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1、秘书学概论复习提纲名词解释：1、秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。P142、辅助：指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。P 93、三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。P334、一文一制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。P335、文
2、书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。P336、贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。P337、条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。P338、综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理
3、制。P529、办公自动化：办公自动化是对秘书机构和秘书工作的要求之一，简称OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。P6210、角色冲突：每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色转换）或同时扮演多种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。P9611、公允：要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。P9812、尊重：秘书应克服人际关系中的地位
4、障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。P9613、督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。P12314、印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认
5、真对待这项工作。P12915、单位印章：代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。P13016、领导人签章：是根据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。P13017、电子签名：是指以数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人身份认可其内容的数据。P13218、电子印章：是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等许多相关信息。P13219、政策法规信息：这主要是领导人的有关方针、政策的重
6、要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登。P14220、无结构访问：就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。被访者可以无顾忌地直接、明确回答。P15521、公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。23、信访：是指公民、法人或者其他组
7、织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。24、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。思考题：第一章一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？（1）宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物
8、，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。辅臣。行政职位。现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服
9、务工作的助手。二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？P8秘书工作主要包括哪些内容：（1）文书拟写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；（2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）；（3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）（4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）（5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）（6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）（7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）（8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）（9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）（10）协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)（11）督查工作（政策推行或
10、决议实施的督促、检查等）（12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）（13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）（14）办公室管理（环境、设备、经费等）（15）其他临时交办事项。秘书工作的特点是什么？（1） 辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。（2）
11、 综合性 所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。（3） 机密性 秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业
12、道德。（4） 服务性 秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。为本机关领导和上级机关领导服务为本机关其他平级的职能部门服务为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。 认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作。三、
13、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？P14（1）秘书学：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。（2）研究内容：研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。四、秘书怎样才能适应现代社会的变革？P19（
14、1） 秘书工作职能的转变 支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。把自身思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随时参与对政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。在跟随领导、上司深入实地调查研究时，主动接受鲜活经验，促使思维活跃、观念常新。秘书还应运用逆向思维、发散性思维来补充领导、上司的不足。 辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控
15、制作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作。 处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。 计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划秘书必须具备独立企划和创造能力。秘书要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息
16、，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。（2） 秘书工作方式的转变 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、BP机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。秘书服务业兴起的原因：专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强。 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐渐向“电子政府”的方向发展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事
