《怎样做好组织中的沟通协调180185》由会员分享，可在线阅读，更多相关《怎样做好组织中的沟通协调180185（16页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.幹部訓練教教材如何做好組組織中的溝溝通協調講 師：仁寶電子科科技中國有限公司司一、 前言1. 溝通Commmuniicatiion與協協調Cooordinnatioon，都是是管理機能能（功能）之之一，根據據密西根大大學的專案案調查結果果，發現一一個主管，在在一天的活活動中，大大約有三個個小時的時時間，是用用在溝通與與協調的工工作上，幾幾乎佔了辦辦公時間的的三分之一一強。由此此可見，溝溝通協調在在人類日常常工作與生生活中，佔佔了多麼重重要的地位位。2. 溝通
2、、協調調與意見交交流之關係係：溝通是是意見交流流的目的，意意見交流是是溝通的手手段，兩者者是一體兩兩面的事，協協調則是平平衡工作的的方法，是是促使分工工與合作的的方法，但但溝通在求求觀念上一一致，協調調則在求行行動的一致致，三者的的關係至為為密切，都都是組織為為了確保意意志與行動動統一，促促進分工合合作的整體體活動。二、 內部溝通的的意義對於溝通的的含義，有有以下兩方方面的界說說：1. 是個人產生生邏輯的認認知，經由由聲音、姿姿態、表情情、文字傳傳達給對方方的意思表表示。2. 是將個人的的思想觀念念，傳達給給對方的行行為。綜上所述，所所謂溝通，是是組織中的的一員，將將個人的思思想和觀念念，經由
3、語語言、文字字或其他符符號，以傳傳達給對方方，以期獲獲得共鳴與與共識的行行為。因此此，除非一一個人是單單獨的生活活或工作，要要不然，祇祇要是群體體的組織，內內部溝通，實實在佔有極極重要的地地位，而有有效的溝通通對任務的的達成，影影響至鉅。三、 內部溝通運運用的方式式溝通既是一一種意思表表達，因之之，雙方必必須要將心心中的觀念念和想法，透透過語言、文文字或其他他符號，傳傳送出去，而而這些符號號都是一種種訊號，這這些訊號必必須要能為為對方了解解者，所以以，溝通的的方式，最最常見的不不外語言與與文字，也也就是用嘴嘴講話，用用筆寫字兩兩種方式，但但何時用嘴嘴，何時用用筆，這必必須要根據據時機、對對象和
4、需要要傳達內容容，參照兩兩者之利弊弊來決定，才才能達到溝溝通的目的的。1. 語言溝通方方式的運用用：語言是直接接傳達意思思的方式，這這種方式又又迅速又直直接，但運運用的原則則要根據其其利弊來衡衡量。（1） 口語溝通之之利：a. 所費時間較較少，不需需要推敲。b. 可以配合身身體語言表表達補充解解釋。c. 可使欠缺閱閱讀文字能能力的人同同樣獲得了了解。d. 對方不明白白，立即可可以得到解解釋，迅速速確實。e. 面對面直接接傳達，有有親切感、有有人情味。f. 直接傳送溝溝通快速。（2） 口語溝通之之弊：a. 對財務、效效率等數據據及公式、程程式等訊息息，無法傳傳達。b. 訊息容易在在連續傳達達中被
5、曲解解。c. 語言無法長長期保留，必必須以文字字作成記錄錄。d. 難以確定事事實之責任任。（3） 語言溝通方方式：在運運用上包括括：面談、會會議、打電電話、廣播播等，最直直接的方式式是面談、會會議，其他他均要藉工工具傳播，因因此，也要要注意工具具運用的技技巧，否則則會減低效效率。2. 文字溝通方方式的運用用：文字溝通就就是書面溝溝通，凡是是書面溝通通，其文字字應用的技技巧，與個個人的文字字基礎好壞壞有密切的的關係。俗俗話說：文章有好好壞，一字字值千金。用錯了字字，使內容容一謬千里里，大異其其趣；用對對了字，文文章生色不不少，令人人擊節驚嘆嘆！所以，文文字溝通也也是一種間間接溝通，無無論修辭、用
6、用字、用詞詞對文章的的內容都有有關係，有有時，無法法用語言溝溝通，必須須使用書面面溝通，才才能發生更更佳的效果果，因而文文字或書面面溝通，在在運用上有有其不可抹抹滅的價值值。（1） 文字書面溝溝通之利：a. 可防止多層層傳送引起起之曲解。b. 可為日後參參考查記作作記錄。c. 對於複雜的的資料程式式，有助於於學習記憶憶。d. 使多數人同同時得到溝溝通。e. 較為正式，也也具有權威威性。（2） 文字書面溝溝通之弊：a. 無適當閱讀讀能力之人人，不易發發生作用。b. 用字措辭必必須慎重，浪浪費時間。c. 雖較正式，但但雙向溝通通腳較慢而而往返費時時。（3） 文字溝通方方式，包括括報導、手手冊、公文
7、文、函件、備備忘錄、各各種報表、調調查表等，要要注意文字字、修辭、倫倫理關係，習習慣用語等等，不能有有所錯誤，否否則會貽笑笑大方，失失去溝通效效用。四、 內部溝通型型態及種類類1. 溝通型態上上：（1） 上行溝通（2） 下行溝通（3） 平行溝通2. 在溝通種類類上：（1） 正式溝通：正式溝通是是循正式組組織系統，按按組織目標標的運作，而而以計到進進行的程度度逐次按溝通型態態的需要要性，作訊訊息的傳達達，因之，溝溝通的路線線是循組織織層級職權權系統進行行。（2） 非正式溝通通：由於組織中中因工作人人員之間，有有非正式的的接觸，於於是在自然然形成的一一種心理認認同的結合合下，無形形中形成一一種小組
8、組織，這這種非正式式的組織形形成的溝通通系統，不不一定均與與組織工作作有關，但但每每對工工作深具影影響力，很很多非正式式溝通的事事例，往往往會涉及群群體工作，但但所傳播的的信息未必必正確，祇祇是滿足個個人的動機機，如果，能能善加利用用，會收到到意外的效效果，增加加組織力量量，甚至可可藉以促進進目標的達達成，但如如運用不當當，他卻是是語言傳播播中心，阻阻礙工作的的進行，因因之，應該該特別重視視。五、 內部溝通的的障礙1. 心理的障礙礙意思是心理理狀態的具具體表現，心心理上的主主觀見解，就就是主觀成成見，成見見常會抹煞煞客觀的事事實，造成成個人行為為的固執、敏敏感、衝動動、偏見、猜猜疑等情事事發生
9、，使使溝通產生生阻礙與挫挫折，因此此，為了去去除這些主主觀成見的的心理影響響，在溝通通前應保持持身心的平平衡，自我我糾正內心心的矛盾和和不安，如如果，經常常有這種現現象，應該該從變化氣氣質上著手手。2. 地位形成的的障礙：主管與屬下下接觸的機機會太少，容容易造成個個人的孤立立現象，屬屬下對於上上司因地位位上的權威威，有一種種恐懼的情情緒，如果果，主管的的態度較為為嚴肅，這這種因為地地位上的隔隔閡，更為為加深且鉅鉅，而屬下下居於職業業上安全的的顧慮，遇遇事就會守守口如瓶，內內部溝通就就很難於展展開了。3. 語意上的障障礙：語意上的障障礙可分為為兩方面來來說：第一是語言言，每一個個國家語言言不同，
10、每每一個地區區方言不同同，因此，對對方不了解解的語言和和方言，就就極易造成成溝通的障障礙。第二是語言言的意思，因因為語言中中有很多代代表抽象的的觀念，則則因領悟的的能力不同同而會發生生偏差，甚甚至曲解原原意，有時時傳送者與與接受者雙雙方思路不不同，接受受者沒有弄弄清楚，常常會以推論論代替觀察察，以猜想想代替認識識，為此也也會扭曲事事實。4. 字義上的障障礙：由於技術的的專門化，各各種專門用用語也愈來來愈多，同同時，很多多用字字義義有不同解解釋，一句句好話，有有時因感受受的不同，反反而誤解了了他的含義義，如果表表達者不作作詳細的注注解，也會會使接受者者莫名其妙妙。在溝通通上就會失失去效果。中中國
11、文字雖雖然有獨立立的含義，但但連接成一一句話意思思就不同了了。5. 路線上的障障礙：層層節制的的組織系統統，其溝通通的程序，應應該按組織織體系進行行溝通，但但逐級反應應或呈報，經經歷多人的的傳遞，不不僅耽誤時時效，且意意思表達也也會有所差差異，如何何將溝通路路線縮短，是是組織研究究的課題，有有時正式的的溝通反而而會減低效效率，在這這種情形之之下，非正正式的溝通通，就要適適切的運用用，才會擴擴大效果，補補足路線上上的缺點。六、 克服障礙的的方法1. 克服心理的的障礙方面面：（1） 溝通前不要要有成見，先先建立正確確的觀念。（2） 溝通前不要要有主觀意意識，先澄澄清自己的的想法。（3） 時時警惕自
12、自己，自我我培養，自自我啟發。2. 克服地位障障礙方面：（1） 常常接近部部屬、親近近同事、尊尊敬對方。（2） 耐心聽取對對方意見。（3） 實施參與管管理，使意意見有效溝溝通。3. 克服語意與與文字障礙礙方面：（1） 練習說話技技巧。（2） 少用專業性性術語。（3） 少用生澀難難懂的文字字詞句。（4） 少用模稜兩兩可詞句。（5） 四S公公式之應用用。a.簡潔 SShorttnesssb.單純 SSimpllicittyc.有力 SStrenngthd.真實 SSineeerityy4. 克服路線障障礙方面：（1） 檢討並減少少組織層次次。（2） 以非正式溝溝通來減少少路線的差差距。（3） 實施
13、工作簡簡化，檢討討工作程序序。（4） 建立健全簡簡潔的溝通通路線。七、 如何建立有有效的內部部溝通方法法1. 溝通模式：（1） 內部溝通體體系： 組 織外 上層主管 外注：A：管理系系統線部 部 B：下行溝溝通線機 BB A C機 CC：上行溝溝通線構 構 D：平行溝溝通線D 中層主管 D B AA C基層員工 （2） 意見溝通模模式：意 傳 傳 接 了念 播選 送 受 解形 媒擇 意 意 與成 體 見 見 行 動2. 溝通媒體（工工具）之應應用：（1） 電話：a. 先報告自己己（公司）：問安。b. 聆聽對方敘敘述、回應應。c. 記錄並重覆覆要點：謝謝謝再見。（2） 公文書：a. 種類：分令令
14、、函、呈呈、咨、通通告或公告告、申請書書。b. 區分：上行文：呈呈讀或報告告、申請等等。下行文：令令或訓令。平行文：咨咨、函、通通告、公告告。c. 格式：公文書有一一定的格式式及表格，必必須按照格格式及表格格應用，舊舊式的格式式繁文縟節節，現代已已較為簡化化，目前通通用的內容容，除表格格有一定的的格式外，內內容大多分分三段：第第一主旨、第第二說明、第第三辦法。d. 標點符號之之應用，應應慎重。（3） 信函：信函是私文文書，特別別注意上下下款的稱謂謂，稍有疏疏忽，就會會失禮，因因此，無論論公私文書書（件），都都是以禮字字為標準，用用錯了稱謂謂或詞句，不不但貽笑大大方，甚至至開罪對方方，會引起起溝通的反反效果。（4） 意見箱的設設置：意見箱是獲獲得溝通工工具的方法法之一，這這種方法屬屬於個別搜搜集，有很很多人怕直直接面談，改改用意見投投入意見箱箱的方式，可可避免壓力力感，個別別搜集，綜綜合處理，有有時在時間間上會感到到緩慢，最最佳的方法法是開意見見箱時間要要勤，處理理要快，才才會引起大大家對意見見箱
