办公室学习资料

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1、办公室教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！你打一天的字都比不上她2分钟！人手一份，留着后来用哈！） 教你如何将打印稿变成电子稿近来，我的一种刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们 做，这不，昨天又拿了10几页的文献拿来，叫她打成电子稿，她说都快变成打字工具了，我听之后既为她感到同情，同步教给她一种简朴的措施，可以轻松将打印 稿变成电子稿，我想后来对人们也有用吧，拿出来给人们分享一下。 一方面你得先把这些打印稿或文献通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位均有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，但是在些

2、 之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运营，安装就可以了。 一方面将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。 提示:Office 默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能也许会

3、规定你插入Office的光盘进行安装。 由于是文字扫描一般我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设立为“黑白模式”，建议辨别率为300dpi。扫 描完毕后回将图片自动调入Office 种此外一种组件“Microsoft Office Document Imaging”中。 点击工具栏中的“使用OCR辨认文字”按键，就开始对刚刚扫描的文献进行辨认了。按下“将文本发送到Word”按键即可将辨认出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中 了。 此软

4、件尚有一小技巧：通过变化选项里的OCR语言，可以更精确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以保证其精确率，而如果是“默认”则最后浮现的也许是乱码尚有：应当说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上以便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当时做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，居然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（近来连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料所有是英文版的PDF，为了不再被折磨，耗费了一种晚上的时间研究PDF和Word文献的转换，找到下面2种措施，出于无产阶级所谓的同甘共苦之

5、心，共享下：） 1、实现工具：Office 中自带的Microsoft Office Document Imaging 应用情景：目前国外诸多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有有关的编辑软件又无法编辑PDF文献。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完毕PDF转换为DOC的工作，但诸多都不支持中文，我们运用Office 中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一规定最为以便。 使用措施： 第一步：一方面使用Adobe Reader打开待转换的PDF文献，接下来选择“文献打印

6、”菜单，在打开的“打印”设立窗口中将“打印机”栏中的“名称”设立为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文献输出为MDI格式的虚拟打印文献。 编辑提示：如果你在“名称”设立的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 的时候没有安装该组件，请使用Office 安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。 第二步：运营Microsoft Office Document Imaging，并运用它来打开刚刚保存的MDI文献，选择“工具将文本发送到Word

7、”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运营OCR。这也许需要某些时间”，不管它，确认即可。编辑提示：目前，涉及此工具在内的所有软件对PDF转DOC的辨认率都不是特别完美，并且转换后会丢失本来的排版格式，因此人们在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。 2、实现工具：Solid Converter PDF 应用情景：运用Office 中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定限度上的确可以实现PDF文档到Word文档的转换，但是对于诸多“不规则”的PDF文档来说，运用上

8、面的措施转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以较好地实现版式的完全保存，无需调节，并且可以调节成需要的样板形式。 使用措施：1、下载安装文献Solid Converter PDF,点击安装。 编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接畅通。 2、运营软件，按工具栏规定选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完毕转换Excel高档使用技巧 1.编辑技巧 2.单元格内容的合并 3.条件显示 4.自定义格式 5.绘制函数图象 6.自定义函数 7.矩阵计算 8.自动切换输入法 9.批量删

9、除空行 10.如何避免错误信息 11.宏的使用 12.图标的应用技巧 1、编辑技巧 1 编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决措施是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决措施是：一方面输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入目前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入美丽的横条纹，可以运用对齐方式中的填充功能。先在一单

10、元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“拟定”按钮（如图1）。 图 （5） 多张工作表中输入相似的内容 几种工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相似内容的多种工作表，接着在其中的任意一种工作表中输入这些相似的数据，此时这些数据会自动出目前选中的其他工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的

11、多种工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出目前选中的其他工作表内。 （6） 不持续单元格填充同一数据 选中一种单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其她单元格，就将这些单元格所有都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同步敲一下回车，在所有选中的单元格中都浮现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要迅速懂得每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选用“选项”命令，浮现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设立“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“拟定”按钮（如图2）。这时每个单

12、元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算成果的显示，就再设立“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图 （8） 运用Ctrl*选用文本 如果一种工作表中有诸多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所波及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以以便精确地选用数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标措施选用较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 迅速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简朴地应用选定该单元格，然后按Delete键的措施了。要彻底清除单元格,可用如下措施：选定想

13、要清除的单元格或单元格范畴；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“所有”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并 根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完毕操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决措施是：在C行后插入一种空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完毕了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的成果复制一下，再用“选择性粘贴

14、”命令，将数据粘贴到一种空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。 下面是一种“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。寄存数据格式为“x，y”的形式，一方面在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后运用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&，&B1，此时C1中的数据形式就符合规定了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完毕对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。 合并不同单元格的内容，尚有一种措施是运用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一种字串中，具体操作为“=CONC

15、ATENATE（B1,C1）”。例如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2涉及“物种”、B3涉及“河鳟鱼”，B7涉及总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（本次河流生态调查成果：，B2，B3，为，B7，条/公里。）” 计算成果为：本次河流生态调查成果：河鳟鱼物种为45条/公里。 图图 3、条件显示 我们懂得，运用If函数，可以实现按照条件显示。一种常用的例子，就是教师在记录学生成绩时，但愿输入60如下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，运用IF函数可以很以便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断成果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A260，“不及格”，“及格”） 同步，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其他函数。 例如，如果输入： =if（A260，“不及格”，if（A2=90，“及格”，“优秀） 就把成绩提成了三个级别。