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1、公司行政办公室组织架构、人员编制 及所属人员岗位职责一、组织架构及编制（一）办公室：4人，其中主任1人，人事文秘专人1人，劳资保险专人1人，安全督察专人1人。（二）保安：12人（指在立交商场与普惠商场合并之前应保持人数），其中：立交商场3人；普惠商场6人；普惠商场物流部库房夜间值班保安2，石佛岗车场保安1人。未筹划普惠商场白天值班和新建中山路办公楼配备保安；未涉及库管员中的兼职夜间值班保安2人。（三）炊事员：3人，其中：石佛岗食堂2人，维修部食堂1人。未筹划普惠商场食堂和中山路新建办公楼食堂也许增长的炊事员。（四）保洁工：3人，其中：立交商场1人，普惠商场2人。未筹划新建办公楼应配备的保洁工。
2、二、岗位职责（一）主任工作职责：1、对外联系方面：受总经理委托，代表公司负责牵头与政府职能部门和与公司行政、后勤工作有关联的其她单位进行工作联系、协调、接待工作。具体负责有关报告、申请、洽谈、合同（合同）起草、签订；出席有关会议、活动；办理公司营业执照变更、年检，公司活动占道许可申报等有关事项。2、对内服务与管理方面：按照公司赋予的管理职能，受总经理委托负责全面领导管理行政办公室工作。具体负责：3、主持行政办公室工作，召集行政部门会议，布置、检查、考核办公室工作人员工作。4、负责公司行政规章等重要文献的起草或审核。5、监督检查公司各部门对公司规章制度的贯彻实行状况，组织对重大违规违纪、失职、事
3、故等事件的调查、解决。6、组织召开公司办公会议及公司其她有关会议。7、负责公司水电气费缴纳。集团通讯网络人员增减调节。8、在总经理领导下，负责公司安全管理，布置、检查、督促专（兼）职安全管理人员的工作。9、完毕公司领导交办的其他临时工作任务。10、指引、协调公司各职能部门行政管理工作。11、审核对外报表（不含财务报表）、公函、报告。13、 审核各部门办公用品采购、生日礼金发放申请 13、审批转正申请。（二）人事文秘专人：对部长负责。重要工作职责是： 1、人事管理：负责招聘、入职、离职、转正、劳动合同签订、职工调动、考勤、培训、建立人事档案和培训档案等具体工作。2、 文献管理：负责收文、发文的登
4、记、保管；文稿的校对、打印、分发、借传阅、整顿归档等具体工作。3、 负责公司办公会和行政部门工作会的会议记录。4、 负责职工食堂管理。5、 劳保用品和办公用品的（发放、台账）管理。6、 负责工会经费开支、职工生日慰问金发放和台账管理。7、 负责公司档案管理。8、 须具有团队协作精神，服从部长工作安排，积极配合本部门同事工作，完毕领导临时交办工作任务。9、 应负责的记录、报表：1）职工花名册：涉及姓名、性别、身份证号、入职时间、所在部门、职务（岗位）、住址、联系方式等基本信息，每月记录记载，每年末编制电子版和纸质报表备案存查（记录信息截至12月31日止)。2）合同台账：（流水账形式记录汇总，内容
5、涉及所有员工初次合同起止时间，试用期期限及起止时间，历次续签合同的起止时间、终结或解除、变更合同步间等基本内容）。3）人事变动状况月报表：（月末在册职工人数及分布状况，当月人员增、减变化状况）4）出勤汇总登记表：（分部门，到个人，“应出勤天数”、“实际出勤天数”、“迟到”、“早退”、“旷工”、多种假期名称及天数，数据无误，假条、证明、签字等手续齐全）5）加班登记表：根据各部门报经领导审批批准加班报告，编制加班工资表。6）职工食堂、工会经费、生日礼金收支明细表，做到收支有据、账目清晰、有领导确认。7）公司收文登记薄、发文登记薄8）会议记录、签到表9）公司各部门办公家具用品、劳保用品台账记录（规定
6、采购、领取发放、报损等手续齐全）。10）其他与工作有关的记录资料及报表11）每月10日前或年终，编制本职工作范畴的有关记录报表（资料）报送部长，部长审核后各留存一份，用作备查和绩效考核。（三）劳资及保险专人：对部长负责。重要工作职责是：1、工资管理：负责每月准时编制公司在编人员应发工资人员名册、后勤人员工资表编制、公司应扣工资项目及金额报表，报主任审核，总经理批准，交财务部兑现。2、保险管理：1）社会保险：负责办理职工社会保险的申报参保、退保、保险费确认、工伤申报、伤残级别鉴定申报、工伤医疗费用报销、工伤赔付等事务。做到社保档案资料保管完善，参保人头、项目、缴费原则、缴费金额精确无误。2）商业
7、险：负责公司有关人员意外伤害保险和车辆保险办理及理赔工作，负责保险档案资料的整顿、保管。协助乡镇经销商办理意外伤害保险及理赔工作。做到保险档案资料保管完善，参保信息精确无误（涉及人员名单，参保项目名称，缴费原则，保险项目及金额原则，参保时间，保险到期时间等），负责保险理赔手续办理。3）参与劳动争议、保险赔付方面的调解或诉讼事宜。面的有关平常事务，涉及招聘登记、报岗登记、合同签订、考勤记载、文献收发等工作。4）服从部长工作安排，完毕领导临时交办任务；5）须具有团队协作精神，配合人事文秘专人共同负责办理人事、考勤、劳动合同管理方面的工作；配合安全督查专人共同做好安全保卫工作。6）每月10日前或年终
8、，编制本职工作范畴的有关记录报表（资料）报送主任审核，各留存一份用作备查和绩效考核。重要报表如下：A.应发工资人员名册（应与人事记录口径一致）B.员工工资扣款登记表（考勤部分应与人事记录成果一致）C.社会保险报表：涉及应缴、实缴社保费申报记录明细表、社保维护状况记录明细表、工伤、生育保险理赔状况登记表等D.商业保险记录报表、资料E.工作需要的其他报表或资料。（四）安全及督察专人：对部长负责。重要工作职责是：对公司行政管理规章制度执行状况实行巡视、监督检察，具体主抓公司安全管理工作，直接领导管理各部门安全管理人员、保安（含商场、库房值班人员）。具体工作内容如下：1、督察巡视工作：每天对商场巡逻一
9、次，每周对公司其他部门至少巡逻一次，对纪律、制度执行状况、安全隐患状况等进行检查、记录、解决或报告。对违规违纪的解决流程及规定：1）记录：涉及录像、照相、督察巡逻记录、询问笔录等；需告知当事人；文字、表格记录需交当事者所在部门负责人签字确认；2）解决：制度规定明确，情节轻微的，对照文献规定直接起草解决决定张贴公示，同步分别交所在部门领导、行政部、部财务各一份；事情重大，需向领导请示报告才干解决的，则向办公室主任报送调查解决报告（对报告的规定：事实通过描写具体清晰；询问笔录、监控记录、物证、证人证言等证据材料充足；定性精确；解决意见或建议的根据清晰、态度鲜明）。部长根据报告内容，决定与否再报总经
10、理审批或由公司组织有关人员研究后再作解决决定。2、安全管理工作：负责公司平常安全管理工作和对商场保安队和夜间值班员的领导管理工作，负责有关安全资料的整顿建档。其工作内容是：1）.巡逻：在督察巡视的同步或单独对公司各部门安全生产经营、消防、治安等方面的安全状况进行巡视排查。2）.记录：填写安全巡视记录、提出整治措施意见或建议、贯彻整治措施。重大问题向领导报告。3）.解决：参与领导、组织公司各类安全事件处置（涉及应急事故救援的预案制定和演习）4）.负责对公司安全员、保安队、夜间值班员的工作状况、多种记录、违规失职状况等实行监督管理。3.负责政府职能部门有关安全管理的报表资料的编制报送。一是公司内部
11、报表或资料：涉及消防设施（设备）台账记录、安全巡逻登记表、督察巡逻记录等；二是对外报表：涉及安监局、商务局、消防支队等规定报送的多种报表或资料：涉及安全隐患排查、治理登记台账、公司安全信息备案登记、巡逻记录等；三是与工作有关的其他报表、报告或资料。4.组织执行对公司多种活动安全保卫工作5.负责办公家具管理。根据公司办公用品管理制度，接受各部门办公用品申请并报送部门领导、总经理核准；建立办公家用品台账（需相应部门和人员）和易耗品办公用品领用登记表，具体经办采购、发放、盘点、报损等有关管理事务。（五）保安（值班）及各部门安全管理人员职责： 1、负责对办公室、商场营业厅、库房、通道、周边环境的安全巡
12、逻、隐患排查、危险排除和事故报告或解决，以保障公司生产经营安全、消防安全和治安安全。2、检查、保护、维护好消防、供水、供电、通讯等设施设备。当班保安或部门安全管理人员应填报的重要记录、报表如下（由安全督查专人检查确认）：1）每日防火巡逻记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档）2）交接班记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档）3）平常安全巡逻记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档）4）异常状况发现、处置记录、报告（发生时记录、编报）（六）炊事员职责： 1、负责准时提供工作餐；2、负责职工食堂清洁卫生;3、按公司拟定的伙食原则，合理搭配菜品；4、随时保持个人卫生；5、服从食堂管理人员工作安排。（七）保洁人员职责：1、服从工作安排。2、注重个人卫生。3、随时保持所管责任范畴场地、物品的清洁、整洁。12月20日
