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1、精选资料河北源泰文化传播有限公司文件文件编号OUR REF:HBYT-13-D001拟文日期DATE:2013-12-17文件类别CATEGORY:制度规范 拟文人FROM: 黄翠萍审核/日期VEREFED/DATE:田杰 批准/日期APPROVED/DATE: 张发志收文人TO:源泰全体员工 收文部门TO(DPT):SIS 抄送CC:/附件ATTACHMENT:附件文头格式说明传阅CIRCULAR 阅后存档FILIG 保密/期限CONFIDENTIAL/TERM 其他OTHERS 页数NO.OF PAGES:6河北源泰文化传播有限公司文件管理制度一、 目的1、 规范源泰公司文件管理流程。2、
2、 明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。3、 规范行文及编号规则。二、 名词解释文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。三、 适用范围适用于河北源泰公司。四、 文件管理职责建立河北源泰公司文件管理体系,负责贯彻执行、修订,并对公司文件进行管理。五、 文件层级根据文件涉及范围不同,文件分为:1、 公司级文件:即源泰公司文件。2、 部门级文件:即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等;3、 地区级文件:即*地区文件(如:保定地区文件)”;4、 联合行文:即两个及以上单位联合文件。5、 每一层级文件一经发布,即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性抵触。六、 文件格式根据文件内容
3、不同,文件格式分为: 1、 请示/申请类文件格式2、 普通文件格式(非请示/ 申请类文件格式)七、 文件种类根据文件内容不同,文件种类分为:1、 决定(代码A):一般是指传达上级决定的事项,起决定的事项。2、 通知(代码Z):指通告事情的文字或口信。3、 通报(代码B):指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。例如:通报批评。4、 制度规范/管理流程(代码D):指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。5、 请示/申请(代码E):指向上级或有关部门申述理由,请求批准。6、 报告(代码C):指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作口头叙述。7、 会议纪要(代码G):纪录会议重点内容
4、及需要跟踪解决的问题。8、 其他(代码I ):例如策划案等活动相关文件。八、 行文规则1. 公司级文件:源泰公司文件行文。1.1. 适用范围:面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。1.2. 签字权人:公司级文件由总经理或其授权人批准签发。1.3. 公司级文头格式:分普通类、请示类。(见附件1、附件2)2. 部门级文件:各部门级文件行职责范围内布署的文件2.1. 签字权人:部门负责人或其授权人2.2. 分部级文头格式:分普通类、请示类。(见附件3附件8)3. 地区级
5、文件:各地区级文件行文。3.1. 适用范围:涉及地区整体布署的文件。3.2. 签字权人:地区负责人或其授权人。3.3. 地区级文头格式:分普通类、请示类。(见附件9、附件10)4. 联合文件行文4.1. 适用范围:公司同级部门之间就同一问题需协作处理的,可协商一致后联合行文。4.2. 联合行文文件头中应列出联合行文部门,主办部门名称应排列在前。4.3. 签字权人:部门第一负责人或其授权人;联合行文部门第一负责人或其授权人共同批准签发。4.4. 联合文头格式:普通类。(见附件11)九、 文件处理程序及规范1. 拟文1.1. 拟文人是明确行文目的与要求,并具体起草文件的人。1.2. 拟文人要遵循拟
6、文三原则:1.2.1. 简洁:力求简短、条理,倡导“一页纸文章”;1.2.2. 明白:易懂、不晦涩; 1.2.3. 准确:不模棱两可。1.3. 文头三要点:1.3.1. 明确标明收文部门,以公司发布的部门英文缩写为准;1.3.2. 明确收文人和抄送人姓名;1.3.3. 标题应突出,采用“事由+类型”形式(如“关于XXXX的通知”),须明确文件内容的关键字。2. 审批(审核/批准)文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。2.1. 审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人,审核人对拟文人的工作质量负责,审核人姓名应手签。2.2. 批准人是对文件内容全面负责并签字的人,批准人姓名应手签。2.3. 审批
7、人需以效率为原则,一般文件三个工作日内给予明确答复,紧急文件在一个工作日内给予明确答复,审核/批准人需在签字同时标明回复时间。 文件内容涉及相关部门业务时,需向该部门主管负责人征询意见,经同意后方可正式发布。3. 发文3.1. 公司级正式文件须转换为PDF格式,通过公司邮箱发布。3.2. 文件管理者审校格式、编号后进行发文,对不符合规范的文件,须要求拟文人修改或重新拟制,责任由拟文人自负。3.3. 文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人,以免造成垃圾邮件。4. 存档4.1. 文件管理者发文后将原件存档,保留文件电子版,并对已存档文件负责管理。4.2. 联合行文由主办部门将
8、原件存档,其他部门保存复印件。5. 监督5.1. 一级监督:人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。5.2. 二级监督:部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。十、 解释权限:本规定最终解释权在人力资源部。十一、 生效时间:本规定自发布之日起试行。附件:文件文头格式(11个附件)附件1:公司级普通类文件文头 附件2:公司级请示类文头 附件3附件10:各部门普通类文件文头及请示类文件文头 附件11:地区普通类文件文头 附件12:地区请示类文件文头 附件13:联合行文普通类文件文头(例如:HR&CC,文件文头中用部门英文缩写, 文件编号只标明主办部门的文件编号。)附件14:会签表附件15:附属
9、说明:编号规则见例:一、文件头部分1. 编号1.1. 通用编号规则:公司英文简写 部门/地区/英文简写年份(取后两位)- 顺序号(三位)。1.2. 部门拼音首字母或者英文大写缩写:人力资源部(Human resources ); 简写:HR。财务部(); 简写:ERH。市场部(; 简写:WRH。1.3. 地区级英文规则:以所在城市汉语拼音第一个字母大写。1.4. 联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。1.5. 各类文件举例说明:公司级文件:HBYT-13D001 部门级文件:HBYT-HR-13-I001 联合文件: HBYT-HR&CC-13-I001 地区(如保定地区):HBYT-BD
10、-13-I0011.6. 拟文日期由拟文人填写,采用年-月-日的形式。1.7. 文件类别根据文件内容依据而定。1.8. 申请类文件、源泰政策类文件(如关于激励方案、操作性或流程类规范文件)签批前一般只能以一个收文人为主送对象,不能以文件或电子邮件形式同时主送多位领导;由3人以上(含3人)签批意见的申请类文件需附加会签表。见附件14源泰会签表签批后应将文件主送经办部门。1.9. 审核人如没有,则划“/”。1.10. 收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或相关部门人员;抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任,只需了解文件内容的上级或相关部门人员。1.11. 收文部门
11、的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。1.12. 如有附件必须列出附件顺序及标题,如无则划“/”。1.13. 拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密,如是保密,必须标注保密及期限。1.14. 文件页数用阿拉伯数字标注,如有附件则标注一个总页数。二、正文内容1. 字号:标题采用宋体3号粗体,正文采用宋体小4号字;2. 段落:采用单倍行距。3. 重点标示:对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出,不改变字体字号。4. 结构层次顺序:4.1. 数字排序:第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”,以次类推。4.2. 罗马符号排序:第一层为“I”、分层级时用“A”,“B”
12、以此类推。从第五层开始为“V”、“VI”“VII”“VIII”“IX”“X”以此类推。5. 制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用V(Version)+年度代码(取最后二位).发布月份的形式。如2006年12月发布的文件管理规定标题应为:源泰公司文件管理规定V06.12。6. 面向全员发送的关于向全员发送的邮件:7. “授权通知”禁止以邮件形式向全员发送。发布公司主页上。8. “管理规定”可以放在主页或公用文件夹数据库中,通过邮件向全员发送一个文档链接。9. “喜报、通报、离岗通知、活动报道”等,除公司重大消息由人力资源部统一发布外,严禁通过邮件向全员发送。10. 秘密文件10.1. 拟文人必须界定文件内容是否保密及发放范围10.2. 审核人、批准人审核文件内容是否需要保密。10.3. 保密文件应标注保密及期限,电子文件发布时必须在“邮递选中选择“加密”、“禁止拷贝”、和“机密”邮戳。(机密邮戳是必选项)。10.4. 保密文件的纸版必须由文员加盖保密文件戳。10.5. 密件应与普通文件分开保管,电子密件及其存放目录应采用技术手段加密。-The End-THANKS !致力为企业和个人提供合同协议,策划案计划书,学习课件等等打造全网一站式需求欢迎您的下载,资料仅供参考可修改编辑