Office2013从入门到精通案例教程 第15章放映和打包演示文稿

第15章 放映和打包演示文稿一、设置演示文稿的放映方式二、放映演示文稿三、将演示文稿发布为其他格式四、打包演示文稿在放映幻灯片时，用户可根据不同的放映场所设置不同的放映方式，如可以由演讲者控制放映，也可以由观众自行浏览，或让演示文稿自动播放。此外，对于每一种放映方式，还可以控制是否循环播放，指定播放哪些幻灯片以及确定幻灯片的换片方式等。要设置幻灯片的放映方式，可单击“幻灯片放映”选项卡“设置”组中的“设置幻灯片放映”按钮，打开“设置放映方式”对话框，在其中设置放映类型、放映选项、换片方式等，各选项的含义如下。一、设置演示文稿的放映方式u“放映类型”设置区：设置幻灯片的放映方式，其中“演讲者放映（全屏幕）”是最常用的一种放映方式，该方式下演讲者对放映过程有完整的控制权，能在演讲的同时灵活地进行放映控制。u“放映选项”设置区：其中选择“循环放映，按ESC键停止”复选框，表示在放映幻灯片时循环播放，即最后一张幻灯片放映结束后，会自动返回到第1张幻灯片继续放映。要结束放映，可按【Esc】键。u“放映幻灯片”设置区：设置播放演示文稿中的哪些幻灯片。u“换片方式”设置区：设置幻灯片的切换方式。1开始放映幻灯片要放映幻灯片，可利用“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”组中的相关按钮。打开演示文稿，要从第1张幻灯片开始放映演示文稿，可单击“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”组中的“从头开始”按钮，或按【F5】键。二、放映演示文稿要从当前幻灯片开始放映演示文稿，可单击“从当前幻灯片开始”按钮或按【Shift+F5】组合键。在放映演示文稿的过程中，可以通过鼠标和键盘来控制放映过程。如单击鼠标切换幻灯片和播放动画（根据先前对演示文稿的设置进行），按【Esc】键结束放映等。2放映时隐藏指定的幻灯片如果在放映演示文稿时不想放映其中的某些幻灯片，而又不希望将它们从演示文稿中删除，此时可以将这些幻灯片设置为隐藏，被隐藏的幻灯片仍然保留在演示文稿中。在幻灯片窗格选中需要隐藏的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”选项卡“设置”组中的“隐藏幻灯片”按钮，即可将选中的幻灯片隐藏。此时在幻灯片窗格中，被隐藏幻灯片的编号上会出现灰色的删除线标志，表示该幻灯片已被隐藏，在播放演示文稿时将不会播放。若需要解除幻灯片的隐藏状态，只需选中该幻灯片并再次单击“隐藏幻灯片”按钮。可配合【Shift】或【Ctrl】键同时选中多张幻灯片进行隐藏3创建自定义放映通常情况下，制作的演示文稿应当包括与主题相关的各个方面的内容。但是，在实际播放演示文稿时，由于场合、观众的不同，可能并不需要播放演示文稿中的所有内容。此时，可利用PowerPoint提供的“自定义放映”功能，根据实际情况选择现有演示文稿中的相关幻灯片组成一个新的演示文稿，然后进行放映。打开演示文稿，单击“幻灯片放映”选项卡“开始放映幻灯片”组中的“自定义幻灯片放映”按钮，在展开的列表中选择“自定义放映”选项，然后在打开的“自定义放映”对话框中单击“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。在“定义自定义放映”对话框中输入要创建的自定义放映集的名称，然后在“在演示文稿中的幻灯片”列表框选中需要的幻灯片，单击“添加”按钮，将选中的幻灯片添加到右侧的“在自定义放映中的幻灯片”列表中。添加完毕，单击“确定”按钮返回“自定义放映”对话框，从中可看到刚才定义的放映集名称。单击“关闭”按钮关闭“自定义放映”对话框。放映演示文稿时，在“幻灯片放映”选项卡的“开始放映幻灯片”组中单击“自定义幻灯片放映”按钮，在展开的列表中选择自定义的放映集，即可放映进行放映。4设置排练计时为了使演讲者的讲述与幻灯片的切换保持同步，除了将幻灯片的切换方式设置为“单击鼠标时”外，还可以使用PowerPoint提供的“排练计时”功能，预先排练好每张幻灯片的播放时间，让幻灯片自动放映。打开演示文稿，然后单击“幻灯片放映”选项卡“设置”组中“排练计时”按钮，此时从第1张幻灯片开始进入全屏放映状态，并在右上角显示“录制”工具栏。此时演讲者可以对自己要讲述的内容进行排练，以确定当前幻灯片的放映时间。放映时间确定好之后，单击幻灯片的任意位置，或单击“录制”工具栏中的“下一项”按钮，切换到下一张幻灯片，可以看到“录制”工具栏中间的时间重新开始计时，而右侧演示文稿总放映时间将继续计时。下一项暂停 当前幻灯片放映时间重新排练所有幻灯片放映累计所需时间当演示文稿中所有幻灯片的放映时间排练完毕（若希望在中途结束排练，可按【Esc】键），屏幕上会出现提示的对话框。单击“是”按钮，将排练的结果保存起来，以后播放演示文稿时，每张幻灯片的自动切换时间就会与设置的一样。如果想放弃刚才的排练结果，可以单击“否”按钮。上述操作完成后，切换到“幻灯片浏览”视图下，可在每张幻灯片的左下角看到幻灯片的播放时间。5添加演讲者备注在放映演示文稿时，为了更好地完成工作，保证不漏掉要讲的重要内容，可以对重要的幻灯片添加备注。默认情况下，观众是看不到备注内容的。在幻灯片窗格单击要添加备注的幻灯片，然后单击状态栏上的“备注”按钮，此时在状态栏的上方会出现“单击此处添加备注”占位符。单击“单击此处添加备注”占位符，即可输入备注文本。再次单击“备注”按钮，将隐藏备注占位符。添加备注后，为观众放映幻灯片时，演示者可使用演示者视图在另一台监视器上查看备注内容。为此，可在“幻灯片放映”选项卡的“监视器”组中选中“使用演示者视图”复选框在PowerPoint 2013中，用户可以将制作好的演示文稿输出为其他格式，如PDF、Word和视频格式等，以满足用户多用途的需要。1发布为PDF格式如果希望制作的演示文稿不被他人修改，可以将演示文稿转换为PDF格式。打开演示文稿，单击“文件”菜单，在展开的列表中选择“导出”“创建PDF/XPS文档”选项，再单击“创建PDF/XPS”按钮。三、将演示文稿发布为其他格式打开“发布为PDF或XPS”对话框，设置文件的保存位置和文件名。若要对发布的内容进行设置，可单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，在其中可选择发布的范围，设置发布选项和PDF选项等参数。设置完毕，单击“确定”按钮返回“发布为PDF或XPS”对话框。单击“发布”按钮，开始发布幻灯片并显示发布进度。发布完毕，自动打开保存的PDF文件。2发布为Word格式将演示文稿发布为Word格式，是指将演示文稿创建为可以在Word中编辑的讲义。演示文稿，在“文件”列表中选择“导出”“创建讲义”选项，然后单击“创建讲义”按钮，打开“发送到Microsoft Word”对话框，选中“只使用大纲”单选钮。单击“确定”按钮，系统自动启动Word，并将演示文稿中的文本转换到Word文档中。3发布为视频格式打开要转换为视频格式的演示文稿，在“文件”列表中选择“导出”“创建视频”选项，在展开的界面中设置好放映每张幻灯片的时间。单击“创建视频”按钮，打开“另存为”对话框，设置视频文件的保存位置和文件名，然后单击“保存”按钮。系统开始制作视频文件，状态栏上会显示视频的制作进度。制作完毕，找到保存文件的位置并双击文件名，即可播放该视频文件。如果需要在另一台计算机上播放演示文稿，最容易想到的方法是将演示文稿文件复制到播放演示文稿的计算机中。但事情并非这么简单：假如你准备播放演示文稿的计算机中没有安装PowerPoint程序，或演示文稿中所链接的文件以及所采用的字体在那台计算机上不存在，这些情况会使演示文稿无法播放，或影响演示文稿的播放效果。为了解决上述问题，PowerPoint提供了演示文稿的“打包”工具，利用该工具可以将播放演示文稿所涉及的有关文件连同演示文稿一起打包，形成一个文件夹，从而方便在其他计算机中进行播放。打开演示文稿，在“文件”列表中选择“导出”“将演示文稿打包成CD”选项，在展开的界面中单击“打包成CD”按钮。四、打包演示文稿打开“打包成CD”对话框，在“将CD命名为”编辑框中为打包文件命名，单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，在其中设置打包选项。其中，在“包含这些文件”设置区可选择需要在打包文件中包含的内容；在“增强安全性和隐私保护”设置区中可设置打开或修改包中的演示文稿时是否需要密码。单击“确定”按钮返回“打包成CD”对话框，单击“复制到文件夹”按钮，打开“复制到文件夹”对话框，在“文件夹名称”编辑框中为保存打包文件的文件夹命名，单击“浏览”按钮，在打开的“选择位置”对话框中设置打包文件的保存位置。设置完成后单击“确定”按钮，弹出提示框，询问是否打包链接文件，单击“是”按钮，系统开始打包演示文稿，并显示打包进度.等待一段时间后，即可将演示文稿打包到指定的文件夹中，并自动打开打包文件夹，显示其中的内容。最后单击“打包成CD”对话框中的“关闭”按钮，将该对话框关闭。将演示文稿打包后，可找到存放打包文件的文件夹，然后利用U盘或网络等方式，将其拷贝或传输到其他的计算机中进行播放。要播放演示文稿，可双击打包文件夹中的演示文稿，然后进行播放即可。