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1、档案借阅管理制度范文_益康药业股份有限公司档案存档、借阅管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归集团公司办公室。1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,凡申报文件,包括重点科技项目的申报材料、设备文件、其他项目的申报等,由各部门负责人或经办人整理完后,形成纸质文件或电子档文件,交档案管理人员保存,并填写档案收录登记册。3、各部门负责人接收到的重要文件,由各部门负责人传阅后,交档案室,交档案管理人员保存,并填写档案收录登记册。三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议_通知(红
2、头文件)、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总体要求。遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、
3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。五、档案借阅流程1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写档案借阅登记表,如有保密性严格的材料(例公司生产技术性文件、车间生产工艺流程等)需报公司总经理批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必须专人专用。7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。第页共页