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1、上海第二工业大学外事接待管理办法第一章总则第一条为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据中央和国家机关外宾接待经费管理办法（财行 201 3533 号）、上海市市级机关外宾接待经费管理办法（沪财行 201424 号）等文件，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法所称外事接待，是指国（境）外团组或个人短期来校进行友好访问、 学术交流等活动的接待工作， 不适用于国际会议、 海外名师项目、 专项引智项目及其它有专门管理办法的涉外接待工作。第三条 外事接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。邀请外宾来访应结合学校及本部门人才培养、 学科建设、 科学研究和业务工
2、作的实际需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。第二章接待管理第四条 外事接待实行归口管理， 分级负责。国际交流处（港澳台办公室） 是学校外事接待的归口管理部门， 负责外事接待的审批、管理和协调工作。国际交流处（港澳台办公室）负责联络的校级层面的外事来访，一般由国际交流处（港澳台办公室）制定计划、组织安排，并根据工作需要协调相关部门及人员参加，各部门应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。各部门联系的外事来访， 由本部门负责安排实施； 确需校领导参加的外事接待，应报国际交流处（港澳台办公室）协调安排。第五条 对应邀来校的外宾，接待部门应当根据互惠对等原则或外事
3、交流协议等，区分为全部招待、部分招待和外宾自理。第六条外事接待实行报批制度。（一）各接待部门应明确外方来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等，拟定接待工作方案，包括日程安排、食宿交通、接待人员及数量、经费预算、经费出处等内容，经接待部门负责人审核确认， 并至少提前一周通过学校行政办公系统（ OA ）提交外事接待申请。需商请校领导参加的外事接待，应至少提前两周提交申请。 申请材料经相关职能部处及国际交流处（港澳台办公室）审批通过后（重要外事来访，还须分管校领导审批），方可安排接待。申请材料包括上海第二工业大学外事接待报批表 （填写完整并经签字） 、接待方案、交往背景及其它认为需提交的材
4、料。（二）国 (境)外非政府组织、 基金会等有关团体成员及特殊身份人员来校访问、捐助（赠）和开展社会调查活动等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，另须报党委办公室审批。（三）国（境）外媒体和记者来校进行采访和调查，以及国（境）外专家来校做哲学社会科学报告或讲座、 参与哲学社会科学研讨或论坛等，还须报党委宣传部审批。（四）邀请外国副部长及以上官员或前政要来校访问，应至少提前四个月提交申请，并由国际交流处（港澳台办公室）向市教委和市外办报批。（五）未经批准， 各部门不得擅自对外发出邀请或作出承诺，不得进行接待。第七条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则
5、安排相应人员参加。第八条 接待部门应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，安排责任心强、 精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作， 组织相关专业人员参加业务商谈， 力求取得实际效益和成果。第九条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪。 参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。第十条 外宾来校访问期间，原则上不安排与公务活动无关的参观游览等。第十一条 外事接待应注意搜集、保存相关资料，并及时做好记录、总结和宣传。接待任务完成后一周内，接待部门须向国际交流处（港澳台办公室）提交接待总结或纪要（包括文字、照片等），汇报接待成果、存在问题和建议等。第三章经费管理第十二
6、条外事接待严格执行经费预算制度，加强管理，控制预算规模，国际交流处（港澳台办公室）负责制定校级外事接待经费预算， 并在核定的年度外事接待费预算内安排外事接待活动，不得超预算或无预算安排外事接待。各部门的外事接待经费原则上从所在部门的业务接待费中列支。如接待部门确无相关经费，可在提交外事接待申请时，向国际交流处（港澳台办公室）或相关职能部处申请经费支持。第十三条 接待部门应当从严从紧控制外事接待经费，严格执行接待费用开支标准， 不得擅自突破， 不得以其它名目虚假列支接待费用。第十四条 外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际
7、旅费，外国高端人才（ A 类）可视具体情况事先申请报批。第十五条住宿费按以下办法执行（一）外宾住宿原则上由其自理。若确需学校安排住宿，接待部门应在提交的申请中写明。（二）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；司局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。（三）外宾住房标准：副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。第十六条日常伙食费按以下办法执行（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：国家元首、政府首脑
8、级每人每天600 元；副总统、副总理和正、 副议长级每人每天 550 元；正、副部长级每人每天500 元；其他人员每人每天 300 元。第十七条公务宴请费按以下办法执行（一）公务宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：每人每次300 元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150 元、 100 元、 60 元。（三）外宾在华期间，宴请不得超过2 次，包含赴外地访问时，由外地接待单位或有关单位联合安排的1 次宴请。第十八条交通费按以下办法执行（一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少
9、数重要外宾乘坐小轿车外， 其他外宾可视人数多少安排小轿车、 中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。（二）接待外宾确需租用车辆的，可向资质合格、运营规范的汽车租赁公司租赁。（三）外宾在中国境内城市间乘坐交通工具标准：副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、 轮船一等舱和火车软席 （含高铁动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧），其他人员可提供飞机经济舱、 轮船二等舱和火车软席 （含高铁动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。确因工作需要并经接待单位领导批准， 外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位，原则上按随行不超过主宾来安排。（四）外宾途中伙食费
10、按日常伙食费标准执行。第十九条对外赠礼按以下办法执行（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。（二）赠礼对象仅为外方团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待部门赠礼 1 次，其他部门不得重复赠礼。 如外方赠礼，可按对等原则回礼。（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。外宾方为正、副部长级人员的，每人次礼品不得超过400 元；赠礼方或受礼方为司局级人员的，每人次礼品不得超过200 元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要赠礼的，可按照正、
11、副部长级人员标准执行。第二十条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，除国家元首、政府首脑外，均由外宾自理。第二十一条陪同人员及经费管理按以下办法执行（一）我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。（二）接待国家元首、 政府首脑级外宾的重大外交外事活动，我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请， 外宾 5 人（含）以内的，中外人数原则上在1： 1以内安排；外宾超过 5人的，超过部分中外人数原则上在1： 2以内安排。（三）陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，应在提交外事接待申请时写
12、明，经批准后可按对应的外宾接待标准实报实销。（四）在接待活动期间，我校工作人员确因接待需要不能按时用餐的， 经批准， 可以领取误餐补助， 标准为每人每次 50 元。第二十二条 外事接待经费报销按以下办法执行（一）各项外事接待费中，除中方陪同人员的误餐补助费按标准凭发放清单或签收单报销外， 其余的住宿、 日常伙食、宴请、交通、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭票据按实报销。（二）外事接待经费报销时应提供以下材料:1.上海第二工业大学外事接待报批表；2.行政办公系统（ OA ）批示；3. 原始发票凭证；4. 其它凭据。（三）各部门应严格按本办法的有关规定审核外事接待费用开支，对于审批手续不全、无预算
13、或超预算、超范围和超标准开支以及无法提供发票的费用不予报销。第二十三条外事、财务、审计、纪检等部门应当加强对外事接待管理和经费使用情况的监督检查。第二十四条违反本办法规定， 有下列行为之一的， 按照财政违法行为处罚处分条例、党政机关厉行节约反对浪费条例等国家和学校有关规定，责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：（一）擅自提高接待开支标准；（二）计划未经批准接待外宾；（三）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用；（四）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费；（五）使用虚假发票报销接待费用；（六）其他违反本办法的行为。第四章附则第二十五条港澳台地区来宾接待参照本办法执行。第二十六条独立法人二级单位的外事接待管理参照本办法执行。第二十七条本办法由国际交流处（港澳台办公室）、财务处负责解释。第二十八条本办法自发布之日起施行。附件上海第二工业大学外事接待报批表填表时间：年月日填表人：接待接待姓名部门负责人手机国家 /单位来访人数来访来访团组目的来访人员（包括姓名、职务/职称等）：信息我校拟参加人员拟会谈内容日程安排（包括时间、地点、内容等）：接待安排预算明细：（注：如有宴请，请注明宴请次数、人均费用及我方陪同人数。）
