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1、新手使用计算机辅助审计遇到的常见问题 及解决方法 泰安市岱岳区审计局行政事业科 近几年,随着金审工程的进一步推广,计算机审计已逐 步开始在县区基层审计机关使用,由于基层审计机关审计人 员普遍计算机基础差,很多审计人员只在AO培训时初步了 解计算机审计,并未经过系统的计算机审计培训,对计算机 基础知识、数据库基础知识等知之甚少,加之应用的机会相 对较少,因此在初步使用计算机审计时会遇到很多小障碍、 小困难。如:不知如何向被审计单位提取审计所需数据 ;对被 审计单位“业务数据”、“财务软件备份数据”和“财务软件数据库 数据”的概念有所混淆等,如何能够解决这些问题哪 ?现根据 自身实践与体会同大家探
2、讨如下:(一)关于业务数据1、业务数据的提取 业务数据是指被审计单位行使职能和日常业务运转使 用的计算机管理软件的后台数据。如医院使用“医院管理系 统”的后台数据库数据。因此审计时必须要了解该单位业务管 理软件后台服务器使用的是何种数据库管理系统,如 sql server、Oracle、Access 等;并确定数据库软件中哪些数据 库是审计所需要的,然后备份所需数据库。以一般常用的 sql server 为例,审计人员可使用数据库备份的方式,到被审计 单位服务器上备份所需要的数据库 (注意:大型单位一般机房 内会有多台服务器 ,这时就需要被审计单位计算机管理人员 确认是那台服务器),再到审计人
3、员使用的计算机数据库软件 中新建一个与备份数据库名字相同的数据库,用还原的方式 将备份来的数据库还原到新建数据库中即可。2、所需数据库中数据表提取获取业务数据以后,审计人员应同时分析数据库中哪些 数据表是审计所需用的,计算机知识较差的审计人员可以根 据自己的审计思路所用到的统计数字,询问该单位计算机管 理人员所需统计数字应从哪些数据表中提取。3、了解所需数据表中的字段含义 找到审计需用的数据表以后,还要逐一分析数据表中每 一个字段的含义(同样也可以询问该单位计算机管理人员或 软件服务人员),以便于将来使用 SQL 语句进行计算分析。4、数据校验 通过被审计单位计算机管理人员或软件服务人员了解
4、获取的数据表还需要进行校验。以医院管理系统为例,审计 人员可以用 SQL 语句计算出数据库中某一时期住院收费表 和门诊收费表的收入金额合计,然后与财务报表中这一时期 的相关收入进行核对,校验数据的准确性。通过校验正确的 数据,审计人员就可以进行语句查询、分析、计算,获取可 疑数据了。(二)关于财务数据1、数据的提取财务数据是指审计需用的被审计单位财务核算软件中 的数据。一般通过两种方式取得,一是直接使用被审计单位 财务软件备份后取得(注意:这里最好让有管理员权限的操 作员到服务器上使用财务软件进行数据备份);二是到财务 软件后台服务器中用数据库软件备份数据库取得,取得数据 库后要分析岀导入AO
5、所需用的财务数据表,如:简单的会 计核算单位一般包括凭证表(有的单位凭证表分为凭证库 表、凭证分录表两张表)、科目表、科目余额表,然后导入 AO。2、数据的采集正常情况下,第一种方式取得的财务数据可以使用 AO 软件中采集“财务软件备份数据”的方式直接采集到 AO 中; 如采集不成功说明AO软件中没有此财务软件的采集模板, 就需使用到第二种方式取得的数据,第二种方式取得的财务 数据可以使用 AO 软件中采集“财务软件数据库数据”的方式 进行采集,步骤较为繁琐可参照AO教材。3、单机版财务软件特殊情况下,工作中还会遇到单机版的财务软件,该软 件不需要单独的数据库软件支持,这种情况下,如果采用第
6、一种方式取得财务数据在AO中无采集模板,就需要审计人 员对此软件的后台数据表进行分析,并制作审计需要的临时 数据表,然后使用 AO 软件中采集“财务软件数据库数据”的 方式进行采集。上述情况对审计人员的计算机知识要求较 高,因此建议审计人员先设计审计思路再与软件服务人员进 行联系,让软件服务人员帮你找到所需用的数据表。4、AO 中辅助导入的重点采用第一种方式取得的财务数据在AO中根据提示就可 以完成帐套的建立,但采用第二种方式取得的财务数据使用 “财务软件数据库数据”的方式进行采集后,还需要将采集的 数据表进行一系列的数据导入整理,在这里建议使用辅助导 入方式。辅助导入的重点是要求审计人员必须
7、掌握每张财务 数据表的内容及表中每个字段的含义,不然生成帐套就会报 错,因此在辅助导入之前,审计人员应仔细研究每个数据表 和表中字段的含义,同样建议审计人员与软件服务人员进行 沟通,会事半功倍。(三)个人心得体会计算机审计对新手之所以感到困难重重,从而宁愿放弃 改为手工查账,除计算机知识的欠缺以外,还有一个很重要 的方面,即审计人员对被审计单位数据库中大量数据表的内 容不了解,数据表中字段的含义不明白,如果再遇上被审计 单位不配合或计算机管理人员不专业,将对计算机审计工作 造成严重障碍。因此新手除多学习计算计审计技巧外,在进 点后应主动了解被审计单位业务与财务计算管理系统的管 理使用情况,同时注意设计好审计思路(重点),多与计算 机管理人员和软件服务人员进行深入沟通,达到掌握审计所 需数据资料的目的,这一点尤为重要。相信,每个新手只要 勇于实践,不耻下问,一定能够轻松掌握计算机审计的技巧 和方法。