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1、【建筑企业】项目部的行政管理第一章 项目部控制的主要文件1 合同：合同是项目有关各方签订的正式文件，应由项目资料管理员汇编成册，以供和方面人员查阅。合同一般包括以下几类：工程承包合同及其附属性文件；工程分包合同、协议及其附属性文件；采购合同或协议；劳务合同或协议；项目承包责任书及附属性文件；土地租赁、地方政府部门颁发的管理责任书，财产保险等方面的合同文件；其它方面的合同。合同的分类也可由项目部根据具体实际情况而定。2 项目施工组织设计和项目计划2.1 施工组织设计；2.2 临时设施计划；2.3 施工进度计划；2.4 质量控制计划；2.5 工程竣工验收和交工计划。3 项目主要人员名单和通讯地址3
2、.1 我方项目主要人员、职务、职责分工、通讯联络；3.2 甲方主要人员、职务、通讯联络；3.3 各分包的主要人员、职务、通讯联络；3.4 地方有关政府部门的负责人、职务、通讯联络；3.5 其它。4 总进度计划总进度计划一般用网络图或横道图表示，并标出主要的关键控制点。5 项目成本管理资料5.1 项目预算成本书；5.2 项目承包基数测定书；5.3 项目成本计划书；5.4 项目成本分析和经济活动分析资料或会议纪要。6 项目设计文件6.1 项目设计数据（技术、水文、地质等，由甲方供）；6.2 项目设计说明；6.3 项目设计图纸；6.4 项目图纸答疑；6.5 其它有关的设计资料。7 标准、规范和通用作
3、业指导书手册7.1 国家或行业标准规范目录局公司制订；7.2 地方（省、市）规定（局或公司所在地提供）；7.3 通用作业指导书局公司科技部门制订。8 质量体系文件、项目管理文件、其它文件资料：8.1 质量体系文件、项目管理文件（在项目经理部成立时由局或公司办公室发给）。8.2 其它文件资料（由局或公司办公室在项目管理过程中陆续发给）。第二章 项目部收发文规定1 公文办理一般包括登记、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；凡项目部收文，由项目部综合办公室或项目部资料保管员签收登记。2 公文登记后，由项目部综合办公室根据项目部经理批示，转交项目副经理阅。如需转交项目有关
4、职能人员阅办，应由项目部资料保管员送交，并经登记、签收后方可送交。3 阅读文件应按规定范围。涉及管理、技术、财经、合同、预算等方面的秘密文件，只能在项目部资料保管室内阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退回。秘密文件和资料，项目经理部有关人员均不得携离资料保管室或办公室。4 项目部各职能人员或有关责任人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。5 项目部实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。6 公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当
5、月的文件应于下月15日前整理完毕。项目竣工交付后，项目部保存的资料一次性向局、公司档案管理部门办理移交。文件资料的管理情况将作为项目部考核和兑现的一个重要依据。7 项目部有关管理人员调动时，应将文件资料（包括施工记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送项目文件资料保管员处保管。8 没有存查必要的文件和资料，经局（公司）档案资料主管负责人鉴定和项目部经理批准，由项目部综合办公室负责定期销毁。涉及企业秘密的文件资料，不准作废品出售，应烧毁或粉碎。第三章 项目部档案资料保管制度1 项目文件资料管理的范围1.1 商务往来文书：来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等；1.2 财务存档资
6、料：支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等；1.3 原始单据类：订购合同、购货单、调拨单、验收单等；1.4 重要文件类：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定；1.5 重要图表：设计文件、施工计划图、进度表等；1.6 记录要件：施工日志、施工记录；1.7 会议资料：会议记录、会议纪要等；1.8 施工技术、质量、安全等方面的资料；1.9 电脑资料：磁带、光盘等；1.10 声像资料：录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。2 项目文件资料临时归档办法2.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。2.2 文件资料整理原则：a制度一套能
7、充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目；b每天都应进行清理归档，以免资料堆积；c熟悉自己管理的档案，了解其它职能人员的归档方法和保管的资料；d每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；e准确地做好文件索引，以便于查找。f归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找；g项目文件和资料的归档按有关要求进行组卷；卷内文件要把文字和图样、译文和原文、正文和底稿、文件和附件
8、、请示和批复放在一起；卷内页号正面书写在右下角，反面书写在左下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。2.3 案卷厚度一般在15公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。2.4 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟案卷标题、填写案卷封面、确定保管期、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成
9、。2.5案卷要分类保管2.6 项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。2.7 每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2.8 对于已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真的鉴定。确定销毁的档案材料必须造册登记，送项目经理和分公司档案主管负责人审批。第四章 项目部关键性会议制度1 会议是议事决策的主要形式。提高会议的效率和效果将对项目管理创造好的条件，项目会议的日常管理由项目行政事务部门负责。会议的事务工作包括：制订计划、准备材料、通知参会人、布置会场、维持会议秩序、会议记录、决
10、议事项的督办等。项目的会议应由文秘人员作好记录并归档。2 项目部例行会议2.1 工种班前会时间：每天上班前15分钟；主持人：各工种工长：参加人：本工种质检员、安全员、全部工人；会议内容：工作安排、上岗检查、安全、质量、技术、文明施工交底。2.2 项目每日例会时间：每天下午；主持人：项目经理；参加人：项目经理、项目副经理、各职能主管、工长、其它管理人员；会议内容：通报安全、生产、质量等方面情况，商量对策。2.3 项目安全周会时间：每周星期一早晨主持人：项目经理参加人员：现场全体人员会议内容：总结上一周的安全生产情况、布置本周安全工作。2.4 项目每月表彰例会时间：每月一次（一般在每月的第一周星期
11、一）主持人：项目经理参加人：现场全体人员会议内容：奖励安全无事故工人，表彰先进班组，总结上月现场管理情况。布置本月安全生产工作。2.5 项目大检查时间：每周一上午主持人：项目经理参加人：项目副经理、生产、安全、质量等主管、各工长、各质检员、安全员、保卫干事等。会议内容：施工现场标准化管理2.6 项目成本分析会时间：每月六号上午主持人：项目经理参加人：项目副经理、各主管、各工长会议内容：分析上月成本、计划本月成本、下达成本控制指标。2.7 民主生活会时间：每月一次主持人：项目书记参加人：项目各共产党员会议内容：学习党的文件，开展批评与自我批评。2.8 生产调度会（可由9.2.2替代）时间：每周一
12、、每月17日会议内容：每周生产计划，每月生产计划安排，检查、总结上周、上月生产计划完成情况，并布置下周、下月生产计划。主持人：项目经理参加人：工长以上的管理人员（含工长）3 项目经理部非例行会议3.1 项目成立大会时间：项目经济责任状签订之后，工程开工之前。主持人：项目经理参加人：全体管理人员会议内容：发布聘任名单，划定工作分工，进行合同交底，明确工作职责。3.2 项目开工动员大会时间：工程开工前主持人：项目经理或公司经理参加人：项目全体人员会议内部：项目介绍、工作动员、重要制度申明。3.3 图纸会审会时间：工程开工之前主持人：项目技术负责人或项目总工参加人：项目经理、各主管人员、甲方代表、设
13、计负责人、监理工程师。会议内容：研究施工图纸，明确图纸变更处理的程序和责任。3.4 进场教育会时间：不定期主持人：项目劳资主管、项目安全主管、保卫干事协助。参加人：工长及进场工人或管理人员会议内容：安全常识、治安及卫生要求，现场有关管理制度。3.5 QC小组活动会时间：一般利用晚上适当时间主持人：QC小组组长参加人：QC小组成员会议内容：围绕活动课题寻找解决途径。第五章 项目部每日情况的管理规定1 项目部每日情况包括：天气、环境卫生、质量安全、生产进度等方面的情况。2 项目每日情况的处理包括以下几个方面：2.1 每日天气情况。每日天气情况由项目生产主管负责在前一天查询，当天早晨上班时核实，要及
14、时将天气情况通报项目经理、项目各职能人员、栋号长、工长，必要时应提出以下处理措施：a重点管理部位、注意要点；切实可行的预防措施；b防雨的注意事项、部位、责任人；c防风的注意事项、部位、责任人；d防冻的注意事项、部位、责任人。2.2 每日生产完成情况。由项目统计责任人负责调查统计工程任务完成情况，督促检查生产进度计划的执行情况；2.3 项目经理部管理人员出勤情况。由项目人事主管负责进行检查和登记。2.4 项目工人和劳务人员出勤情况。由项目人事主管负责进行检查和登记。2.5 项目每日进场材料情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。2.6 项目每日使用材料情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。2.7 项目每日机械使用情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。2.8 项目每日质量情况。由项目质量主管负责进行检查和统计。2.9 项目每日安全情况。由项目安全主管负责进行检查和统计。3 项目每日情况的通报采用“项目每日情况表”来反映。由各方面的负责人填写相关的情况，必要时，可以加上附录材料。所有的资料由项目行政负责人汇总整理后分送公司、分公司行政办公室、项目经理，并归档留存。4 项目每日情况表必须在当天下班之前报出。情况反映的时间段是前一日12点到本日12点。通常情
