国际货运有限公司提高单证操作效率的方案设计说明书

上海新新运国际货运有限公司 提高单证操作效率的方案设计说明书 = 摘要：此次毕业综合实践，通过在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司半年的单证员实习工作，发现该公司存在单证操作效率低等问题。高效的货运代理服务会降低运输成本，降低风险，带来便利，资金融通，沟通协调。因此，本文主要通过阐述作为货代公司的单证操作，其所要担任的任务和所要把握的原则，并且提出工作所遇到的问题，找出相应的解决办法，从而达到提高单证操作工作效率的目的。 关键词：货代公司；单证操作；问题；工作效率 1引言 国际货物贸易作为一种商品交换行为通常表现为货物和货款的对流，而货物和货款的对流往往是借助国际贸易单证的签发、组合、流转、交换和应用来实现的。单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。货代单证是合同履行的必要手段，是对外贸易经营管理的重要工具，是进出口企业提高经济效益的重要保证，也是进出口企业形象的重要内涵。单证工作贯穿于公司的海运订舱、托卡运输、报关报检、应收款的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广。除了公司内部各部门之间的协调外，还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系。环环相扣，相互影响，互为条件。因而货代单证在国际货运中显得尤为重要。提高单证操作的工作效率并有效及时的解决操作中遇到的问题，可以很好的降低国际货运的成本，降低风险，带来便利，并促进资金融通，沟通协调。  本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司实习，岗位是单证员。公司是国家商务部批准的国家级二级货运代理企业，也是经交通部审批的无船承运人。公司主营海运进出口货运的国际运输代理业务，包括：揽货、定舱、仓储、中转、集装箱拼箱拆箱等相关的运输服务及运输咨询业务。 通过本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司的顶岗实习，将工作职责总结为以下几点： （1）负责进出口相关单证的制作、管理及信用证审核； 　 （2）收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档； 　 （3）跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据； 　 （4）及时准确与一级货代公司联系装箱，送仓工作； 　　 （5）在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、一级货代各方面的协调工作； 　　 （6）协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。 在单证操作时，必须要严把“制单、审单、交单和归档”的环节，同时还要坚持“正确、完整、及时、简明和整洁”原则的结论，在此基础上结合工作特点加上单证处理技巧，在妥善规避各类风险问题的同时加强管理，提高服务质量，提升客户信任度，增加公司收益，以达到提高单证操作的工作效率。 2设计任务分析 国际贸易中，单证工作贯穿于海运订舱、托卡运输、报关报检、应收款的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广。提高单证操作的工作效率并有效及时的解决操作中遇到的问题，可以很好的降低国际货运的成本，为公司带来利润。  本人在上海新新运国际货运有限公司宁波分公司实习期间，主要负责一系列单证工作。实习期间，我通过理论结合实际，更好的体验到了在学校未能体会到的工作氛围和工作经历。通过在新运货代的实习，我也发现单证工作的问题，从而导致了客户对本公司的不信任、不满意。由此我通过实际接触的单证工作中遇到的问题，设计此方案说明书以改善公司在单证操作方面的薄弱之处，从而增加客户量，提升客户信任度，以增加公司收益。完成本次提高单证操作效率的方案设计任务，应该熟悉单证操作的整个流程，以及优化提高单证的工作效率，必须做到以下几个方面，或者说是解决以下几个问题： （1） 单证操作的主要内容及流程； （2） 单证操作的重要性； （3） 影响单证操作效率的因素； （4） 如何提高单证操作的效率。 只有清楚得认识到单证操作的重要性以及影响单证操作效率的各类因素，才能针对这些情况提出有效的改进方案，促使客户选择本企业达成合作，改进客户与企业的良好关系，增加客户对企业的满意度和信任度，从而提高企业收益。 3方案初选 若要达到这个设计的最终目的，必须得设计出比较完善的方案才是解决问题的最佳方法。设计方案的内容其实就是熟悉货代实习公司单证操作的流程，解决单证操作中的问题并进行总结，促使单证操作工作效率的提高。至此我设计了2个方案。 3.1方案一 采用上海新新运国际货运有限公司宁波分公司整体优化方案，从单证出发，以优化、提高单证操作效率为目，改进公司单证及相关协调部门目前存在的不足之处。 （1） 建立更加完善的货运系统，实现实时单证信息共享，可让操作等相关部门及时提取单证信息。这样提高了单证操作的效率的同时，也加快了海运订舱、报关报检的速度，从而提高公司的受益。 （2） 提高单证员及相关操作等人员的团队合作意识，强调单证在国际贸易中的重要性。可以实行业务、单证、操作捆绑制，每一票都是固定的人员进行逐级操作，每月考核也是团队考核，这样可以提高他们的团队合作意识。 （3） 知识的及时补充。对于我这样的实习生在工作过程中时常会遇到问题，所以需要知识的及时补充，这样可以及时解决工作中遇到的问题，从而提高工作效率。 3.2方案二 从单票业务制度为出发点，分配责任独揽业务量，实行一票到底的模式。这需要提高单证员的整体工作能力，即要拥有操作能力。公司应加大对单证员的培养和投入，因为这样的制度下，单证操作难度会很大，所以单证人才的素质要求会很高。一票到底的模式能激发单证员的潜力，业绩也只涉及个人，所以可以很好的提高单证的操作效率，从而提高公司收益。 考虑到上海新新运国际货运有限公司宁波分公司的现实情况和方案二实行的难度性大，所以我觉得方案一的可行性更好一些，可以很好的优化并提高单证操作工作效率。为此，本人最终选择方案一进行详细设计。 4方案的详细设计 在进行方案的初选以及比较之后，我选择第一个方案进行具体设计，本部分将为如何开发与维护客户进行详细的设计说明。 4.1单证操作的流程及其重要性 4.1.1单证操作流程 （1）接受到客户的订舱委托书，按照客户要求的船期和箱型去船公司订舱。等船公司出了箱号以后，给客户出入货通知（写明船名航次，提单号，场站地址和联系人，注明客户在什么时间以内把货物运至场站）。如果客户要求货代找车，请联系好车队，并和客户确认好陆运的价格，把入货通知传真给车队的师傅，安排好时间，请车队师傅去港口背向去客户工厂装货。 （2）报检；要求客户提供正本的报检委托、箱单、发票和销售合同书等客户工厂验货后出通关单,安排通关。 （3）报关；要求客户提供正本的报关委托和核销单、箱单、发票，与客户核实好商品的品名、HS编码，企业在海关所录入的10位数编码，货物件重尺等规。 （4）在开船以前和客户确认提单。 （5）在船开以后给客户传真费用明细，让客户确认回传。 （6）要求客户付款买单。有的客户买单的时间比较急，请和客户沟通好时间，防止影响客户的交单。 4.1.2单证操作在国际货运中的重要性 （1）良好的单证工作是结汇的前提。国际贸易的完成，往往是以单证交流的形式实现，卖方凭单交货，买方凭单付款。单证工作中的任何失误都会给公司带来不同程度的经济损失，甚至会影响到公司的信誉。良好的完成单证工作是一套正确、完整、齐全的单证诞生的先决条件，也是我们是否能及时顺利的完成收汇的前提。 （2）高质量的单证工作是解决争端的依据。国际贸易是单证贸易，在合同商订和履行过程中都要对相关单证工作严格把关，不然就可能因为单据的不规范、不确切而引发麻烦，无法利用合法的手段保护自己，更谈及不上拒绝对方的不合理要求。由于市场变化，境外商人在到货无利可图的情况下，常常在单证工作中寻找瑕疵，以各种借口拒绝付款。作为公司的单证人员必须熟悉单证的有关法律，重视单证工作，合理、审慎的处理日常业务中的各类单证，在不违反各国条约或惯例的同时，用其反过来保护自己在国际贸易活动中的处境。因此，避免与解决争端的最好方法便是高质量的完成单证工作，这样才能有效地保护公司的合法权益和经济利益。 （3）优质的单证工作是完成国际贸易活动的基础。每一种单证在国际贸易活动的各个环节都起了必要的作用，他们的签发、处理、流转、交接与应用，单证工作的良好进行才是促使这些环节顺利运转的基础。有些单证从业人员，认为单证工作没有任何挑战性，是不对的。单证工作考验的是从业人员独立协调与管理各种单证的能力。只有做好每一份单证工作，才能使国际贸易流程以及日后的发展变得完善，才能避免以后因为单证问题产生的纠纷。换句话说，若想一笔业务做得漂亮，单证工作这个基础必须打牢。 （4）单证工作完成的优劣影响公司的利益。单证工作服务于国际贸易业务的整个过程，它不仅仅是单证缮制和传递，还是国与国之间、企业与企业之间的贸易交流。单证工作的优劣直接关系到物流货代公司的经济利益。在出口业务的运输、结算环节、信用证的到达、审查、修改、交货时间的衔接等都会有可能出现问题。在此过程中，其问题都会在单证工作中反映出来。工作责任心强的从业人员能及时杜绝差错发生，避免不必要的经济损失。保质保量的完成单证工作，不仅能保证收汇安全，还能加速资金周转，同时树立公司的良好形象，促使合作持续发展，名利双收。 4.2影响上海新新运单证操作效率的因素 4.2.1公司货运单证系统信息不能全部共享 公司单证员单子操作的数据信息不能共享到每一个人，会导致单子操作的相关人员衔接出现问题，必要的信息更新速度快，但是信息传达速度相对较慢，相关人员不能及时获知，可能会出现不能及时进行订舱、报关，核对提单，截数据等一系列的问题。从而降低了整一票单子的工作效率，甚至影响到公司效益。 4.2.2单证员缺乏操作经验、自身专业知识薄弱 对于刚入行的新人刚入行不足一年的单证员尤其是对于像我这样的单证实习生，因为刚出校园，对本专业的知识了解本身并不深，只是依稀的记得一些名词，并且没有任何工作经验，所以在操作单子的时候经常会遇到因自身不专业而解决不了一些问题，或因经验不足而解决不了。可想而知，专业知识和工作经验的不足会导致工作效率低下。 4.2.3单证、操作人员团队意识薄弱 众所周知，团队意识对于一个企业来说是至关重要的。身为企业中的一员，若单证、操作等相关人员缺乏团队合作意识，本着事不关己的工作原则，一出现问题会出现扯皮，相互推卸责任等状况，更加影响以后单子的协作，难协作甚至无法协作。缺乏沟通，工作在每个阶段因错误执行导致返工以及等待状态的增加，自然会影响到每个员工的工作效率。 4.3提高上海新新运单证操作效率的措施 4.3.1优化完善货运单证系统 运用现在先进的技术对公司的货运单证系统进行优化完善，在公司内部能做到数据信息的实时共享。对于新系统，信息不仅仅包括单纯的相关单证的数据信息，还要包括运输、仓储等其他流通活动有关的信息。这样的信息共享可以很好的做到从海运订舱到收款工作衔接。只有充分掌握有关的信息，才能利用这些信息对物流过程中的各个活动进行有效的计划、控制、协调和管理。通过信息的不断传递，不仅提高单证操作的工作效率，也把各部门、各岗位的经济行为协调起来，强化整个团队，提供低成本、高质量、高效率的物流服务。 4.3.2加强对单证新人的培训 单证新人进入实习阶段和实际工作阶段，这个时候公司要重视员工对员工的培训。对单证员专业知识的培训，从接到客户的订舱委托书，然后安排拖车和报关报检，开船前进行提单的确认，开船后费用明细的确认，最后收款。每一个步骤都要知道做什么，然后加上实际单证操作的应用可以加快实习单证员上手操作单证。这样有利于提高单证新人的工作能力和效率。 4.3.3建立团队效益考核制 公司建立团队效益考核制，可以实行业务、单证、操作捆绑，这样每一票都都是固定的人员进行逐级操作，每月的团队效益考核，可以很好的提高团队合作意识，团队之间的竞争，也很好的提高了整体单证操作的效率。公司的整体提速，也为公司创造了利润。 4.3.4创新激励机制 不光是单证员，所有员工工