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1、浅谈档案保密具体措施浅谈档案保密具体措施 2011/11/23 摘要：档案是一种信息资源。其中有重大价值的档案受到人们的重视。这就涉及到档案保密与管理工作。本文结合档案的保管、档案的使用过程与档案的开放过程提出做好档案保密的重要性，并总结出几点保密措施。关键词：档案保管开放使用过程保密具体措施档案保密是档案在保管、开放和使用过程中的安全卫士。保密制度作为档案管理工作的首要制度，一直受到各级领导和档案管理部门的高度重视。保密工作直接影响到党和国家的的安全与利益，所以做好档案的保密工作有其重要意义。1增强档案保密意识保守国家机密是每位公民的义务，更是档案工作人员的神圣职责。每位档案工作人员要具备较
2、高的政治素质和业务素质。才能以较强的责任心、事业心和高度的安全意识去做好档案保密工作。档案工作者通过对档案法保密法等有关国家保密法律条文及相关知识的学习，多渠道、全方位地学习宣传档案保密工作。自觉提高保密意识，自觉履行国家机密的义务。2档案在保管过程中的保密措施2.1首先要加强库房安全建设。库房保管档案场地是维护档案保密的基本保障。严格上说，档案库房在建设的时候应按照国家有关保密规定来设计建设。房屋门窗要进行专门的安全加固，设置金属门、金属铁窗、金属柜、报警器、电子监控设备等防盗设施。并且随时做好各项设施的检修维护工作。切实做到“安全自查，隐患自除”。2.2要执行严格的库房管理制度。如指定专人
3、管理、落实严格的库房管理制度。2.3涉及国家机密的档案要加密进行保管，如单独进行保管、设置带密码锁的保险柜等，从保管环境上来确保档案的安全。库房的位置不要设在公共聚集场所区域。2.4档案的保管除了做到防盗外，防火、防霉、防虫、防腐蚀、防光的措施也要步步到位。2.5档案库房的场地不宜设在地下室。2.6减少档案的破损率，延长档案的使用寿命。如对不易保管的磁盘、光盘等存储档案应专设保存柜，对易于损坏的档案应配备好防湿、防霉等设备。3档案在使用过程中的保密措施保密工作是档案保管利用工作的重要环节。是保证档案在使用过程中安全的必要手段，二者相辅相成。档案利用过程中的一项重要措施是档案使用监督，它能有效地
4、发现和纠正档案在使用过程中的有失档案保密不良行为的现象。档案使用监督可以通过制度建设、队伍建设和监督设施去组织实施。在制度建设中，档案利用规章制度一般都有阅览制度、外借制度和复制制度等。应根据实际情况制订档案工作人员应根据实际情况，对不同情况的利用人员确定不同的使用范围。规定不同的审批手续。各项档案规章制度的制订应该条文严密清晰简明，便于执行，并不断充实和完善。在队伍建设中，担负提供利用服务工作的保密档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者和执行者。对档案的安全负有直接的责任。档案管理人员必须具备较高的政治素质和业务素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。具备专业
5、知识，了解所保管的档案类型，了解档案法规，此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能总结和分析档案工作中的经验与问题，能及时处理档案在利用中的一些问题。在档案利用的监督工作中，监督措施的执行在档案利用中要根据不同的利用对象进行重点监护。有条件的档案部门在必要的场合还可以安装电子摄像监视器。对个别利用者毁坏档案实施监控和监督。发现问题，应及时查明原因，对保密档案的借阅，外移和销毁等应严格按相关环节和手续办理。并由直接负责人签字批准确认。4档案在开放利用过程中的保密措施按照保密法的要求。档案保密级档案不是一成不变的。有的档案保密等级有着时效性和范围。档案在向社会开放的同时，要做好
6、相应的保密工作。这其中包括：4.1建立档案管理新制度。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要立足于长远。如，建立划定保密期制度，建立调密通知单制度，建立涉密档案接收标准制度。4.2做好档案开放前的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节。4.3做好档案的解密工作。保密档案有着不同的等级。按照中华人民共和国保密法规定，划分为：绝密、机密和秘密三级。根据国家机密保密期限的规定中规定，档案保密期限是根据国家机密事项在一定时间内，受国家有关保密法律、法规的保护。因此，档案工作者在明确有关法律、法规的前提下，对不同的保密档案采取不同的管理措施，以最大限
7、度提供利用利用保密档案。4.4做好档案开放前的基础工作。包括：提前开放档案案卷的内在质量。档案的质量是各项工作的重中之重，档案的齐全率、准确率和规范性直接影响到档案的利用效果。合理编制检索工具。基础检索工具包括基础性检索工具、骨干性检索工具，实现检索途径的多元化。开放前的档案要事先准备好副本资料，对珍贵有重要价值的档案，应通过抄录、复印、照相和扫描等复制手段进行复制，做好档案文件副本。5加强档案管理队伍的建设是做好档案保密工作的保障保密档案管理人员因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他们对保守党和国家的机密有着更强的法制观念。因此保密档案工作管理人员要有高度的事业心和娴熟的业务素质和丰富的文化素质。较高的理论水平和综合能力，熟悉档案法规，熟悉所保管的档案内容，才能在工作中不断创新服务理念。不断加强档案队伍的建设任重道远。
