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1、物业集团收费系统管理制度1、目的为贯彻物业集团质量体系方针、加强财务及内控管理，规范物业管理收费系统操作、保障系统数据的真实性、完整性、及时性，特制定本制度。2、适用范围适用于物业集团及下属各分公司、物业服务中心。3、主要内容3.1 系统权限设定3.1.1 权限类别：系统设超级用户、管理员、管理会计、财务助理、客服收费员五类权限。3.1.2 权限清单：各公司按项目建立权限清单存档备查，若有人员调整及时修订权限清单。（模板见附件）。3.1.3 权限申请：系统上线、员工新进、离职、调职等情况需进行各级权限授权或解除的，通过 A8 走权限申请或解除审批，终批至分公司第一负责人。审批单附权限清单后存档
2、备查。3.2 系统权限运用3.2.1 超级用户权限：系统供方工程师使用权限，主要为解决收费系统的专业技术问题。3.2.2 管理员权限：系统操作最高权限，设置在物业集团总部。3.2.2.1 操作人员权限配置，系统后台数据配置，系统前台数据删除、修改。3.2.2.2 协助新项目系统上线，建立项目基本架构，审核项目基础数据。3.2.2.3 监控系统使用情况，及时解决系统使用中出现的问题，汇总对接系统供方公司解决相关技术问题。3.2.2.4 组织系统应用上线、操作培训。安排操作人员考试并进行考核。3.2.3 管理会计权限3.2.3.1 根据审批文件处理所管辖项目系统应、实收数据删除、减免、修改、作废等
3、。3.2.3.2 监控财务助理和客服收费员日常收费和报表情况，进行指导、监督。考核项目操作差错。3.2.3.3 按项目编制本公司月度收缴率统计表，复核表内实收数据与金蝶系统管理费收入，对差异进行说明。按项目对月度收缴率波动进行分析。3.2.3.4 每月对项目收费及系统使用情况进行稽核，稽核报告报务物业集团财务管理部。3.2.3.5 对系统应用、制度等提出建议，促进系统优化使用。3.2.4 财务助理权限3.2.4.1 每月整理审核各类收费单据，处理相关数据，结账并生成本月常规费用（管理费、本体金等固定费用），分析未成功生成费用的原因。3.2.4.2 每月将水电表数据录入系统并生成费用。登记有疑问
4、的水电用户，交由物业服务中心工程部查明原因，并按复查结果做出相应处理。3.2.4.3 每月打印收费通知单，交服务中心客服专员。3.2.4.4 每月核对业主银行扣款资料，对有变更的账户进行登记。3.2.4.5 银行托收回盘次日，打印欠费清单交物业服务中心客服专员进行催费。托收成功的收费通知单的存根需保存以备查阅。且日常工作中的现金收费单及欠费通知单的存根同时保存。将银行托收收缴率报物业服务中心经理，对银行反馈有问题的账户进行核对。3.2.4.6 每日核对实收票据与系统输出的收款日报表，票据及收款日报表存档备查。3.2.4.7 每月结账后，管理会计复核思源系统输出报表：项目月度收缴率统计表、账龄分
5、析表、欠费及实收年份统计表、管理面积汇总表，并导出报表作电子存档及纸质存档处理。3.2.4.8 收费系统和金蝶系统结账后，财务助理提交上月报表，包含收缴率报表、账龄分析表、欠费清单（地产空置房单列）、应收账款明细表及现金、银行收款明细表，并将以上表单与对应的通知单存根分类、核对、装订保存。3.2.4.9 定期核对思源系统管理面积状态汇总表,确保系统收费面积与实际存档文件一致，管理会计做不定期抽查。3.2.4.10 系统票据的作废处理。3.2.4.11 因操作差错产生应、实数据修改，通过 A8 发出修改申请。3.2.4.11 过户的办理a) 结算老业主费用：水电读数截止至过户当天。b) 物业管理
6、收费系统客户资料的修改（老业主的退伙及新业主的新增）、保存。不允许直接对业主进行更名操作。c) 建立新业主档案：登记、录入新业主相关资料。3.2.1 客服收费权限具有前台收费、系统录入，查询业主欠费和交款情况的权限。根据人员配置情况，可在经分公司负责人审批后，授于客服人员财务助理的部分权限，需在授权清单中列明。3.3 收费系统上线3.3.1 基础数据导入3.3.1.1 提前两周提报系统供方对接人上线项目及上线时间节点，由系统管理员建立项目组织架构。3.3.1.2 按集团下发的基础数据导入模板整理项目基础数据。发送邮件至系统管理员，由系统管理员审核，审核通过后导入思源系统。要求：已交付区域的所有
7、房屋（包含但不限于住宅、商铺、会所、配套建筑如幼儿园等）均应录入系统；所有录入系统的房屋必须建立单价，形成应收数据纳入管理费应收考核；所有应收房屋必须明确应收对象。3.3.1.3 导入系统的基础数据由项目财务助理复核数据准确性、完整性。3.3.2 财务设置3.3.2.1 财务初始设置：按要求设定系统内基础参数，确定币种、本金计价方案、预交方案、滞纳金计价方案、收付项目、收付方式、银行账户等重要设置。3.3.2.2 仪表建立：建立水电仪表、水电分摊仪表，设置仪表倍率及转表参数等仪表数据。要求仪表名称需按培训文件要求建立。另外，不允许随意更换业主仪表。3.3.2.3 计价绑定：将计价方案与业主仪表
8、绑定，确认业主计费关系，完成系统上线基本工作。（水电费需录入水电读数后才生成相应款项）。3.4 应收数据生成3.4.1 月度费用：管理费、本体维修金、水电费等费用在绑定计价条款后，按实际账期生成应收金额。3.4.2 临时费用：包括临时停车费、IC 工本费、出入证押金等临时性的收入。项目建立单独“其他收款单”房间，以合同费用的方式录入应收款项。3.5 系统数据修改3.5.1 系统生成应收数据后，数据未经审批不得修改。若需修改，需按责权报请审批后修改。3.5.2 录入人员（财务助理、客服收费员）在系统操作中出现录入差错的，通过 OA 走审批流程，至管理会计审核，经财务职能部门负责人审批后，由管理会
9、计修改系统数据。每月统计错误次数按公司考核制度对责任人考核。3.5.3 因房屋数据有误、费用减免、定价调整、删除等非操作因素导致的数据修改，由需求部门发起 OA 申请，按责权审批后，由管理会计修改系统数据。3.6 系统票据使用3.6.1 票据下发：票据下发时应确保纸质票据本编码与系统票据本一致，并按票据号顺序使用票据。无特殊情况，不允许跳号使用票据本。3.6.2 票据保存：系统中显示未用及作废的票据应保持票据四联的完整。已使用完票据本，在核定无误后，在系统中作核销处理，并将票据本归档。3.6.3 票据稽核：管理会计每月进行一次票据稽查工作，了解项目系统票据使用情况，不允许票据号空白的情况。4、附件思源权限操作申请ETS基础档案整理模ETS基础档案整理模01.预交数据-注解模板.xlsx板（注解）.xls板（空白）.xls.xls01.预交数据-空白思源系统操作流程思源系统权限清单.xls图.docx（模板）.xls第 448 页 共 1416 页5、附则5.1 本制度未尽事宜，按照国家有关的法律、法规和公司的规章制度执行。5.2 本制度由物业集团财务及采购部拟定，其解释权归物业集团财务及采购部所有，自颁布之日起实施。
