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1、 “文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理研究 摘 要：医院“文档一体化”管理可实现文档信息资源的共建共享，有效简化工作流程，实现文档部门间的融合发展。文件生命周期论等都是支撑“文档一体化”管理的重要理论，推行“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理，对提升医院文书档案管理效率和整体管理水平具有重要现实价值。Key：文档一体化;信息化;文书档案;管理;医院传统医院文书档案处于档案管理与文件处理相隔离的状态，文件处理与档案管理存在不同程度的重复操作，不仅造成了人财物的浪费，也影响了文档管理的质量和效率。随着信息技术的快速发展及OA办公系统的应用，借助办公软件、信息系统及网络平台，可实现文档全
2、程信息化管理。医院文件从拟稿、核稿、签批到档案收集、整理、归档，均可依托计算机信息系统，实现文档一体化管理，有力提升文档质量和管理效率，更好地体现医院信息化管理水平。1 “文档一体化”管理主要理论依据“文档一体化”管理，指医院公文在初始处理、文件归档等工作时便按照文书立卷要求进行整理、摘录，使医院文书办理与文档管理符合档案管理要求。医院“文档一体化”管理，可实现文档信息资源的共建共享，有效简化工作流程，实现文档部门间的融合发展。1.1 “文件生命周期”论文件生命周期论，是从文件的运动规律探索，认为文件从其生成、流转至归档、保存或销毁是一个完整的生命过程，是无法任意割裂的自然过程。因此，应将文件
3、生成至档案管理视为一个有机整体，做好文件全程管控与文件前端控制的协调统一。即从文件生成之始档案尚未定型便做好质量管理，借助计算机信息技术，实现从文件到档案的全生命周期管理。电子文件具有易更改、易流失等特点，这就要求电子文件系统事先设定文件元数据功能、确定文件归档范围、时间和方式，以及电子文件利用权限，才能有效保障电子文件真实、完整、安全。可见，“文档一体化”管理是文件全生命周期理论的生动实践，也使文书与档案工作深入衔接、融合。1.2 “文件连续体”论所谓连续体，即一种以目的为导向的系统方法。文件从其形成到归档、保存、管理、利用的全过程一致性，倡导的是文件形成、文件保存、文件利用、文件销毁的一体
4、化管理。“连续体论”认为，医院的文件从生成到消亡运动并非单向，文档处置顺序无必然先后区分，后阶段电子文件也有向前段转化的现实可能性，这也符合计算机信息技术应用医院产生大量电子文件运动的特点和规律。1.3 “大文件”“大档案”论“大文件”“大档案”思想认为，文件是档案的前身，档案也是文件，属于文件的一种特殊形态，电子文件包括电子文件最终成为档案的范畴，而归档不过是大文件运动变化中的一个阶段。随着计算机信息技术的应用，以及医院办公OA系统的运行，产生大量的电子文件，从文件形成之初便成为潜在的档案信息资源。这里的“大”并非单纯的数量多少，还包括文档处理环节多样化、文档部门间的广泛联系，拓展了文件概念
5、和档案的外延。在医院信息化推进过程中，电子化大档案将传统的纸质档案资源从实体向虚拟推进，文件网上流转、审批均在OA办公系统中完成，保存即归档。因此，利用兼容技术，在OA系统中做好文件与档案系统设计、形成及维护，理顺医院“文档一体化”管理体制与流程，十分必要。1.4 “单轨制”论新的档案法明确指出“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”。电子文件单轨制，即计算机等电子设备中生成的文件可以电子方式进行归档、管理、利用和保存，而无需再生成纸质档案。近年来，数字签名等先进技术难关的突破，为电子档案单轨制的实现提供了技术保障。2 “文档一体化”医院文书档案信息化管理特
6、征从上述分析可知，实行“文档一体化”管理，医院文书档案信息化管理可体现出较强的整体性、效率性、经济性和规范性特征。2.1 整体性“文档一体化”医院文书档案信息化管理，将原本电子文件与电子文档相对独立的两个个体，借助计算机信息技术实现了融合发展，将电子文件处理与电子文档实现一体化管理，密切电子文件与档案之间的联系，实现医院文书档案文件生成、文档整理、文档存储等业务的有机统一。2.2 效率性“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理，是借助计算机信息技术、办公OA系统应用平台为支撑，将电子文件从起草、核稿、校对到立卷、归档、编目、检索、查询、利用和销毁全面实现自动化、智能化管理，可显著提升“文”“
7、档”管理的质量和效率。2.3 经济性“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理，从文件起草、核稿、发稿到文书档案信息采集、归档、整理、借阅等，均可实现计算机自动化、信息化操作，实现“单次输入”便可“无限次”输出，可有效节省人力物力支出。2.4 規范性与传统文件管理与档案管理相割裂不同，“文档一体化”背景下文书档案信息化管理是借助计算机信息系统完成的，这就要求在信息系统中预设相应的操作模块，实现文档流程、标准、格式及要求的有机统一，达到电子文件处理与文书档案管理的规范性、标准化。3 “文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理策略“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理，是通过整合医院文书流转系
8、统与档案管理系统，借助计算机信息技术，构建符合医院高效管理的文档一体化，如下图。3.1 整合系统运用“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理，首先应提升医院公文流转系统的兼容性，实现从OA系统到档案信息化管理之间相互传导、信息共享流通，进而实现OA系统与档案管理系统的兼容。由于电子文件与文书档案存在差异，例如文件标准、格式要求等，就需要运用文档自动化转化软件，导入有关文档标准，将文档标准整合到计算机信息系统中，实现文档系统一体化应用。3.2 完善标准规范“文档一体化”背景下医院文书档案信息化管理需要一套完善的规范体系和标准要求，在全生命周期中体现文档一体化，文书档案信息自动生成、自动管理。应
9、将归档文件整理规则等业务标准规范的相关要求体现到文档一体化管理系统中，制定医疗系统公文编辑、档案管理兼容性较强的操作系统，确保从制度规范领域保障文档一体化背景下医院文书档案信息化管理的有效运行。3.3 明确归档范围为防止归档信息缺失、遗漏或错误，应明确归档范围：包括医院党务、行政、业务等方面应归档的材料，主要是医院上级主管部门下发的关于医院方面的文件;医院的会议资料;医院工作计划、总结;医院出台的各种规章制度、业务技术规范;医院有关工作中形成的方案、报告、记录、调查报告等。3.4 注重技术应用文档一体化背景下医院文书档案信息化管理应注重先进信息技术的应用，打通办公OA系统与档案管理系统、科室之
10、间的信息壁垒，实现文书档案数据信息跨部门传输及一站式生成;注重云共享技术在文书档案信息化管理中的应用，实现医院各部门之间的信息共享，释放技术红利。还应将大数据挖掘、检索技术与办公系统应用结合起来，提升医院文书档案信息化管理利用的效率。3.5 做好安全管理文档一体化背景下医院文书档案信息化管理面临诸多非传统安全因素威胁，需在思想上高度重视信息安全，运用物防、技防、人防等手段，切实增强文档管理信息系统运行的安全性，降低安全风险，确保信息系统及信息安全。Reference：1刘少德.医院文书档案信息化管理研究J.兰台内外，2019（6）：5758.2王芳.文档一体化文书档案信息化管理措施解析J.办公室业务，2018（17）：44.3张春生.刍议文档一体化在文书档案信息化管理中的应用J.云南档案，2021（4）：5860.4陈明丽.医院文书档案信息化管理模式的构建研究J.知识经济，2021（19）：140141.5刘彤，刘乃嘉，王珏.医院文书档案信息化管理与利用J.中国校医，2016（8）：609610. -全文完-
