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1、 监事会议事规则 文件编号：ABZ-BG-004银行监事会议事规则1目的本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）监事会议事的规则及控制要点，旨在完善法人治理结构，规范监事会议事决策程序，提高监督力度，确保本行长期稳定发展。2适用范围 本文件适用于本行监事会管理决策活动。3定义、缩写与分类3.1定义监事会：是指依据本行章程规定设立的监督机构，向股东大会负责，对本行财务以及本行董事、行长和其他高级管理人员履行职责的合法合规性进行监督，维护本行及股东的合法权益。3.2缩写无3.3分类无4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责监事会1）监督董事会、高级管理层履行职责情况；2）要求董事、董事长及高
2、级管理人员纠正其损害本行利益的行为；3）检查监督本行的财务活动；4）对本行的经营决策、风险管理和内部控制执行情况进行监督；5）对董事、董事长及高级管理人员进行质询；6）依据法律法规、行政规章及本行章程规定应当由监事会行使的其他职权。监事长1）提议召开监事会会议；2）审批会议通知；3）主持召开会议；4）审签与监事会会议决议相关的文件、提案和报告。监事会/监事参加监事会会议,就会议讨论事项发表意见,行使投票和表决权。监事会办公室/监事会秘书1）受理、审查监事及专业委员会拟提交监事会审议的议案资料，提议开会，准备会议材料，通知开会；2）负责会议记录，起草相关文件、提案和报告；3）监督会议决议的执行情
3、况，并向监事长或监事会反馈；4）统一整理和妥善保管监事会的相关文件、资料。5原则与基本规定5.1原则1）独立表决原则。出席监事会的监事应依法独立行使表决权，不受其他任何外界因素干预。2）少数服从多数原则。监事会表决方式为记名投票表决方式，少数服从多数。3）利益回避原则。与监事会审议事项有利益相关的监事应回避，不参与表决。关联监事可以自行回避，也可以由其他参加监事会的监事提出回避请求。4）依法合规原则。监事会作出的决议应符合相关法律法规和本行章程的规定。5.2基本规定1）本行监事会分为例会和临时会议。例会每年至少召开两次，监事长或三分之一以上监事提议时可召开临时会议。监事会会议应有二分之一以上监
4、事出席方可召开，由监事长召集和主持。当监事长因故不能履行职责时，可委托其他监事召集和主持。2）监事会决议表决方式为记名投票表决，每名监事有一个投票权。3）监事会会议应由监事本人出席。监事会决议须经全体监事过半数通过，重大事项须经全体监事三分之二以上通过。4）监事会应按照监事会职责对监事进行适当分工，并将监事履行职责情况向股东大会报告。监事有权向本行相关人员及机构了解情况，相关人员及机构应予以配合。监事会行使职权必要时可聘请社会中介机构给予帮助，由此发生的费用由本行承担。5）本行内部审计部门的审计报告应当及时报送监事会，监事会对审计结果有疑问的，有权要求高级管理层和内部审计部门做出解释。6）监事
5、会应当对会议所议事项及决议做成会议记录，出席会议的监事和记录员在会议记录上签名。出席会议的监事有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性的记载。6流程描述与控制要求阶段环节风险点6.1会议准备环节名称 : 提议召开开会适用部门 : 监事会办公室;适用岗位 : 监事会秘书;职责要求 : 提议召开监事会会议操作规范 : 提议召开会议。本行监事会分为例会和临时会议。例会每年至少召开两次，监事长或三分之一以上监事提议时可召开临时会议。环节名称 : 准备材料和会议通知适用部门 : 监事会办公室;适用岗位 : 监事会秘书;职责要求 : 准备会议材料，通知开会操作规范 : 1）根据本行章程规定和监事长决定
6、，初步拟定会议内容。2）对收集的待审事项进行仔细梳理、分类、汇总。3）拟定会议通知报监事长审批。会议通知应包括以下内容：a）会议的日期、地点和会议期限；b）会议审议事项；c）会务联系人姓名和联系电话号码等。环节名称 : 审核材料、审批通知适用部门 : 监事会;适用岗位 : 监事长;职责要求 : 审核会议材料，审批会议通知操作规范 : 1）审核提交的会议议题和材料是否齐全和完整。2）审批监事会会议通知。3）经审核，材料准备不充分、不完整的，退回监事会办公室补充、完善。4）安排监事会办公室印制审核后的会议材料，并及时发出会议通知。环节名称 : 印制会议材料，发出通知适用部门 : 监事会办公室;适用
7、岗位 : 监事会秘书;职责要求 : 印制会议材料，发出会议通知操作规范 : 1）按照监事长审核意见，及时印制会议材料。2）召开监事会，应将会议通知和会议文件于会议召开前10个工作日以书面形式送达全体监事。6.2会议审议环节名称 : 主持会议适用部门 : 监事会;适用岗位 : 监事长;职责要求 : 主持监事会会议操作规范 : 1）监事会会议应有1/2以上监事出席方可召开。2）会议由监事长召集和主持。当监事长因故不能履行职责时，可书面委托其他监事召集和主持。3）监事会会议应由监事本人出席。风险描述:未正确履行职位职责,召集的参会人数低于监事会议事规则规定即召开会议,形成的决议无效,影响监事会及全行
8、工作的正常开展。风险等级:中等风险控制措施:对监事长的履职情况进行考核。控制部门:股东大会;控制岗位:股东;环节名称 : 讨论、审议并形成决议适用部门 : 监事会;适用岗位 : 监事;职责要求 : 讨论、审议相关事项并形成决议操作规范 : 1）监事会实行一人一票的表决制度。2）监事会决议须经全体监事过半数通过，重大事项须经全体监事2/3以上通过。3）一项提案未表决完毕，不得表决下一项提案。会议主持人应当充分听取到会监事的意见，控制会议进程、提高议事效率。4）应审议的相关议题包括：a)董事会、高级管理层履行职责情况，对违反法律、法规、本行章程或者股东大会决议的董事、高级管理人员提出罢免建议；b)
9、要求董事、行长及高级管理人员纠正其损害本行利益的行为；c)对董事、高级管理层成员进行专项审计和离任审计情况；d)本行的财务管理情况；e)本行的经营决策、风险管理和内部控制情况，本行的内部审计工作情况；f)提请股东大会罢免不能履行职责的监事等。5）监事会决议（见附件）应请与会监事签字确认。6）监事会应当对会议所议事项及决议形成会议记录，出席会议的监事和记录员在会议记录上签名。出席会议的监事有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性的记载。7）监事会决议应在会议结束后10日内报当地银行业监督管理机构备案。8）监事会会议记录包括以下内容：a）会议召开的日期、地点和召集人姓名；b）会议议程；c）监事
10、发言要点；d）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）。风险描述:监事未认真履行职责,审议和表决程序不合规,违规通过相关事项或形成决议,可能产生风险和损失，影响本行的稳健发展。风险等级:中等风险控制措施:加强监事履职考核和监督，杜绝违规审议情况的发生。控制部门:股东大会;控制岗位:股东;环节名称 : 起草相关文件、提案和报告适用部门 : 监事会办公室;适用岗位 : 监事会秘书;职责要求 : 起草相关文件、提案和报告操作规范 : 根据监事会会议内容和决议，起草相关文件、提案和报告，报监事长审签、签发。6.3监督执行环节名称 : 审签相关文件、提案和报告适用部门 : 监
11、事会;适用岗位 : 监事长;职责要求 : 审签相关文件、提案和报告操作规范 : 根据监事会会议记录和决议内容，审签相关文件、提案和报告。在监事会权限内的直接发文要求相关部门执行，具体操作详见公文管理流程；须交股东大会审议的，审核提案和报告是否可行，是否准确反映监事会审议结果，并由监事会办公室提交股东大会审议。环节名称 : 监督执行适用部门 : 监事会办公室;适用岗位 : 监事会秘书;职责要求 : 监督监事会决议的执行操作规范 : 按照监事会审议结果，监督相关部门严格执行，并定期向监事长或监事会反馈决议执行情况，包括执行过程中存在的问题、产生的效果等。7检查监督牵头检查部门检查内容检查频次报告路
12、线检查结果利用内部审计部门根据内控评价要求，对监事会议事规则执行情况进行检查。一年一次董事会、监事会、审计委员会持续改进8附件附件：XX农村银行监事会决议附件： XX农村银行第X届监事会第X次会议关于通过监事会议事规则的决议第X号(XXXX年XX月XX日)XX农村银行第X届监事会第X次会议对XX农村银行监事会议事规则进行了讨论、审议。会议认为该规则是根据本行章程的有关规定和民主、公正、监督的原则制定的，是监事会正常发挥作用的制度保证。本次会议应到监事 人，实到监事 人，经与会监事投票表决，以 票赞成、 票反对、 票弃权表决通过。唱票人签字：计票人签字：监票人签字：与会监事签字：第 10 页 共 10 页
