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1、物资采购管理制度1 目的加强物资采购管理，明确工作职责，规范采购流程,确保优质、价格合理、高效的持续满足各单位生产经营物资需求。2 适用范围本规定适用于建材板块各单位原材料、辅助材料、备品备件、零星采购或技术服务的采购作业。3 采购原则3.1供应部采购人员应采取客观公正的态度从事业务。3.2采购以询价、比价、议价、招标等方式办理，除因采购金额微小或因事实上不可能等特定厂家外，应以指定两家或两家以上询价为原则。3.3采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。3.4采购应加强计划与预算之功能，以增进效率、降低成本。3.5采购
2、应实施市场调查工作，建立有关资料档案，作为选择合格供应商的依据。3.6采购工作的进行应实施独立追踪制度，以增进工作效能。3.7采购过程应保持完整记录，以供充分参考运用。4 职责4.1设备、备品备件、五金件、劳保、润滑油、润滑脂、实验药品、化验器具等辅助材料4.1.1建材板块各公司、车间（含*水泥、水泥股份）部室负责提出本单位设备、备品备件、五金件、劳保等辅助材料需求计划，以OA形式上报，设备部负责依据各单位提出的需求计划编制公司采购计划，于每周一申报。4.1.2混凝土公司河东站、南坊站、罗庄站由各站单独编制采购计划，于每周一申报。4.1.3仓储部负责每天对水泥公司库存设备、备品备件、五金件、劳
3、保等辅助材料数量进行盘点，形成报表，上传OA客户端共享。 4.1.4润滑油、润滑脂、实验药品、化验器具等铺货计划，使用部门以OA形式于每月第一周的周一将计划上报，设备部依据各单位提出的需求计划编制公司采购计划，于每月第一周的周一集中申报。4.2原材料4.2.1生产部负责编制*水泥生产用原材料月度需求计划。4.2.2 水泥股份公司综合办负责编制水泥股份公司生产用原材料月度需求计划。4.2.3供应部负责依据原材料需求计划制定原材料采购计划。5 计划管理5.1采购计划内容、填写要求5.1.1采购计划的内容，必须明确材料名称、规格型号、数量、技术标准、特殊技术要求、采购时限和用途。提出计划时，申报单位
4、要充分考虑计划审批和实施采购的周期。5.1.2有特定要求的要注明品牌或制造厂家。 5.1.3工模具、铸锻造件、外协加工件及有外形尺寸要求的材料，必须提供有效版本的图纸，无法提供图纸的必须提供实物，既无图纸又无实物的，由使用单位、设备部、供应部共同确认后进行采购。5.1.4计划申报人要保证采购计划准确性，避免造成库存积压。5.1.5采购计划要严格按分类和顺序编制，同类别物资的采购计划要归并在一起。 5.1.6凡计划内容、规格型号、技术要求、图纸不全或有缺项的，由供应部通知申报部门及时完善，否则该项需求视为无效，不予执行，因此而造成的后果由申报部门承担。5.2急件及追加计划管理5.2.1公司物资均
5、按周次提出计划，仅允许因设备故障等生产急用的设备备件和材料才纳入急件或追加计划。 5.2.2提出急件或追加需求计划时，必须申报急用件申报流程，设备部审核是否确为急用，仓储部在落实无库存后，由供应部按采购流程购进，采购计划需在下一个计划申报日补齐。5.2.3各单位要提高物资使用的计划性和预见性，特别要加强设备的定期检查、维护和检修。5.3采购计划执行5.3.1供应部接收到经领导签批的采购计划后，即刻进入采购程序。5.3.2在计划执行和采购过程中出现问题，必须及时向分管领导反馈，以便作出相应的调整和决定。6 供应商管理6.1供应商的分类6.1.1按供应性质分类:制造商、代理商（经销商）、批发商、零
6、售商。6.1.2按区域分类:全国性供应商、区域性供应商、本地供应商。6.1.3按品牌分类:知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商。6.2供应商选择原则及方法6.2.1同等条件质量、价格优先；同等条件信誉、实力优先；同等条件服务优先。6.2.2同等条件下，遵循厂家为先(供应商级别选择顺序：厂家总代理区域代理指定分销商经销商-批发商-零售商)和先本地后外地的原则。6.3合格供应商具备条件6.3.1有合法的经营资格6.3.2盖公章的营业执照复印件(并已办理当年度年检)6.3.3盖公章的税务登记证复印件(已办理当年年检)6.3.4盖公章的组织机构代码证书（个体经营除外）6.3.5商标注册证明（
7、个体经营除外）6.3.6代理商、经销商的代理、经销许可（授权书）6.3.7银行开户许可6.3.8其它相关资料6.3.9符合公司的质量、安全、环保规定6.4供应商档案建立6.4.1档案包括内容供应商企业资质、供应商采购合同、合格供应商评定表。6.4.2供应商的档案应该及时登记、整理，业务经办人要对企业资质进行审核加盖“审核专用章”并签字。6.4.3供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。7 采购作业管理7.1设备、备品备件、五金件、劳保等辅助材料采购 7.1.1重要项目采购前要征求公司相关领导建议和意见。7.1.2遇到紧急采购时，要及时汇报公司领导采取快速优先采购的策略。7.
8、1.3出现申报部门需求日期内无法完成购买的物资，供应部要及时通知计划申报部门。7.1.4物资采购计划材料名称或规格等不完整、不清晰，图纸及技术资料不全，库存已超储积压或无物资采购计划的一律不予采购；所有不符合采购要求和撤销的采购计划，供应部及时通知计划申报部门。7.1.5供应部根据物资采购计划申报表，确定采购物资的名称、规格、质量、交货期，在现有供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供应商无法达成，则开发新的供应商。7.1.6采购的物资中如有指定的品牌或厂家，须按采购计划要求采购，如需要从其他供应商处采购时，供应部要先与计划申报人沟通，若能满足生产需要且能降低采购成本，可从该供应商处采购；设备
9、关键配件原则上从设备厂家（含配套厂家、经销商、供货厂家）采购。7.1.7对需要招标采购的物资，严格按照集团公司相关招标程序要求进行招标采购。7.1.8对于价值较高的物资采购，需签订供货合同，供货合同由设备部及生产相关部门共同参与完成。7.1.9出现供应商无法按期交货时，供应部要征求相关单位是否需要调货或采取紧急应对措施。7.1.10询价7.1.10.1询价前要认真审阅采购物资的品名、规格、数量、用途、计划用时，了解图纸及其技术要求，遇到问题要及时与采购计划申报部门、设备部进行沟通，计划申报部门、设备部要全力配合；特殊物资采购时计划申报部门及设备部要全程参与采购作业。7.1.10.2对于计划申报
10、部门需求的物资或设备，如有成本较低的替代品，可以在征得计划申报部门同意的情况下采购替代品。7.1.10.3出现重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购时，询价前要先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价。7.1.10.4在询价时遇到特殊情况要汇报公司领导批示。7.1.11 比价7.1.11.1比价采购或招标采购时所邀请的单位均要具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和服务的能力。7.1.11.2对供应商的供应能力、交货时间、产品、服务质量、付款条件等要素进行评估，择优采购。7.1.11.3重要项目要通过一定的方法对供应商的实力、资质进行验证和审
11、查，如通过进行实地考察了解供应商各方面的情况等。7.2原材料立户 7.2.1供应商提供企业资质证明（单位）、个人身份证明（个人）、产品质量、产地、供货数量、价格等。7.2.2供应部协同化验室现场取综合样，由化验室进行初检，并出具原料化学分析结果报告单。7.2.3供应部负责将化验结果通知客户，如质量符合公司内控标准，则洽谈供货相关事宜，由供应部业务经办人根据双方约定申报供货材料申请流程。7.2.4供货材料申请由供应部负责人签字后，报建材板块分管领导签批。供货材料申请签批后，与客户签订供货合同，同时供应部上报OA进料通知单流程，由供应部负责人、化验室/质量主管、总经理签署意见后，上报建材板块分管领
12、导签批。7.2.5进料通知单签批后，OA系统自动转发至地磅室、化验室、物料质检部、财务部、行政办公室、集团审计部。7.2.6所有被列为黑名单的单位、个人及其亲属，一律不予立户。7.2.7集团公司所有在职管理人员、供应部、化验室、质检部、地磅室人员及其亲属一律不准参与任何原材物料的供应，一律不予立户。7.2.8供货资格取消供应商无特殊原因，连续7天不供货的，供应部填制取消供应商资格申请表报公司总经理审核，经基地分管领导签批后可取消供货资格。7.2.9原材料定价7.2.9.1原材料定价实行供料厂家及个人报价、供应部核价相结合制度，并最终与客户协商具体价格。7.2.9.2供应部核价参考因素：相应原材
13、料厂家出厂价格、当前原料市场行情、路程运输费用及原材料质量。7.2.10价格调整*水泥、水泥股份、混凝土公司原材料的价格调整均以进料通知单的形式下发执行。7.2.11原材料停进（恢复）、新增物料品种因生产调整工艺配比需暂停（恢复）购进或新增物料品种的，由化验室出具工作联系单，报建材板块分管领导签批后供应部执行。7.3采购工作请示采购工作请示内容要完整列出报价、工期（交货期）、付款方式及其他价格条件，列出拟选用单位及选用理由后逐级上报。7.4付款报告付款报告内容要列明付款依据、事由、付款金额、支付方式后逐级上报。8 合同管理8.1合同组成要素8.1.1合同名称、双方的信息、合同编号、签订时间、签
14、订地点、合同内容。8.1.2采购物品项目的名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式、票据种类。8.1.3质量要求及规范、质量保证期,特殊情况应注明。8.1.4违约责任和解决纠纷的办法。8.1.5技术文件与确认图纸。8.1.6廉政合同、运输车辆、外来人员安全管理协议、安全文明施工合同。8.1.7其他约定8.2注意事项8.2.1涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。8.2.2拟定合同条款时一定要将各种风险控制到最低。8.2.3为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单。8.2.4遇货物订购数量较多、价值较大或难清点的情况时，要请供应商派代表到现场协助清点。8.2
15、.5质保期要明确从什么时间开始，并应尽量要求供货方延长产品质保期。8.2.6详细约定发票的提供时间及要求。8.2.7针对不同的合同约定不同的付款方式，明确付款额度、付款时间和付款条件等。8.2.8与初次合作的单位合作时，要少付预付款或不付预付款。8.2.9违约责任一定要详细、具体。8.3合同拟定供应部负责拟定合同商务文本；设备部负责拟定合同技术文本。8.4合同审批按照集团公司关于合同审批权限的相关规定执行8.5合同存档 签订的所有合同要及时报送行政办公室（存档）和设备部（货物验收）。8.6合同执行8.6.1已签订的合同由供应部业务经办人负责跟进。8.6.2已签订的合同在执行期间，应及时掌握对方单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质、保量、按时履约。8.6.3合同在履行期间要按照双方的约定严格执行，遇未尽事宜要及时协商并签订补充合同。9 验收、入库9.1验收9.1.1对于不同类型采购物资，验收标准参照合同及公司相关规定执行。9.1.2达到验收条件的合同标的物，质量管理部门（质检部、水泥股份仓储部、设备部、水泥股份机电车间、化验室）要及时组织验收，并出
