中文版Word 2007实例与操作10检查、审阅与加密文档

10.1 10.1 检查文档检查文档检查文档检查文档制作中英文求职信制作中英文求职信制作中英文求职信制作中英文求职信10.1.1 10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误10.1.2 10.1.2 中文简繁转换中文简繁转换中文简繁转换中文简繁转换第第10章章 检查、审阅与加密文档检查、审阅与加密文档下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.2 10.2 审阅文档审阅文档审阅文档审阅文档 10.2.1 10.2.1 使用批注使用批注使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文批阅学生作文批阅学生作文10.2.2 10.2.2 使用修订使用修订使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范10.3 10.3 加密文档加密文档加密文档加密文档 10.1 检查文档检查文档 制作中英文求职信制作中英文求职信本节我们通过制作中英文求职信，介绍与检查文档有关的操作。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼检查拼写和语法错误写和语法错误 10.1.2 中文简中文简繁转换繁转换10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 默认情况下，Word会在我们输入文本的同时自动对其进行拼写和语法检查，用红色波浪下划线标识有拼写错误或不可识别的单词，用绿色波浪下划线标识出现语法错误的内容，如下图所示。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页本节任务本节任务 掌握使用拼音检查拼写和语法错误的方法。掌握使用拼音检查拼写和语法错误的方法。任务实施任务实施此时，我们可以根据Word提出的修改建议对错误的内容进行修改。其方法为：在带有波浪线的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择修改建议，如下图所示。其中，右键菜单中相关选项的含义如下。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 p忽略：忽略：忽略拼写和语法错误的单词，并继续进行检查。p全部忽略：全部忽略：忽略文档中所有该单词的拼写错误。p添加到词典：添加到词典：将该单词添加到Word的词典中，Word将不再视该单词为错误项。p拼写检查：拼写检查：将打开“拼写”对话框，以便指定附加的拼写选项，如右图所示。若要取消在键入内容时自动检查拼写和语法功能，可单击“Office”按钮，在展开的列表中单击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框，单击该对话框左侧的“校对”项，然后在右侧的“在Word中更正拼写和语法时”设置区取消“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框的选中状态，如下图所示。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 为了不影响文档内容的录入，我们可选择在完成文档编辑后再进行拼写和语法检查工作。具体操作如下。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 步骤步骤1：将光标定位到文档的开头，按下【F7】键，系统将从光标所在的位置进行检查，然后停留在第一处发生错误的位置，同时打开“拼写和语法”对话框，在“不在词典中”列表框中错误的内容以红色突出显示。步骤步骤2：在“建议”列表框中选择要替换为的单词，然后单击“更改”按钮进行更改，若要更改文档中所有该单词，可单击“全部更改”按钮；若不修改标记错误的单词，可单击“忽略一次”按钮。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 步骤步骤3：在处理了第一处标记错误的单词后，下一个拼错的单词将被标记，以同样的方法对其进行修改，如下图所示。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.1.1 检查拼写和语法错误检查拼写和语法错误 步骤步骤4：完成全文检查后，将弹出完成检查提示对话框，单击“确定”按钮，如下图所示。10.1.2 中文简繁转换中文简繁转换 若要将简体中文转换为繁体中文，可选中要转换的内容，然后单击“审阅”选项卡“中文简繁转换”组中的“简转繁”按钮，如下图所示。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页本节任务本节任务 掌握掌握Word的中文简繁转换功能。的中文简繁转换功能。任务实施任务实施10.2 审阅文档审阅文档一般情况下，编写好的文字材料都会在部门内部进行传阅，利用Word的批注功能可以在这些文字材料中添加批注。Word允许多个审阅者对文档添加批注，并以不同的颜色标识。下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页10.2.1 使用使用批注批注批阅批阅学生作文学生作文 10.2.2 使用使用修订修订修订修订学生日常行为学生日常行为规范规范此外，当我们写好一篇文档后，可能会请领导、同事来审阅，此时审阅者可使用Word的修订功能以修订方式修改文档，作者则可以在检查修订后的文档时决定接受或拒绝修订。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页本节任务本节任务 掌握插入批注的方法。掌握插入批注的方法。任务实施任务实施步骤步骤1：若要在文档中插入批注，选中要添加批注的文本，然后单击“审阅”选项卡“批注”组中的“新建批注”按钮，如下图所示。掌握编辑批注的方法。掌握编辑批注的方法。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤2：在页面右侧将显示一个红色的批注编辑框，在该编辑框中输入批注文本，如下图所示，单击批注编辑框外的任意位置，退出该批注的编辑。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤3：若要查看文档中的批注，可将鼠标指针移至正文中添加批注的对象上，鼠标指针附近将出现浮动窗口，显示批注者名称、批注日期和时间，以及批注的内容，如下图所示。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤4：要编辑批注，可在要编辑的批注框内单击鼠标，进入批注编辑状态，编辑批注的方法与编辑普通文本相同。步骤步骤5：要隐藏文档中的批注，可单击“审阅”选项卡“修订”组中的“显示标记”按钮，在展开的列表中清除“批注”项前的选中标记，如下图所示。再次单击该项可重新显示隐藏的批注。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤6：要删除文档中的单个批注，可右键单击该批注，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”选项或单击“审阅”选项卡“批注”组中的“删除”按钮，如下图所示。10.1.2 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤7：要删除文档中的所有批注，可单击文档中的某一个批注，然后单击“审阅”选项卡“批注”组中“删除”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“删除文档中的所有批注”项，如下图所示。10.2.1 使用批注使用批注批阅学生作文批阅学生作文 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤8：我们还可根据需要更改批注的显示方式。例如单击“修订”组中的“批注框”按钮，在展开的列表中选择“以嵌入方式显示所有修订”项，此时批注以嵌入方式显示，如下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页本节任务本节任务 掌握使用修订的方法。掌握使用修订的方法。任务实施任务实施步骤步骤1：若要修订文档可单击“审阅”选项卡“修订”组中的“修订”按钮 开启修订功能，此后在Word文档中进行的任何修改将被记录下来。例如，删除“注意”，然后输入“注重”，此时新添加的内容以带下划线的字体显示，删除的内容用删除线划掉，如下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页特别提示：特别提示：如果是多位审阅者在修订同一篇文档，就需要使用不同的标记颜色以互相区分。此时我们可以根据需要自定义修订标记的格式，如下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页文档进行了修订后，文档作者可以决定接受（使修订内容成为文档正文）或拒绝（取消修订内容）审阅者所做的修订。具体操作如下。步骤步骤1：若要接受某一修订，可将光标放置在文档中进行修订的位置，然后单击“审阅”选项卡“更改”组中“接受”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“接受修订”项，如下图所示。若要接受对文档所做的所有修订，可选择“接受对文档的所有修订”项。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤2：如果要拒绝修订，可单击“更改”组中“拒绝”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“拒绝修订”项或“拒绝对文档的所有修订”项，如下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤3：此外，我们也可在修订位置右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“接受修订”或“拒绝修订”项，接受或拒绝对文档的修订操作，如下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页如果审阅者直接修改了文档，而没有让Word加上修订标记，此时作者可利用比较功能将原来的文档与修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。具体操作如下。步骤步骤1：单击“审阅”选项卡“比较”组中的“比较”按钮，在展开的列表中选择“比较”项，如左下图所示。步骤步骤2：在打开的“比较文档”对话框中选择原文档和要与之比较的文档，如右下图所示。10.2.2 使用修订使用修订修订学生日常行为规范修订学生日常行为规范 下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤3：单击“确定”按钮，此时窗口将分成4个区域，分别显示两个文档的内容、比较的结果，以及修订摘要，如下图所示。10.3 加密文档加密文档下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页本节任务本节任务掌握加密文档的方法。掌握加密文档的方法。任务实施任务实施步骤步骤1：单击“Office”按钮，在展开的列表中选择“准备”“加密文档”项，如下图所示。10.3 加密文档加密文档下一页下一页结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页最后一页最后一页步骤步骤2：在打开的“加密文档”对话框的“密码”编辑框中输入要设置的密码，如左下图所示，然后单击“确定”按钮。步骤步骤3：在打开的“确认密码”对话框的“重新输入密码”编辑框中，再次输入设定的密码“123456”，如右下图所示，然后单击“确定”按钮完成加密文档操作。本章结束本章结束谢谢大家！谢谢大家！结束放映结束放映上一页上一页返回首页返回首页