 为了这次接待工作、本着服务周到的原则、理出具体人员分工名单如下：工作任务组 负责人员 职责 负责人 成员策划指挥组 总经理杨坤 总经理秘书徐旭负责指挥策划接待的一切事情，采取主导意见、以及检查费督导各部门的工作。 车辆组 黄欢 李银 徐旭 马森洪李银安排接站、送站的车辆和人员徐旭安排日常使用的车辆马森洪安排接站的横幅餐饮组李泽敏李银徐旭李银负责安排客人的住宿徐旭负责安排客人的餐饮服务组 黄欢 马森洪 李银 徐旭马森洪负责接站、
4、送站，预订返程票李银负责安排活动徐旭负责准备礼品二、 具体操作安排（一）、接待前的准备工作（1）、发出邀请（徐旭负责） 1.打电话给武汉宾莱酒店办公室，向总经理秘书提出邀请，希望相关人员来访，进行相关商务活动。并详细说明邀请目的、意图，询问对方是否愿意应邀来访。 2. 正式发出邀请函。（邀请函见附件1）3. 打电话给对方公司，再次邀请对方，并明确对方是否接受邀请。并向对方了解来访客人的基本情况，列成表格（表格见附件2），通过询问对方是否需要预订返程票。 （设计理念：再次邀请能够表达对对方的尊重以及对此次合作活动的重视。了解来宾的基本信息，已明确接待规格；了解来宾的性别，以安排住宿；了解来宾的民
5、族，已安排餐饮；了解来宾的人数，已确定接待规模；了解来宾的到达时间，以安排接站；了解来宾的离开时间及乘坐的交通工具，以预订返程票。（2） 服务准备 1.膳宿预订(李泽敏负责） 准备项目 负责人 准备方案 标准 备注 住宿准备 李银住宿地点：君澜假日酒店 准备天数：3天 高级标间（568 元/间）豪华单间1间（668元/间）房间尽量安排在比较安静的地方，不宜在楼梯口。餐饮准备 徐旭11.1518三天早餐11.15工作晚餐（一桌）11.16商务晚餐（两桌）工作晚餐（一桌）11.17工作午餐（一桌） 工作晚餐（两桌）早餐100/桌商务晚餐1600/桌工作午餐900/桌工作晚餐1100/桌2. 订返程
6、票（马森洪负责） 预定6张11月18日返程K667次到湖北的火车票（89元/位），交给徐旭预订完火车票，徐旭打电话通知对方单位。（注意：订返程火车票应提前5天预订，确保有座位，尽量在同一间车间内。）3. 活动预订：（李银负责） 4. 向成都保龄球馆电话预定11月16日晚上8:009:00保龄球场地（120/元） 向成都卧龙基地处预订11月17日上午的门票12张（50元/张） 向温泉馆预订11月17 日下午2:305:00（100元/人）（设计理念：1.为了缓解、消除来访者在活动中的压力。2.可充分体现人与人之间的平等竞争。3.宣传我们四川特有的文化。）（3）接站安排（马森洪负责） 1.接站的车
7、辆和人员安排（李银负责）车辆安排：公司商轿车辆2辆，李银陪同武汉宾莱酒店总经理乘坐；另一辆，对方负责人乘坐 人员安排：李银、商务轿车机沈成、吴居2、接站横幅的准备（马森洪负责）为了表达热情，明确来访者身份，应专门设计接站的横幅热烈欢迎武汉宾莱酒店来商讨合作”4、 日常用车安排（徐旭负责）：公司30座商务客车一辆。5、 礼品准备（徐旭负责）。（礼品采购方案见附件3）（补充说明：礼品包装要精美）6、接待费用预算（李银负责）。7、接待准备工作的检查（徐旭负责）徐旭负责检查接待前的准备工作是否充分，各部门的工作是否到位，并把其列为考核的一部分。检查内容;：车辆组的安排情况；接站、送站使用的车辆以及日常
8、使用的车辆；餐饮组膳宿准备情况；服务组的接站、送站人员安排情况，返程票的预订情况，接待活动的具体安排情况以及礼品的准备情况。（二）、接待中的具体工作安排1.11月15日 日期 时间 工作安排 备注 11月15日 下午5:00出发接站由总经理司机沈成驾驶一两公司商务轿车，吴居教师一辆商务轿车跟随马森洪前去火车站接站客人刚到，旅途劳顿，比较疲劳，所以第一天晚上不安排活动6:00将可人接入君澜酒店休息，安顿好行李11月15日 晚上7:00用晚餐来访着武汉宾莱酒店人员， 基本属于湖北人。湖北人喜吃辛辣食物、2.11月16 日日期时间工作安排备注11月16日 上午7:30 用早餐8:00 参观酒店8:3
9、0总经理在大厅迎客对方来访者身份最高领导是总经理，所以接待方也应以总经理亲自迎接8:50举行欢迎仪式（徐旭负责）（欢迎仪式过程见附件5）9:0011:00 前往桃花沟待开发的旅游景点，（参观安排表见附件6）11：30 用午餐（杨坤、黄欢、徐旭、李泽敏、马森洪、李银）用午餐注意座位安排。对方总经理和接待方总经理安排在面对正门的位置，对方总经理坐在右边，其他人人员按照对等身份就坐。11月16日 下午12:302:00午休2:305:00 商务洽谈（准备方案见附件7）11月16日 晚上7:00 用晚餐8;309:30 赴保龄球馆打保龄球（由杨坤、黄欢、徐旭、李泽敏、马森洪、李银）3.11月17日日期
10、时间 工作安排 备注11月17日 上午7:30用早餐8:311:00游览卧龙基地,并摄影（活动安排见附件8）11月17日 下午12:32:00午休2:305:00温泉馆（黄欢负责）11月17日 晚上7:00用晚餐（由杨坤，黄欢、徐旭李泽敏、马森洪、李银陪同用餐，表示欢送）4、11月18日 日期 时间工作安排 备注11月18日 上午7;30 用早餐8:00 结算住宿及餐饮费用（徐旭负责）8:30 馈赠礼品（徐旭负责）9:00 送站（马森洪负责）由总经理司机沈成驾驶一辆公司商务轿车，吴居驾驶另一辆商务轿车，跟随马森洪去火车站送站。10:00整理来访者的通讯录，形成表格（见附件9）并存档；冲洗过程中
11、拍摄的影像资料，并寄送武汉宾莱酒店一份（李银负责）（三）接待后的整理工作1、 拨回访电话，确定合作结果2、 收集合作相关资料，及时完成相关软文，在本酒店宣传栏上宣传，做好宣传工作。（李银负责）附件1：邀请信武汉宾莱酒店： 首先，感谢贵酒店来对我们的关心和支持。很高兴能和贵酒店多年的合作关系，并得到贵酒店的支持，我们的酒店才会得到长足发展，创造良好业绩，这一切离不开贵公司的互相支持、互相理解、团结一致、亲密合作。同时也希望在今后的发展中，我们能继续保持这种良好的关系，并诚请贵酒店更大的支持和帮助，实现贵我双方事业的共同发展。为近一步深化双方合作，我酒店拟于11月15日到11月18日商讨合作开发桃花沟风景区，届时邀请贵酒店负责人参加。 祝事业发达 成都君澜酒店：杨坤 2011年11月1日会期:三天联系人：徐旭：18215577592 李银：18780197312附件2：来访人员基本情况表姓名职务性别民族联系电话马森洪总经理男汉18780197869李银销售部经理女汉18780197312徐旭客户经理女汉18215577592李红拓展经理女汉13540963675张明
