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1、 “三位一体”企业信息化管控新模式 刘进蔡梅松张志军摘 要 院所整体推进信息化建设，在科研生产信息化、经营管理信息化和基础环境信息化等方面建设取得了显著的成绩。然而，独立的系统建立，出现了大量新的问题，对企业后续的发展带来了影响。本文根据本单位“十三五”期间信息化建设实践，提出了现代企业信息集成的系统架构，以流程整合和流程再造为驱动，以数据交换和数据集成为具体实现手段，制定信息标准，基于统一的展现思想，开展了辅助决策支持系统的建设，构建了企业信息化管控新模式。实践证明，在提升单位流程运转效率和辅助决策支持方面取得了良好的效果。Key 管理信息
2、化；业务流程管理；数据管理；决策支持；管控doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 028 F270.7；TP311.52 A 1673 - 0194（2018）15- 0065- 060 引 言随着上级和单位领导对管理目标的要求不断提高，相应的核心业务需求也对信息化提出了新的要求，除此之外，科研模式转型和管理创新思想也需要得到IT系统的支撑。通过前期工作，单位综合管控平台一期已经上线使用，它通过统一的流程监控和流程督办，对业务流程进行统筹管理；通过开展对科研管理业务数据做多维度的管理分析，实现了多方向（计划、质量、人力、财金、资
3、产、安全、保密、保卫等）、多层次（面向所级领导、中层干部、普通员工等）统一的集中管控环境，初步实现了企业管控数据每日更新。由BPM流程管理平台，数据管理平台和决策支持平台三大主体构成的综合管控平台（见图1）通过对接各个业务系统，使用信息化手段打通业务链路，弥补资源缺项，形成一体的业务支撑平台。通过数据管理平台，打通信息系统集成和数据交换的通道。使用数据集成框架，汇聚整合来自各系统的业务数据，进行KPI指标、运营风险、战略决策、业务管控等方面主题分析，通过企业管理驾驶舱、分类报表等多种形式为领导和各业务部门提供实时辅助决策支持。1 信息化现状及存在的问题在信息化建设方面，单位已经上线了若干套应用
4、系统，包括用于科研的专业系统、计划系统、合同管理系统、资产管理系统、财经网报管理系统、人力资源与OA系统等，这些系统都在各自领域发挥着作用，对提升单位工作效率和工作质量起到了非常重要的贡献。在这种背景下，现有系统的独立运行模式显现出很多不便之处。“信息孤岛”“千岛湖”问题不断涌现。（1）完整的业务流程被分散在多个系统中，无法连续完成；一个系统完成流程后，人工通知下一個业务单位在另一个系统中发起后续的业务流程。（2）各个独体系统之间数据无法共享，通过制单完成数据交换；多系统独立运行还导致了一些数据重复录入和数据冗余，容易造成数据不一致。（3）由于缺乏完整的流程链条，领导无法获取最新的业务状态信息
5、；同时由于研发绩效数据不能实时、完整地采集，部门绩效考核就不能准确、及时地统计，各种KPI指标完成情况往往都要到季度例会上才能进行发布，领导层为了及时掌握情况，不得不通过更多的电话和召开更多会议才能进行有效地管控。为了解决上述问题，需要在保证现有系统正常运行的前提下，通过采用一个灵活高效的信息平台，依据业务和管理的需要，对现有系统做出一定程度的整合，同时将涉及核心业务的管理流程逐步实现关联整合落地，将关键数据进行集中关联分析展示，就能使单位的IT系统对科研业务和领导的管控思想实现更有效的支撑，对未来单位的业务发展奠定坚实的IT基础。2 管控平台内涵2.1 BPM业务流程管理传统的信息管理系统或
6、者ERP由于其工作流程和业务流程的紧密耦合，缺乏灵活性和可扩展性，只能满足本部门的管理需求。由于缺乏统一的标准和规划，在企业内部缺乏信息流通，造成了一个个“信息孤岛”。因此在企业的信息化建设中引入灵活的、可扩展的基于工作流的业务流程管理就很有必要。BPM（业务流程管理，Business Process Management）根据其发起组织BPMI（业务流程管理联盟，Business Process Management Initiative）的定义，是指发现、设计、部署、执行、维护、优化和分析各种相互关联的流程的一种能力。从业务管理角度看，BPM能协调活动或任务的流转、访问企业内外部各种信息资
7、源，实现员工、客户、合作伙伴间的信息交换，并通过获取流程的执行信息对流程进行持续改进，不仅能为企业“减肥”，还能让各类业务几乎完美地运行。对各种变化做出预测和快速响应，降低风险，从而实现企业持续健康发展1。从整个信息化全局看，BPM对现有应用程序中的业务流程进行抽取，并结合商业规则引擎和商务智能，在数据管理层和事务处理层上抽象出了一个独立的“业务流程层”，向下能对数据管理层和事务处理层进行访问、控制和协调，向上能够在此层建立具体的应用。同时流程再造的思想突破了传统的劳动分工理论的思想体系， 强调以流程导向替代原有的职能导向的企业组织形式， 为企业经营管理提出了一个全新的思路。2.2 数据交换和
8、管理在以部门业务为主导的信息系统建设方向指引下，各个部门使用不同的操作方法，处理不同的业务对象和应用信息系统。每个部门成为一个独立的数据源，并且每一个都是异构的，因此他们之间就产生了一个非常复杂和冗余的数据库环境，并且在这个环境下的数据交换是非常困难的。同时由于缺乏统一指导和总体规划，缺乏院级和所级层面的信息标准，数据规范无法可依。因此，想要改变单位信息化水平的现状，就必须建立公共数据平台，各个管理信息系统之间的数据交换将以公共数据平台作为桥梁，实现单位范围内的数据共享和数据一致性，由此实现规范的数据信息管理。数据交换平台的总体目标是：实现灵活，可靠，有效，一致，高性能，高质量，跨平台数据交互
9、。通过构建该平台，可以依据信息交换的标准，公布数据交换接口，让各个应用系统之间的数据交换使用统一的通道，更加准确、快速、高效、无阻碍地交换数据，构建管理和科研为一体的协作性信息平台，为所有用户提供整体服务和为科研和管理活动实现并完善信息化的数据层的支撑系统。数据交换平台应用的是一种总线式的数据交换、异构系统同步方法。以往的点到点连接方式，很难构建符合要求的接口，即使构建成功，接口也会产生通信不良，难以维护的问题，进而使得整个应用系统的扩展成为难题。为了解决传统点到点应用集成中的问题，采用总线式数据交换平台的解决方案，如图2所示。总线式方法可以降低数据信息交换、系统应用集成的复杂度，适配器（Aa
10、ptor）就是连接应用系统各异构数据库与“数据交换平台”的部分，此方法使得实现复杂应用系统的集成成为可能，减少了整个信息系统的实施及维护所需要的开支。数据交换平台为单位各个业务系统间的数据交互和数据共享提供了可靠的数据空间。它有比较好的开放性，可以满足用户对各种不同平台、数据源及各类应用系统间的数据交换要求2。2.3 决策支持平台构建BPM流程管理平台提供对流程的执行情况和状态进行查看和操作的功能。这些流程状态信息集中反映到“决策支持平台”中，企业管理者能够获得流程当前的最新状态及执行历史过程，可视化地监控其权限范围内的执行状况，并可生成各种统计报表，例如任务进度报表、资源负荷报表等。通过采用
11、图形、健康指示灯等方式对执行状态、进度等信息进行标识，使得任务和流程的执行状态和瓶颈一目了然。通过使用“数据管理平台”数据集成框架，汇聚整合来自各系统的数据，在“决策支持平台”中可以进行KPI指标、运营风险、战略决策、业务管控等方面主题分析，通过企业管理驾驶舱、分类报表等多种形式为领导和各业务部门提供实时辅助决策支持。3 管控平台应用实践3.1 流程管理改进以单位之前办公计算机维修为例。图3展示了单位一台设备外修所涉及的三个流程。仪表处作为维修主管部门，维修事项在仪表处负责的“资产管理系统”中运行维修流程。如果维修的设备属于涉密设备，需要信息中心进行安全保密检查，在“涉密管控系统”中运行检查审
12、批流程。如果需要外修发生费用，需要到财务处管理的“财经网报系统”中进行报销。完成一次业务，需要人工访问多个业务系统、通过运行多个业务流程才能结束。而且在多个流程中，存在多个重复的审批节点，领导需要多次进行审批。利用BPM集成技术，在一个单一的业务流程环境下完成所有工作。其思想是在BPM整合的背景下，把流程流转总控都归总到BPM作为前提条件，流程子段的流转控制保留在应用系统的引擎上，通过服务串接到BPM，形成服务抽象流程重组。图4是在本单位正在运行的新的维修流程。图4中箭头分别表示“系统流转”和“服务调用”。在BPM平台中构造“端到端”的流程，对事件进行全程监控、整体驱动，通过服务调用对原有系统
13、多流程进行整合驱动，再造后的业务流程更为清晰流畅，克服了原来多系统流程相互等待、重复审批等问题，同时，可以通过信息技术的运用将同一事项的主体信息在多个应用系统中有效传递，实现信息的共享，缩短了信息的传递环节，减少目标差异和人员、成本等资源的内耗，提高了工作效率。3.2 数据管理改进在上述维修流程实现过程中，除了要以BPM作为流程驱动外，数据信息的交换也是重要的一环。维修设备的主体信息、在各个异构系统中的审批意见和操作记录，都要能进行快速、高效、无误的传递，同时，也要为以后其他流程，其他应用系统的数据交换整合提供扩展支持。图5为单位基于开源项目Mule构建了“数据管理平台”，采用了SOA架构（面
14、向服务的体系架构，Service-Orienter Architecture），可以把分散的、异构的粗粒度的应用进行分布式的部署、组合和应用。松散耦合的粗粒度服务能以插件的形式插入，并且这种模型能对任何传输协议提供支持并完成转换工作3。通过这种方式，可以把资产管理系统中的设备数据信息接口、涉密管控系统中安全保密检查数据信息接口、财经网报系统中相关财务数据信息接口及各系统中流程相关信息接口注册到数据管理平台中，由于数据总线能兼容多种格式的接口格式，各系统间发生数据交换时，都可以通过数据总线进行方便的互通。3.3 管控模式改进上述流程的进展通过流程统计面板及时反映到决策支持平台中去。同时，领导可以
15、通过任务督办机制，实现对流程的管控。对于可能出现的不能按预定计划时间、数量和质量完成计划任务的倾向，任务督办者可下达督办任务给各环节的责任人，要求在预定时间内完成预定任务，收到督办指示后，被督办的任务执行者需要在执行过程中汇报执行情况、上传辅证材料，直到保质保量完成任务。在单位“决策支持平台”中实现的任务督办管理模块的基本逻辑如图6所示。具体计划任务的执行可能在线上，涉及科研或其他系统，也可能部分节点线下执行，当发生任何问题倾向时，督办者可在“决策支持平台”中向责任人发起督办任务，执行人收到督办任务后，根据督办指示采取措施并根据督办指示的要求，在某时点向督办者汇报工作情况同时上传辅证文件作为证
16、明，督办者可持续监督任务完成情况，不断下达新的指令，直至任务完成。通过监控和督办的方式，使各项流程任务得到完全彻底地贯彻和执行。决策支持平台通过集成多个应用系统关键业务数据经过统计分析，进行集中统一展示（如图7所示）。目前已上线数据面板35个，连接的相关系统有10余个。绝大多数面板实现了统计数据的日更新。以前单位领导需要找各个条线、部门领导了解的很多数据，现在只要点击鼠标，就能够快速地获取到一手资料信息。4 总结和展望经过前期建设，综合管控平台为单位管理提供了重要的信息化技术支撑，取得了显著成效。（1）通过“流程管理平台”构建了端到端流程，串联信息孤岛，将流程规则及运转过程透明显性地呈现给流程过程中的所有参与人，减少部门间沟通成本，大幅提高了工作效率。（2）通過“数据管理平台”，打通企业数据流，实现了数据信息在各系统中更加便利的流通和交换。（3）通过“决策
