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1、日常接待管理制度第1章 总则第1条 目的为规范公司接待的程序和标准，树立良好的公司形象，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司日常接待相关工作事项。第3条 职责分工1.人事行政部是公司来客接待的归口管理部门，负责接待工作的安排与管理，制订重要客人接待计划，协调相关部门落实接待任务，并提供相应的后勤保障。2.人事行政部前台负责临时来客的接待工作。3.各部门重要来客的接待工作由各部门负责，人事行政部予以协助。第4条 公司的日常接待 主要分为以下四类，具体如下图所示。第2章 预约接待管理第5条 接待申请及登记1.公司各部门在接到重要来访预约后，需填写“接待申请单”，并上报人事行政部。2.人事
2、行政部接到公司领导通知或相关部门重要来访预约时，应进行书面登记，并收集接待对象的信息资料。3.需公司领导出面、人事行政部协调的重要接待，相关部门一般提前两天通知人事行政部；对时间紧迫的临时重要接待任务，经总经理同意后可于完成接待后补办接待登记手续。第6条 制订接待计划1.相关部门工作人员根据收集到的接待对象信息制订接待计划，包括接待标准、接待程序、接待费用以及接待事项等，并报人事行政部经理审核。2.人事行政部经理对接待计划进行补充和完善，并报主管副总审批。3.对重要来客的接待，负责接待部门需在详细了解接待要求的基础上拟订接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导。第7条 接
3、待计划的内容接待计划的内容主要包括以下四个方面，具体如下图所示。第8条 接待工作规范。1.人事行政部负责相关接待布置，确定迎接方式、接待地点、接待设施、接待用品、用餐和住宿的地点等。2.对重要来客的来访，人事行政部应按计划通知参加会晤的领导和陪同人员，落实会晤时间及场所，确定访问路线并检查相关设施，确保电梯安全、运行良好，环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足且状态完好。3.对重要公务来访或会议来访，人事行政部应根据计划和来宾要求提前预订好来客下榻的宾馆，根据计划预订宴请的酒店，依据用餐标准安排符合来宾口味的饭菜、烟酒饮料等。4.对大型会议或活动来访接待，人事行
4、政部及接待部门应事先准备公司简介等相关资料，检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施，安排礼仪人员，准备签到册、名片夹等。5.人事行政部按接待人数调度安排接待所需车辆，并保证车辆清洁、安全性能良好。第3章 临时接待第9条 对未预约的访客，保安人员负责引领至前台，前台人员应礼貌大方、热情周到地进行接待，请访客出示有效身份证件，并说明拟访问部门或人员。第10条 前台与受访部门或人员进行联系，受访部门或人员不予确认的，前台谢绝来客进入公司；受访部门或人员予以确认的，前台请来客填制“来客登记表”一式两份，一份留底，一份交给来客。第11条 前台引导来客到会议室休息等候，并主动递送茶水。第12条 受访部门或人员应热情周到、积极倾听来客到访的目的，回答来客的问题，记录会谈内容。第13条 临时访客离开公司时，应将“来客登记表”交回前台，前台签注访客离开公司时间。第4章 接待记录与费用报销第14条 接待人员应在接待结束后将与来访者交流中取得的信息汇总整理，及时填写“接待记录表”，提取其中对公司有价值的信息交有关部门归档保存。第15条 接待结束后，接待人员应整理、汇总接待费用及相关票据，配合财务部进行接待费用结算，公司各部门接待费用在公司业务费中列支。第5章 附则第16条 本制度由人事行政部负责制定和解释。第17条 本制度自动布之日起实施4
