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1、四川省电子文档管理系统成都金档科技有限公司成都金档科技有限公司系统简介系统简介v四川省电子文档管理系统根据四川省电子政务建设的总体要求，大力推进四川省电子政务内网和外网建设，实现公文网上交换，对各级党政机关、事业单位网上交换下载后的电子公文按照国家档案局归档文件整理规则和国家质量监督检验检疫总局电子公文归档管理办法标准进行管理，建立全省统一的档案检索和管理系统，更好地开发利用档案信息资源，服务社会公众，四川省档案局、成都金档科技发展有限公司开发了四川省电子文档管理系统，以满足各级党政机关、事业单位公文交换和档案管理工作的需要。v系统将功能性和可用性完美结合，既考虑到档案未来的发展对功能不断提升
2、和变化的需求，又考虑到使用人员使用是否方便，为用户提供了一套友好且功能强大的档案管理平台。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统登录系统登录系统v输入用户名和密码登录系统。v系统会记住所有成功登录过的用户，并显示在下拉列表中。缺省用户：管理员缺省用户密码：123为了系统安全，首次登录后请修改缺省用户密码。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统界面说明系统界面说明数据区数据区顶顶行行菜菜单单业务业务面板面板系系统统主菜主菜单单目目录树录树状状态态条条四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统主菜单系统主菜单帮助帮助四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统系统数据数据
3、工具工具帮助帮助系统主菜单系统主菜单【用户管理】用于增加用户和修改当前登录用户的密码。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统【系统设置】用于修改当前单位全宗号等。【参数设置】用于增加修改当前系统参数。系统主菜单系统主菜单【显示范围设置】用于结果集显示范围的参数指标指定。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统【类目设置】用于增加修改“档案类别”和“二级类目”。系统主菜单系统主菜单四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统【日志管理】显示操作人员使用该系统的操作时间和操作内容，可以对日志记录进行查询和排序，当日志记录满一万条时系统将给出提示，此时需进入“日志管理”模块导出日志到文本文
4、件中备今后查询并清空日志记录。【单位注册】注册软件和单位信息。系统常用功能系统常用功能文件著录标引文件著录标引一、文件著录标引文件著录标引用于对归档文件的著录、查询、卡片打印和报表生成。 单击“添加”后，录入相应的著录信息，单击“保存”则保存已录入的信息，单击“取消”则不保存已录入的信息。单击著录信息中“原文编辑”挂接原文文件如：JPGPDFWORD等文件。说明：对于立卷改革后的文件著录，直接从“文件著录标引”窗口进入进行操作，不需要著录“档号”、“卷内页号”；对于立卷改革前的文件著录，从“案卷著录标引”窗口中的“卷内文件著录标引”中进行操作。 查看著录信息：通过翻页按钮查找著录信息；也可单击
5、 “查询”，录入查询条件进行查找。找到某条著录记录后，单击 “原文”，查看全文信息。修改著录信息：找到某条著录记录后，直接修改该文件的著录信息，单击 “保存”则保存已修改的信息，单击 “取消”则不保存已修改的信息。删除著录信息：找到某条著录记录后，单击 删除，是则删除该著录记录，否则取消删除。 四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统v系统中凡是时间的录入格式一律采用8位阿拉伯数字表示，如2003年4月15日的录入格式为20030415。系统常用功能系统常用功能文件著录标引文件著录标引一、文件著录标引文件件号调整：文件件号是在文件著录时，根据档案类别、保管期限、年度、机构或问题自动产生的，
6、由于各种原因，需要对文件件号进行调整时，单击 “件号调整”进入件号调整窗口后，当需对个别文件的件号进行调整时，通过 “个别调整”完成；当需对某类文件的件号重新排序时，通过 “排序调整”完成。 打印：单击 “打印”，打印文件的归档文件封面和归档文件目录。打印著录文件一览表：单击 “输出”，在新弹出的窗口中选择要打印的项目，输出到EXCEL中进行自定义报表的编辑、打印。选择或取消 “文件重复性检查”可以对著录的文件进行查重或不查重处理，如果要进行重复性检查，那么著录中出现了重份文件，系统将给出提示并不于保存。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能案卷著录标引二、案卷著
7、录标引案卷著录标引v“案卷著录标引案卷著录标引”用于对归档案卷的著录、查询、卡片打印和报表生成。 v 著录案卷信息：单击“添加添加”，录入相应的案卷著录信息，单击“保存保存”则保存已录入的信息，单击“取消取消”则不保存已录入的信息。其中档号由全宗号、目录号和案卷号组成，也可根据本地区的实际情况采用其它格式，但必须是三段式或四段式或五段式，每段用“-”隔开，最后一段是案卷号，案卷号必须由阿拉伯数字组成。 v著录卷内文件信息：在对卷内文件进行著录前，首先必须著录案卷的档案类别和档号。在浏览状态下，通过翻页按钮找到某条案卷著录信息，单击“卷内文件著录标引”，进入文件著录标引窗口后，对该案卷内的文件进
8、行逐份著录，著录完后单击“关闭”则返回到该案卷著录窗口。对卷内每份文件的操作与“文件著录标引”类似，对于卷内文件著录，卷内顺序号由系统自动递增生成，即可以按页号方式著录，也可以按页数方式著录，并且卷内顺序号可以进行调整，页号和页数可以互算。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能案卷著录标引二、案卷著录标引案卷著录标引(卷内卷内)v“查看著录信息查看著录信息”：通过翻页按钮查找著录信息；也可单击“查询查询”，录入查询条件进行查找。找到某条著录记录后，单击“卷内卷内文件著录标引文件著录标引”，查看卷内文件信息。 v修改著录信息修改著录信息：找到某条著录记录后，直接修改
9、该案卷的著录信息，单击“保存保存”则保存已修改的信息，单击“取消取消”则不保存已修改的信息。要对卷内文件进行修改时，单击“卷内文件著录标引卷内文件著录标引”，进入文件著录窗口后对卷内文件进行修改。v删除著录信息删除著录信息：要删除某个案卷信息，首先找到该案卷著录记录，单击“删除删除”，“是是”则删除该案卷著录记录及其卷内文件记录，“否否”则取消删除。 v打印案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表、案卷目录和全引目录：单击“打印”，打印某份案卷的案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表或者某类档案的案卷目录，可以批量打印卷内文件目录。在进入卷内文件著录中还可以打印卷内文件目录、专题目录和文号索引。 v打印
10、案卷一览表：单击输出，在新弹出的窗口中选择要打印的项目，输出到EXCEL中进行自定义报表的编辑、打印。 四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能档案整理档案整理一、档案存盘档案存盘v（1） 组织待待存存盘文文档档：单击 “存盘”后，选择“档案类别”、保管期限“、”年度 “、”机构或问题“，系统自动将该类文件显示到列表中（如左下图）。 v（2） 将文件存入光盘：录入待存盘文件截止序号和光盘编号，单击保存则保存存盘信息，单击取消则不保存存盘信息。存盘方式有 新增和追加两种，以上是采用新增方式存盘。如果是在原有的光盘上继续添加文件，存盘方式选择追加，选择要追加到的光盘编号
11、后保存即可。 v（3） 删除已存盘信息：找到某条存盘记录后单击 删除，是则删除该光盘编号和盘内序号，否 则取消删除。 v（4） 制作光盘：单击 输出，单击 生成光盘文件，系统自动生成盘内文件目录和原文两个文件夹，将这两个文件夹刻录到光盘中，则完成光盘制作。 v（5）打印盘内文件目录封面、盘内文件目录和备考表：单击 打印打印相应内容。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能档案整理档案整理二、档案组盒档案组盒v（1） 查找待组盒文档：单击 组盒，选择档案类别、保管期限、年度 、机构或问题，系统自动将该类文件显示到列表中。 v（2） 文档入盒：设置每盒最大页数和初始盒号
12、后，单击 保存则系统根据文件的页数自动组盒并生成盒号,单击 取消则放弃组盒信息。组盒方式有 自动和 手动两种，以上是采用自动方式组盒。如果是采用手工方式组盒，输入起至件号后保存即可。盒号在初次设置的基础上，以后每次添加时系统自动增加。 v（3） 删除已组盒信息：找到某条组盒记录后单击 删除，是则删除该盒号，否则取消删除。 v（4） 打印盒内目录封面、盒内文件目录、盒内备考表和归档文件封面：单击 打印打印相应内容。 v归档文件封面在文件著录标引和档案组盒模块中均可打印，前者适用于适时归档的情况，但在组盒前归档文件封面上无法生成盒号；后者适用于集中归档的情况，组盒后归档文件封面上自动生成盒号。四川
13、省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能档案检索档案检索一、档案检索档案检索-包括分类查询和综合查询，用于对归档案卷的查询、检索和查询检索结果输出。v（1）查询归档案卷：在分类查询方式下，选择案卷类别和二级类目，列表中显示该类案卷信息；在综合查询方式下，设置已知的查询条件（各查询条件之间为且的关系），单击 查询，右上列表中显示同时满足已设置查询条件的案卷信息。需要对查询结果做进一步查询时，单击 查询，设置查询条件进一步查询。在右上列表中选择某条案卷著录信息，右下列表自动显示该案卷的卷内文件信息，单击原文，可以查看卷内文件原文信息。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理
14、系统数据管理数据管理四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统一、数据导出数据导出v“数据导出”用于对收发文和各类档案通过查询和排序把要导出的记录检索排列后导出，该功能可以实现安装了该系统的多台计算机间的数据交换。v点击查询，选择查询条件，查询出的结果再点击数据导出，实现导出功能。数据管理数据管理四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统二、数据导入数据导入v数据导入包括导入当前版本数据和升级历史版本数据，前者用于将其它电脑上的V2.0版数据 导 入 到 本 系 统 中 ， 后 者 用 于 将 历 史 版 本（V2.0）的数据导入到本系统中。v（1） 导入当前版本数据：进入数据导入窗口选择
15、所要导入的数据内容项单击选择按钮在弹出的目录选择框中选择被导入的数据库文件和全文的位置单击确定选择导入方式选择编码方式（如果选择了重新开始编号，系统将自动为相应的数据项重新编码，包括收文登记中的登记号、公文传阅中的 登记号、发文办理中的登记号）单击导入。 v（注意：在导入数据之前，最好备份数据）v（2）升级历史版本数据：将V3.0版安装好以后，进入数据导入窗口，选择所要升级的历史版本号（V2.0），单击选择按钮，在弹出的目录选择框中选择被升级的数据库文件和全文的位置，单击升级，系统自动将历史版本（V2.0）的数据导入到V3.0版的数据库中，并提示数据库升级成功。系统常用功能系统常用功能批量处理
16、批量处理三、数据转换v主要用于将EXCEL表格中的数据导入到本系统中。转换规则转换规则Excel文件文件档号取值条件档号取值条件排除条件排除条件目标库目标库全文规则全文规则v转换步骤：选择源库和目标库选择字段设置转换规则设置档号取值条件设置排除条件设置全文转换规则尚未归档的公文不存在档号，因此在收发文和其他文件中执行数据转换操作时没有“档号取值条件”一栏。四川省电子文档管理系统四川省电子文档管理系统系统常用功能系统常用功能批量处理批量处理1、选择源库数据转换时只能读取Excel表格中第一页的数据。2、选择目标库目标库的类别为当前编辑的文件或档案类别，用户只能选择数据表。数据表包括案卷表和文件表。3、选择源字段和目标字段源字段即Excel表格中的列，选择“档号”作为源字段时以“档号取值条件”中取出的值为源字段值。目标字段的备选字段为所选数据表中的所有字段。4、设置转换规则转换规则包括计算函数、取值范围和连接符。如果不需要转换格式则不选择任何计算函数，直接加入转换规则。选择“按长度取值”函数时需要设定取值范围。取值范围的格式为有两种：5(6)格式表示从第5个字符开始取6个字符；5(n)格式
