某食品公司采购管理手册

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1、*（集团）有限公司【采购管理手册】实施日期2010年适用范围*有限公司文件保管人前 言为了更加明确采购部门的岗位职责、工作要求及标准，以便为公司各相关部门提供更好的服务及更有力的保障，确保公司各项业务的拓展需求及正常运营生产需求；同时加强与供货商的友好合作关系，创建和谐的合作氛围，使双方在平等互利的基础上能够更好的共同长期发展，故特制定本手册。此手册解释权归*（集团）有限公司。目 录第一节 采购人员岗位职责第二节 采购工作流程第三节 公司原材料询价制度第四节 公司原料价格制定制度及流程第五节 采购单据的填写规范第六节 供货商的管理规范第七节 原材料采购成本控制措施第八节 供货商须知第九节 原料

2、质量验收流程及标准第十节 冻品原料的标准检验流程第十一节 食品原料供货商在食品购应及半成品加工过程的有关规定第一节 采购部人员岗位职责一、采购经理（主管）岗位职责直接上级：总经理、副总经理、采购总监及营运总监直接下级：采购员、采购部文员协作对象：运营部、财务部、行政部、各区域经理、项目负责人及库管员 岗位职责：1、 制定并随时修正采购工作制度和相关工作流程；2、 督导采购员的日常工作，确保采购工作的正常开展和公司各项目的正常运行；3、 做好采购员的管理及监督工作，不断提高采购员的整体意识和采购理念；4、 严格按照食品卫生法要求、结合公司原材料使用情况制定原材料供货及采买的质量标准；5、 负责公

3、司所进原材料的质量和卫生防疫的把关工作；6、 详细及时的了解和掌握各种原材料的市场行情，并及时与公司采购价格进行对比分析，确保公司采购价格的合理性；7、 组织协助运营及财务部做好每周或每月一次的市场调研工作，并及时做出调研分析，报备上级审核确认；8、 严格按照公司的相关要求，根据市场调研结果和供货商报价，合理的制定每周或每月的公司原材料采购价格，并向上级报备；9、 不断开发新的供货商和挖掘新的货品，以便随时满足公司的发展需求；10、 负责供货商的整体管理及对整个供货过程的监督工作；11、 及时掌握供应商的具体情况及供货能力，以便发现问题及时予以相应调整；12、 掌握新的产品供应来源和季节性产品

4、资料，及时提供给公司使用部门参考；13、 负责与库管、验货员协同工作，严把原材料进货关确保公司利益免受损失；14、 完成上级交给的其他工作及配合其他部门的工作；15、 不接纳、收受供应商的任何形式的馈赠，不做与公司利益相违背的事件。权 限：1、 有对采购部人员职位变迁、薪资调整的审核确认权。2、 有对供货商的更换调整决定权。3、 有对供货商违规供货的处罚建议权。4、 有对公司选用原材料价格的审核制定权。义 务：1、 在公司需要时，有协助、支持其他部门工作的义务。2、 有对运营部开发新菜品提供准确市场信息的义务。3、 对其他部门的不良行为有反应、纠正合制止的义务。4、 有维护公司荣誉和保证公司利

5、益的义务。、采购文员岗位职责 直接上级：采购经理（主管）直接下级：无协作对象：运营部、库房、项目负责人岗位职责：1、 严格遵守公司的相关规定及办公室纪律；2、 协助采购经理（主管）打印相关文稿、报告及整理相关文件备档；3、 协助采购经理（主管）整理供货商资料，并建档备案；4、 协助采购经理（主管）做好供货的管理监督工作及采购成本核算控制工作；5、 负责公司各分部所需全部原材料的请购工作，并认真制作填写公司的计划请购订单；6、 负责公司各分部因特殊情况而产生的临时增加原材料的请购工作；7、 负责填写相关的采购报表，报送采购经理审核；8、 协助采购经理（主管）和验收人员做好对公司所进原料的把关工作

6、；9、 完成上级交给的其他工作。义 务：1、 在公司需要时，有协助和配合其他部门工作的义务；2、 对本部门的工作流程及采购价格出现问题时有建议修正的义务；3、 对发现供货商违规供货有及时通知上级建议处理的义务；4、 有配合上级开发新的供货商及新货品的义务；5、 当采购经理（主管）因事外出时，有独立完成日常采购工作的义务；6、 有维护公司荣誉和保证公司利益的义务。第二节 采购工作流程、采购人员工作流程日常工作 1、星期一总结上周的工作情况，了解所有供货商的供货情况及质量，安排本周的工作；收集整理计划菜单，完成各项目上一周临时请购的审核及正式请购单的补发工作。 2、星期二收集各项目库房周请购，并组

7、织采购定单制作工作。 3、星期三、四根据运营部提供的计划量菜单制定采购定单，并报送运营部经理审核签字。 4、星期五将采购订单分发给各个项目及供货商，并收集整理本周各项目产生的临时请购单。 5、每天在完成以上工作的同时，还需要收集各项目当天提交的临时请购申请单，报送区域经理审核签字后通知供货商及时供货。其他工作1、每周及每月的市场询价，对公司使用的原料市场价格进行调研分析；要求根据供货商报价及分析市场的实际情况，制定出合理原料价格。2、不定时、不定期地对所有供货商进行约见和走访，及时了解各供货商的实际供货状况，对有不合格之处提出整改意见，并监督落实。3、根据各项目对供货商的反馈意见，对有违规行为

8、的供货商做出及时处理。4、调研走访市场，不断开发新的适用原料品种；不断开发新的供货渠道，储备新供货商。5、了解市场动态，掌握原料价格合理走向，杜绝供货商之间的恶性竞争，保持供货的长期稳定，以达到共同发展的目的。、生产材料采购运作流程原材料采购流程：1、正常原料的采购流程正常原料的采购流程分为菜单原料周请购流程和库房备料周请购流程两部分，具体程序请见下图：各项目负责人根据项目及市场行情的实际情况制作周计划菜单交运营部文员整理打印成正式菜单并核算菜单成本报送公司运营部（或技术部）经理审核调整并签字确认报项目负责人审核并签字确认传交采购部制作填写正式的公司各项目周原料计划请购单各项目库管根据项目及库

9、房的大小制作合理的库房备料周请购申请单（即安全库存）报运营采购部门负责人双重审核并签字确认各项目库房核算统计项目原料周请购单上的实际周采购原料的总额各项目会同库房进行三方验收货，并如实填写周原料请购单上的验收数量 分送各项目，同时通知相应供货商按要求供货通知各供货商对帐并安排结帐工作返回公司财务部核对统计并计算各项目运营的实际成本2、非正常原料的采购流程非正常原料的采购是指各项目在制作菜单（或库房备料）原料周请购计划时因对次周的市场行情、就餐人数等情况掌控的不够精确，而出现的一些正常计划请购原料之外的临时性、突发性的原料请购。其请购程序基本如下：各项目负责人填写临时请购申请并说明原因报送公司运

10、营部经理或总监审核签批采购部通知供货商供货并补写正式请购单项目三方验收货库房核算单据金额返回公司财务部结算并与供货商对帐。注：各项目出现临时请购时均无权直接通知供货商供货，同时亦不允许项目私自将临时请购的原料折算成其它原料填写在正常原料请购单上。低值易耗类采购流程：1、低值易耗品的分类 A、单位价值较高或单位价值低但使用期限在一个月以上；（如：菜刀、菜筐、菜墩、锅、分餐勺、水舀子、垃圾桶等）B、单位价值较低且使用期限在一个月之内；（如：胶皮手套、一次性餐盒、墩布、笤帚、洗涤药剂等）2、低值易耗品的申购流程 2.1、A类低值易耗品的申购流程请见下图：分公司负责人批签采购部报价签批注明采购价格及财

11、务部查是否超预算a.预算外总公司总经理签批申请报帐b.单项超1000元项目负责人审批采购部购买经许可项目申购人填写三联申购单登帐后在入库单上确认 资财主管确认各项目库房（或使用方）验收、入库 经审核后手续齐全予以批复入库单财务部审核 2.2、B类低值易耗品的申购流程为：由项目库房根据项目的实际使用情况及需求量填写在库房周请购计划中，经项目主管审核签批后交采购部即可进行购买。第三节 公司原料询价制度1、 询 价1.1、 询价的定义：是指针对公司使用的各类原材料，对当地各大批发市场进行价格调查。1.2、 询价的目的：是为了通过市场调研使公司的采购原料定价更为合理，对市场行情变化掌握的更为精确，以便

12、于项目在运营中的原料成本控制及菜品变化调整。同时，也便于项目人员在验收原料的过程中客观公正的把握尺度。1.3、 询价的要求：对市场价格变化较快的原料要求实行周询价，如蔬菜水果类、蛋类、活鱼类；对于市场价格相对比较稳定的原料则实行月询价，如粮油、干调、肉类水产等冻品类，参加询价人员须如实记录询价结果，三方签字确认后作为采购原料定价的原始依据。 1.4、 询价的规定：1.4.1 蔬菜、水果、豆制品、海鲜、活鱼实行周询价，粮油、干调、肉类水产等实行月询价；周询价为每周周一进行（各分公司也可根据实际需要自定日期），月询价为每月25日至30日之间。1.4.2 询价需要有三方面人员联合进行，由采购部组织，

13、采购部、财务库管员、运营部（项目厨长和区域经理）三部门分别安排人员参加，必要时也可以安排供货商参与。1.4.3 各部门人员在询价时要认真观察市场原料的质量状况，了解市场原料价格的大概变化趋势，便于在工作中把握好原料验收的尺度，避免验收时过严或过松；也可以知道怎样合理的搭配原料，更好的控制成本。1.4.4 周询价或月询价的时间由各公司采购部自行规定调整，但有求询价的品种及结果一定要根据公司的用料状况全而细，各项目根据询价排班表给当天的询价人员记录加班时间。1.4.5 询价人员如遇特殊事情需提前向本部门负责人请假，由该部门及时安排其他同级别人员替换。询价人员若无故缺席，由采购部直接上报人事部对相关

14、人员进行处罚，每次罚款人民币50元整。第四节公司原材料价格定价流程及相关要求 为了便于更好的从宏观上去控制采购价格，更有效的避免定价周期长而容易出现的一些弊端，特根据目前公司的采购现况，将原材料价格定 价流程及相关要求制定如下：一、 定价周期 蔬菜、水果、鲜鱼、肉类及豆制品的价格定价周期为1个月；及每月月底周一之前制定下个月该类原材料的价格； 调料、干料、冻肉鸡鸭类分割品、水产类等其它类原材料及低值易耗品的价格定价周期为一季度，及每季度最后一个月底5号前制定下个季度的价格；二、 定价流程 每月底（采购部按每月实际情况指定日期）要求提供蔬菜类及鲜货类的供货商按公司为其制定的原材料质量标准中的标准对该两类的原材料进行下月报价； 每季度月底5日前要求供调料类、水产类、粮油类、干料类及其它类的供货商按公司为其制定的原材料质量标准中的标准对此几种类别的货品进行下季度报