医药（集团）股份有限公司文件和文档管理暂行规定

医药（集团）股份有限公司文件和文档管理暂行规定 一、公司的文件由各职能科室负责拟稿，相关部门会签后，经分管经理审核，呈公司总经理签发。凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。 二、文件签发后，送总经理办公室统一安排编号、打字，打印后送回拟稿部门校对，校对无误后方能复印、盖章。为确保文件的严肃性、规范性，拟稿部门校对时应认真负责，杜绝错、别字。 三、文件和原稿，由总经理办公室档案员分类归档、保存备查。 四、属于秘密的文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 五、文件统一由总经理办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并及时向文件签发人汇报报送结果。 六、外来的文件（含各种会议收到的文件等）由总经理办公室统一负责签收，并分类登记。办公室主任提出处理意见后，于接件当日即按文件的要求转送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时转送。 七、传阅文件由总经理办公室专人负责收回，涉及领导指示的文件，总经理办公室应及时组织传达和落实。 八、对档案资料必须按年度立卷，各部门、分公司在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 九、归档范围：公司会议的原始记录、会议纪要、通知、报告、讲话、决议、决定、合同、协议、报表、客户信息、声像材料等。 十、公司形成的文件材料 1.行政综合类：包括重要的会议材料；公司制发的文件材料及工作中形成的计划、总结、规章制度等。公司的请示、报告与上级机关的批复及下级机关的请示、报告与领导的批复；公司机构设置、撤并、改组时形成的有关协议、合同等文件材料；公司制定的发展规划、工作总结；公司名称更改、启用印鉴等文件材料。 2.公司下发的有关任免和奖惩的文件材料；公司下发的有关劳资方面的文件材料；员工党团员名册；党、团、工等组织形成的有关文件材料。 3.公司与国内外有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 4.公司形成的年度计划、统计报表、财务报表、审计等文件材料。 5.员工的请示、申请及公司所作的重要批示及处理结果。 6.反映公司重要活动的声像材料，荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物、照片、录像等材料。 7.药品质量方面的档案材料；药品储运、养护方面的档案材料；围绕药品采购销售形成的合同等文件材料。 十一、上级机关的文件材料 1.上级机关召开重要会议的文件材料；上级机关颁发的要求公司贯彻执行的文件材料。 2.上级领导视察、检查公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料。 十二、文件材料整理归档立卷的要求 1.对应归档的文件材料，须按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分门别类、区别不同价值整理归档。归档的文件材料，应按照年度、组织机构、问题特征分类整理归档。 2.归档的文件材料，应将正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与被转发件分别装订在一起，不得分开。 3.公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表等由各部门文档管理员保管。 4.每年首季度各部门档案由部门整理、填写一式两份移交目录，移交档案室统一管理。 十三、档案的借阅及销毁 1.凡确需借阅档案的部门或个人，应说明档案的作者、形成时间、内容和利用目的，并履行批准登记手续；经分管领导审批后，在档案室查阅。借阅档案者，应爱护档案，对其内容注意保密，保持档案的清洁，不得转借、勾画、涂改、拆散、抽换。确需外借档案，应经总经理批准，在限期内归还。 2.会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意方可借阅。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应先登记，经分管副总经理或总经理审批同意方可办理。 3.定期对档案进行鉴定，准确地制定档案的销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经总经理办公室主任审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。