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1、目录1.2. 组织机构21.2.1采办分包商的组织机构21.2.2关键岗位职责21.3采购程序41.3.1采购工作依据41.3.2采购申请和审批41.3.3具体采购方式61.3.4现场采购工作程序91.3.5采购合同管理程序121.3.6合同管理措施141.4采办进度计划161.4.1线路物资161.4.2站场物资161.4.3消防、土建物资161.5采办进度控制程序171.5.1采购计划的编制171.5.2采购计划的调整181.6设计料表、机械制图、技术规格书及数据单的督办与执行181.7合格供货商名单201.采购管理1.1采购原则和策略1.1.1概述项目采办部全面负责合同范围内的工程建设所
2、需物资的采购、供应、服务以及相关事务的组织和管理工作，并向业主提供所需管理文件，包括：采办部组织机构规划、岗位职责、采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采办合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。1.1.2采办分包商的工作原则采办分包商将本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点，严格控制采购工程所需产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全；保证满足工程进度的需要；选择合格的供应商，保证提供的产品满足业主的要求；积极支持和协助业主的免税和退税
3、工作，为业主节约资金，最大限度的维护和保证业主的利益。1.1.3采办分包商的工作策略根据中俄原油管道漠河-大庆段工程和物资采办供应管理工作的需要，采办分包商按照精干高效，职责明确的原则设置，并在工程PC项目部的领导下，根据项目部的总体部署和施工计划，对工程所需物资（包括业主提供物资）的采办、催交、检验、运输、清关、储存、调拨、结算、核销等工作统一安排、统一协调、统一管理。其主要职责包括：（1）负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；（2）负责物资采购资金使用计划编制及资金控制管理；（3）采办分包商设物资采购招标办公室，负责大宗、关键物资供货厂商询价、资格预审、招标文件的编制发售、招标会议组
4、织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采办招标的日常管理工作；（4）负责工程建设物资的质量监控信息反馈工作；（5）负责PC非招标物资的竞争性询价、采购工作；（6）负责工程物资抵达中转站后的物资保管工作及物资现场管理和办理物资供应的收发交接手续等工作；业主应为免税和退税工作提供各种相应的文件支持；（7）负责物资供应有关管理、组织、协调等工作；（8）负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；（9）负责物资核销和剩余物资的回收工作；（10）负责物资采购竣工资料的编制、管理、归档工作；（11）负责编写物资采购完工报告。1.2. 组织机构 1.2.1采办分包商的组织机构 采办分部经理采办清关计划督办文控/
5、合同管理物资调度仓储管理质量HSE管理会计1.2.2关键岗位职责（1）采办经理采办经理由PC项目经理批准、任命。采办经理在PC项目经理领导下，负责采购及其相关的全面工作。（2）综合计划及管理根据工程物资材料汇总表编制物资采购计划。进行市场调查及询价，编制采购资金使用计划。根据施工工期的安排，编制采购进度计划。对采购计划、采购进度计划进行管理和调整。掌握采购合同的执行情况。编写采购工作报告。（3）采办工程师接受材料请购文件，包括：请购单、数据表、采购说明书、询价图纸等。根据请购文件编制商务询价文件，包括：询价函、报价须知、订货合同的基本条件、运输、包装要求等。确定询价厂商名单，负责询价、报价工作
6、。组织报价评审，组织召开厂商协调会。确定供货厂商，发出订单，签订订货合同。（4）督办（催交）工程师负责编制督办（催交）计划，及时了解供货厂商的生产进度，督促供货厂商按合同规定的交货进度组织生产、运输，保证按期交货。负责编制采购状态报告和定单状态报告。（5）管理与统计管理员参与采办所签订的物资采购合同的评审工作，负责合同的审查和盖章。建立物资采购合同台帐，对采购合同进行归档管理。定期了解合同执行情况，编制和按规定报送合同执行进度报表和物资收、发、存报表。参与对其他竣工资料的收集、整理及存档。（6）文控管理员负责采办所涉及的所有文件资料的接收和传递工作，对接收和传递的资料进行编号、登记，以及整理、
7、归档工作。（7）质量、HSE管理员负责采办的质量、HSE管理，熟悉并认真执行有关质量和HSE管理文件；遵纪守法；努力作好本职工作，实现本工程的质量和HSE目标；按质量和HSE管理文件要求填写各种记录；接受有关培训；执行相关规定，接受各相关方对项目部的质量和HSE管理运行情况进行检查监督。（8）现场调度负责物资到达的接收工作，做好到货记录，安全、及时组织装、卸车，指挥现场作业，发现问题及时处理并向有关部门汇报。统筹安排物资装卸、倒运、堆码工作，按规定存放货物。组织物资发放，配合保管员现场监装，做到24h保生产。每天做好调度记录，各种资料齐全、准确、规范。（9）仓库管理员（保管员）仓库管理要认真执
8、行国家物资工作法令、法规和EPC项目部制定的采购文件，保证本工程建设的物资需要，做好物资的接收、保管与发放工作。运用科学的保管保养办法建立各种标识和记录，使所收物资记录清楚、标识正确、码放有序、资料存档合理；所管物资不腐、不损、不丢；所发物资手续正确、数量准确、时间准时、记录清楚、可追溯性完整。运用现代化的管理手段和操作规程，提高工作效率和管理水平，确保物资完好供应到位。最大限度的提高相关方的满意程度和降低事故的发生。1.3采购程序1.3.1采购工作依据（1）业主批准或确认的设计材料表、图纸及资料。（2）业主批准或认可的采购计划和采购进度计划。（3）业主确认的更改计划。（4）业主或采办监督部门
9、审核批准的临时采购批准单。1.3.2采购申请和审批（1）编制采购申请根据采办计划和项目进度，采办部应准备每份订单的采购申请。设计规范、相应的数据表和工程请购单等文件得到业主批准后由设计部返回给采办部。工程请购单包括日期，产品名称、设计规范、参考规范图纸、供货商数据要求、材料清单、备件要求等。接到工程请购单文件后，采办部立即准备采购申请。采购申请内容A.业主批准的技术规格B.商务要求C.设备材料清单D.业主批准的ER文件E.邀请投标商清单F.询价函采购申请格式采购申请封面应包含项目名称，承包商名称和地址，采办经理和PC项目经理的签字。检验技术规格书和数据表采办部应该检验设计部门提交的技术规格书和
10、数据表，并严格按照业主已经批准的技术规格书和数据表进行采购活动。采购申请的批准当采购申请内容完整并包含了所有要求相关附件后，采办部将向业主提交采办申请，业主予以批准和签字。 （2）询价单在向业主提交采购申请的同时，采办部将向供货商发布询价单。采办部确保考虑业主关于采购申请的所有意见并及时将意见传达给供货商。供货商接到采办部反馈的意见后应传真给采办部以确认意见收到，不适宜以传真或邮件的形式传达的意见应通过快递或信件方式。在发布询价单之前，采办部应审核询价文件内容以确保技术和商务文件的完整性。询价单里包括产品规格、参考规范、图纸、数据表等。询价单中应要求供货商报两年运行备件价格。采购询价单将根据采
11、购申请书来提出。根据业主提供的合格供应商名单及项目采办部推荐的、由业主批准的供货商名录选择投标者。无论招标还是议标采购，每一类材料设备至少选择三个投标者，以确保获得在商务和技术上都最具竞争力标书。当出现下列情况而至使采办分包商无法根据供货商名录进行采购时，如：列出的供货商没有投标（没有响应）和/或不能保证最少三个投标者。要求的设备或材料不在任何一家供货商产品目录中。列出的任何一家供货商不能满足技术规定和数据表供货的能力。采办部将以书面形式向业主推荐可选项、供货商或技术规定，提请业主批准，在继续实施采购活动之前，应取得业主对所提建议的书面回复。业主将对每一个这样的建议逐一予以考虑。除现场采购材料
12、和议标采购外，询价将采取邀请招标形式，报价采用密封标书。传真报价只适用于现场采购材料和议标采购。（3）单一资源推荐如果某项特殊设备材料需要推荐单一资源，需遵守以下准则：准备一份详细的清单唯一资源论证资料，并由业主批准。单一资源供货商应从批准的供货商目录中选择。没有业主批准之前禁止进行单一资源招标活动。1.3.3具体采购方式（1）招标采购招标采购的程序：确定招标文件纲要。根据需要招标的物资的名称、数量、规格、技术标准、交货期限等，编制招标文件纲要。确定标底和确定评标原则。标底的计算和中标原则的确定应根据采购计划，由专业人员制作。标底应对投标人严格保密。发投标邀请/招标公告。根据需要确定业主批准的
13、合格厂商名录中的投标人范围，并对其分别发投标邀请函。 资格预审或资格审查。在招标开始之前或开始初期，由招标机构对申请参加投标的卖方企业的资格进行审查。审查内容包括：经验和以往承担类似项目的业绩；为承担招标的项目将配备人员、设备和工厂设施的能力、财务状况、企业资质，以认定其投标资格。这一程序是保证招标质量的前提和必备手段。具体步骤是：A.通知资格预审。可与招标通告同时寄发资格预审通告，通知投标人进行资格预审。B.编制及发售资格预审文件。C.进行投标人资格审查。由资格审查部门按照预定的考核指标对收回的资格预审文件进行全面、客观、公正的审查评定，如需要还应到卖方企业验证核实，以保证投标人资格的真实性
14、。D.确定合格投标人名单。投标人如果完全通过以上审查，并且按规定出具了各种有关的资信证明，则可被认为是合格投标人，最终确定出一份合格投标人名单。编制招标文件。招标文件是招投标双方的行动准则与约定，是投标人编制投标文件的依据，是最终合同签订的基础。它应由以下几部分构成：A.投标邀请函。 B.投标人须知。 C.物资需求一览表。D.投标书格式。 E.质量标准及技术规范。F.合同条款、合同格式及签订时间、地点、方式。印制、包装、定价并发售招标文件。发售时间、地点及定价应在投标邀请函中专门通知。需要时对投标人进行资格审查和企业实地考查。最终确定合格投标人名单。投标人按照招标文件的要求编制投标书，并在有效
15、期限内向招标机构报送投标文件。开标。在截止投标后指定时间内，由招标机构主持公开开标。按照招标机构规定的时间、地点，通知所有投标人自愿参加开标仪式。开标过程应有监督人员现场监督。评标。即由采办分包商组织的评标委员会对投标书的交易条件、技术条件及法律条件进行评审比较，选出最佳投标人的过程。评标工作应在投标有效期内完成。定标。各项投标的问题已经澄清、条件的评估已经完毕之后，由评标委员会进行综合分析，写出评标报告，交招标主管部门审定，最后根据审定意见确定中标人，这个过程称为定标。招标机构将把招标项目的合同授予中标人。通知中标。经过对投标文件的评审，确定中标人后，招标机构应立即以传真方式在投标有效期内通知中标人，后以正式书面通知递交中标人。中标通知是招标文件的一部分，具有法律效力。同时也应对未中标人发出通知告知评标结果并退还其投标保证金。签订并履行合同。按照招标
