必需的六个程序文件.doc

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1、必需的六个程序文件文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-1 文件控制程序 1.0目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制确保各相关部门使用的文件为有效版本防止误用失效或作废的文件。 2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0职责 总经理室负责文件归口管理。 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 4.0工作程序 文件分类和编号 (1)文件包括： 质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； 形成文件的程序； 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL

2、001 页 码 26-2 作业、工作规范、管理规定等 )； 外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； 记录(一种特殊类型的文件)。 (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本在发生更改时能追溯到全部使用者“非受控”文件为更改不通知版本。 (3)文件可以是任何媒体形式如硬拷贝、电子媒体等。 (4)文件编号执行文件管理规定。 文件的编写及审批 (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写管理者代表审核总经理批准。 (2)其他文件由业务主管部门组织编写部门经理审核(必要时相关部门会签)主管副总经理批准(必要时报总经理批准)。 (3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检

3、索。 文件的发放 (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本提供给其他单位或顾客时为“非受控”版本发放时均应盖“受控”和“非受控”章并登记受控号和去向。 (2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放时均应填写“文件发放登记表”领用人应在登记表中签字。 (3)当文件破损严重时应到发放部门办理更换手续补发新文件仍沿用原来受控号破损文件由总经理室收回。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-3 (4)当文件丢失时应说明原因申请补发。补发文件应给予新受控号同时注明丢 失文件受控号作废。 (5)提供给认证机构和

4、供方的文件按“受控”文件处理。 文件的更改 (1)体系文件的更改填写“文件更改单”经总经理批准后由总经理室实施。更改 方式可采取划改或换页。 (2)应严格控制文件更改。确需更改时应由原编写部门到总经理室填写“文件更改 单”更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等并按原来的审批程序由原审批人审批 后实施若指定其他人员审批时应获得审批所需的有关背景资料。 (3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者文件持有者应按更改单要求进行更改按规定作好记录保存更改单适用时收回相应作废的文件。 (4)总经理室应保存更改记录。 文件的评审 每年三季度由总经理室组织各使用部门参加对现有体系文件的适用性、协调性进行

5、评审必要时进行修订。 文件管理 (1)文件的贮存应提供适宜环境和设施有防火、防虫和防潮措施以防变质和损坏。 (2)文件原版一般不外借。需临时借阅时应办理借阅手续在指定日期内归还。 (3)总经理室负责收集国家和行业标准每年清理一次外来文件确认其有效性及 时宣贯标准更换过期标准 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-4 收回过期失效文件。 (4)各部门应建立收、发文登记本做好本部门文件的管理。 (5)任何人不得在受控文件上涂改确保文件整洁和清晰。 (6)作废留用的文件应办理手续、标识和单独存放。 非纸张媒体的文件的控制也参照上述规定执行。 记录按记录控制程序执

6、行。 5.0支持性文件 记录控制程序 6.0相关记录 文件发放清单 受控文件一览表 文件发放登记表 作废文件处理申请表 文件更改单 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-5 记录控制程序 1.0目的 对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制为证明产品和服务质量符合规定要求及质量管理体系有效运行提供证据同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 2.0适用范围 本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 3.0职责 人力资源部负责记录的归口管理以及内审、培训、纠正、 预防措施等记录的管理。 各部门负责本部门

7、记录的管理。 记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。 4.0工作程序 记录的范围 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-6 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。包括 ： (1)与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预防措施记 录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。 (2)与质量活动有关的记录：与产品(服务)有关的要求的评审记录、供方评价记录、 产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录 、质量计划相关记录

8、等。 (3)供方记录：产品证明书、检疫化验单等。 记录的编号及表格设计 (1)记录的编号按文件管理规定由人力资源部统一管理。 (2)表格设计 人力资源部对记录各种表格进行全面策划统筹安排组织编制； 记录格式由各有关部门设计报人力资源部审查后试用在试用中修改完善； 经试行确认适用后由人力资源部编制“记录一览表”； 行业统一规定的表格按其规定执行。 记录的填写与要求 (1)记录及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员签名及日期一般用钢笔或圆珠笔填写。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-7 (2)记录不得随意涂改。当填错需更正时只允许画改(

9、能看清原文字或数据)。对于 记录的数据更改时应画改后盖上更改人印章或签名。 记录的管理 (1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。 (2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。 (3)企业内部人员为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的可查阅记录确 需借阅时应履行借阅手续由保管部门领导批准。当合同有规定时经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅、借阅的记录不得更改、遗失或损坏。 (4)归档、贮存、保管和处理 各种归档记录的保存期限见“记录一览表”； 记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬并防止损坏丢失 ； 质量记录保存期满由保存

10、部门开列清单报主管领导批准后销毁执行文件控制程序作好记录保存销毁清单。 记录可采取各种媒体形式如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。 5.0支持性文件 无 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-8 6.0相关记录 记录一览表 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-9 内部审核程序 1.0目的 通过策划和实施内部审核查明质量管理体系的实施是否符合策划安排、标准的要求以及公司确定的管理体系的要求以便及时发现问题采取纠正或改进措施使质量管理体系得到有效实施和保持。 2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系审核。 3.0职责

11、 总经理聘任内部质量管理审核员并规定其职责。 质量部负责制订“年度质量管理审核工作计划”并经总 经理(或管理者代表)批准。 在管理者代表主持下质量部组织实施审核编制并管理有 关审核的文件、报告和资料。 各相关部门配合完成审核并对不合格项采取纠正措施。 4.0工作程序 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-10 人力资源部、总经理聘任内部质量审核员被聘人员应 具有一定资格有管理工作经验和熟悉审核工作并经过培训且是非从事受审核活动的人员 (审核员不应审核自己的工作)并独立于受审核部门以确保审核过程的客观性和公正性。 审核次数、时机、内容 (1)人力资源部负责根

12、据质量管理体系的过程和区域的状况重要性以及以往审核的 结果制订“质量管理审核年度工作计划”并于年初报总经理批准后下发实施一般情况下每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核12次对重要部门根据总经理的指令可临时增加审核次数。 (2)当出现下列情况时由管理者代表及时组织进行内部审核。 组织机构或管理体系发生重大变化时； 法律、法规及其他外部要求变更时； 第二、三方审核之前； 在质量认证证书到期换证之前； 出现重大质量事故或发生顾客重大投诉时。 (3)“质量管理审核年度工作计划”的内容包括： 审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。 审核准备 (1)在管理者代表

13、主持下成立审核组(一般由34人组成)指定组长成员适当分工。组长负责本次审核的具体组织工作。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-11 (2)准备审核专用文件 “质量审核通知”、“质量审核计划(即日程安排)”、“质量审核检查表”、“质量审核现场检查记录表”、“不合格项报告”。 (3)收集审核的依据文件 质量管理体系文件、法律法规、合同、技术标准和有关制度、技术规范、质量计划和管理文件等。 (4)审核组长提前一周向受审核部门发出“质量审核通知”及本次“质量审核计划”。 (5)受审核部门收到“质量审核计划”后要作好必要的准备工作。若对审核日期和审核的主要项目有

14、异议可在两天内通知质量部经协商后可以另行安排。 审核实施 (1)在审核组长的主持下召开首次会议宣布审核目的、方法、程序、日期安排及有关事项。做好记录到会人员签到。 (2)审核员根据“质量审核检查表”进行现场审核(检查)必要时还要检查表以外的相关内容确保审核的独立性。 (3)审核员通过交谈、阅读文件、检查现场、收集证据核实被审核部门的质量管理体系的实施效果是否达到规定的要求。按规定作好记录。 (4)审核现场发现问题时应由该项工作的负责人或操作者确认并由审核人员填写“质量审核现场检查记录表”以保证不符合项能够被理解以利于纠正。 (5)审核结束后由审核组长召集审核组成员会议讨论审 文 件 名 必需的

15、六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 26-12 核结果确认不合格项并填写“不合格项报告”。 (6)由审核组长召开受审核部门负责人、审核组成员及其他有关人员会议(末次会议)宣布审核结果。提出制订纠正措施的建议。参加末次会议的人员和要求与首次会议相同。 审核报告 (1)审核报告由审核组长(或授权的审核员)编写经签署后报管理者代表批准。 (2)审核报告的内容包括：审核目的、范围和日期、受审核部门、审核依据的文件、审核员、受审核部门联系人员和主要参加人员、审核综述及结论性意见；不合格项目汇总表及纠正要求。 (3)审核报告发放范围：总经理、管理者代表、有关副总经理、人力资源部、受审核部门、不合格项涉及的有关部门。 审核后的跟踪 (1)受审核部门管理者在收到“不合格项报告”后一周内对不合格项目采取纠正措施填写“纠正措施报告表”中的纠正措施栏交