《学习电子邮件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《学习电子邮件（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、电子邮件规范在邮件交往中要尊重对方，一方面就要懂得替她节省时间，电子邮件礼仪的一种重要方面就是把有价值的信息提供应需要的人。从公司送出的邮件，代表的就是公司，不管内容是什么，从公司送出的个人邮件都被觉得是公司的官方消息。这也许会给你和你的公司惹上某些不必要的麻烦。职场电子邮件礼仪（1） 有关主题主题是接受者理解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用故意义的主题行，这样可以让收件人迅速理解邮件内容并判断其重要性。1一定不要空白标题，这是最失礼的2标题要简短，不适宜冗长 3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”4一封信尽量只针对一种主题，不在一封信内谈及多件事情
2、，以便于后来整顿5特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6答复对方邮件时，可以根据答复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。对英文邮件，一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。此外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一种单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation有关称呼与问候1恰本地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面向她的，规定其给出必要的回应；在多种收件
3、人的状况下可以称呼人们、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清晰职务，则应按一般的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先弄清晰。电子邮件不用写日期，由于邮件发出的时候就有自带的日期，因此不做规定。 2Email开头结尾最佳要有问候语 How are you,老外会觉得你活在20世纪，最简朴的开头写一种“HI”，中文的写个”你好”；结尾常用的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌某些，总是好的，即便邮件中有些地方不当，对方也能安静的看待。3称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头不必
4、空格。如： Dear Mr. Smith. I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best Regards,David不知对方性别可用Dear Madam ，Sir。如果针对整个部门：Gentlemen or Ladies：职场电子邮件礼仪（2） 1. Email正文要简要扼要，行文通顺 Email正文应简要扼要的说清晰事情；如果具体内容的确诸多，正文应只作摘要简介，然后单独写个文献作为附件进行具体描述。正文行文应通顺，多用简朴词汇和短句，精确清晰的体现，不要浮现让人晦涩难懂的语句。最佳不要让人家拉滚动
5、条才干看完你的邮件，千万不要学唐僧。2. 注意Email的论述语调 根据收件人与自己的熟络限度、级别关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语调进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要常常浮现。电子邮件可容易地转给她人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最佳1、2、3、4的列几种段落进行清晰明确的阐明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息 最佳在一次邮件中把有关信息所有说清晰，说精确。不要过两分钟之后再发一封什么“补
6、充”或者“改正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最佳把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文与否通顺，拼写与否有错误。6.合理提示重要信息不要动不动就用、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对某些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理运用图片，表格等形式来辅助论述 对于诸多带有技术简介或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清晰。如果配合图表加以论述，收件人一定会
7、表扬你的体贴。8不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，因此:)之类的最佳慎用。只用在某些你的确需要强调出一定的轻松氛围的场合，例如目前:) 9标点与格式不要拘泥于语法和标点符号，特别是滥用后者。你会常常看到有人为了强调，硬要在句子背面追加一大堆感慨号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感慨号（计算机术语叫做“bangs”）只是另一种结束句子的方式而已。格式很管用，但不是万能膏药。（书写邮件）用语直白。句号就够了。尽量使用默认的字体和简朴的格式，把那些五颜六色的背景，千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。大小写要注意
8、，非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。10文法规定切忌主客不分或模糊 例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)时态和语调不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要挥
9、霍人家的精力。E-mail文体的此外一种特点是简朴明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。职场电子邮件礼仪（3） 附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文献应按故意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文献名3. 正文中应对附件内容做简要阐明，特别是带有多种附件时4. 附件数目不适宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一种文献5. 如果附件是特殊格式文献，因在正文中阐明打开方式，以免影响使用6. 如果附件过大（不适宜超过2MB），应分割成几种小文献分别发送，语言的选择和中文编码1. 尊重对方的习惯，不积极发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪颖
10、的发送英文邮件给她；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文答复。2. 选择便于阅度的字号和字体中文诚实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最佳不用背景信纸，特别对公务邮件。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清晰的懂得发件人信息。虽然你的朋友也许从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不适宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可涉及姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不适宜行数过多，一般不超过4行。你只需将某些必
11、要信息放在上面，对方如果需要更具体的信息，自然会与你联系。2. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成浮现乱码。字号一般应选择比正文字体小某些。 职场电子邮件礼仪（4）答复技巧1. 及时答复Email对每一份邮件都立即解决是很占用时间的，电子邮件的设计初衷不是即时沟通（那是电话的“地盘”），而是以便沟通。对于某些优先级低的邮件可集中在一特定期间解决。但并不是说不需答复，特别是内部交流邮件最佳在24小时内予以答复。如果事情复杂，你无法及时确切答复，那至少应当及时的答复说”收到了，我们正在解决，一旦有成果就会及时答复，云云”。不要让对方苦苦等待。如果你正在出差或休假，应当设定自动
12、答复功能，提示发件人，以免影响工作。2. 进行针对性答复当回件答复问题的时候，最佳把有关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简朴的，那样太生硬了，应当进行必要的论述，让对方一次性理解，避免再反复交流，挥霍资源。3. 不要就同一问题多次答复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流答复超过3次，这只能阐明交流不畅，说不清晰。此时应采用电话沟通等其她方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最佳的交流方式。对于较为复杂的问题，多种收件人频繁答复，刊登见解，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的成果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。4要辨别Reply和Rep
13、ly All（辨别单独答复和答复全体）如果只需要单独一种人懂得的事，单独答复给她一种人就行了，如果你对发件人提出的规定作出结论响应，应当replay all，让人们都懂得；不要让对方帮你完毕这件事情 。如果你对发件人的提出的问题不清晰，或有不同的意见，应当与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不断的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉人们。不要向上司频繁发送没有拟定成果的邮件。 点击“答复所有”前，要三思而行！5. 积极控制邮件的来往为避免无谓的答复，挥霍资源，可在文中指定部分收件人给出答复，或在文末添上如下语句：“所有办妥”、“无需行动”、“仅供参照，无需答复”。职场电子邮件礼仪（
14、5）发送，抄送，密送要辨别To和CC尚有BCC（辨别收件人、抄送人、秘送人）1 To的人是要受理这封邮件所波及的重要问题的，理应对邮件予以答复响应。2 而CC的人则只是需要懂得这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，固然如果CC的人有建议，固然可以回Email。3 而BCC是秘送，即收信人是不懂得你发给了BCC的人了的。这个也许用在非常规场合。4TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。例如按部门排列；按职位级别从高到低或从低到高都可以。合适的规则有助于提高你的形象!5只给需要信息的人发送邮件，不要占用她人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，一方面保证所有收件人需要此消息。除此之
15、外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接受人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整顿，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给她人，让人摸不着头脑。常用短语（也许会有协助吆）：Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!What do you think about this?这个你怎么想?Any question, please dont hesitate to let me know.Should you need any further information, please feel free to contact us.有任何问题,欢迎和我们联系。Do you have any idea about this。?对于这个您有什么建议吗?I have some questions about the SB我对此SB有某些疑问Thanks for the information谢谢您提供的信息!Your kind assistance on this are very much appreciated.Really appreciat
