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1、采购管理实务采购管理实务财经学院主讲：彭光辉主讲：彭光辉任务任务2 建立采购管理组织建立采购管理组织技能点技能点1：如何组建采购部门：如何组建采购部门技能点技能点2：如何确定采购部门人员职责：如何确定采购部门人员职责 技能点技能点3：如何针对不同物品选择采购制度：如何针对不同物品选择采购制度 技能点技能点4：如何招聘采购人员：如何招聘采购人员 技能点技能点5：如何培训采购人员：如何培训采购人员技能点技能点6：如何组建优秀采购组织团队：如何组建优秀采购组织团队 1.识别采购管理组织的结构形式；识别采购管理组织的结构形式；2.确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配置适当人员；确定采购管理部门及其人
2、员的岗位职责，配置适当人员；3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度；识别并建立灵活的的商品采购管理制度；4.了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘准备；准备；5.组建优秀采购组织团队。组建优秀采购组织团队。 学习目标学习目标核心能力核心能力1. 能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管理部门；理部门；2.。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全企业的采购管理制度。企业的采购管理制度。 核心术语核心术语适用情
3、景适用情景技能描述技能描述技能要点技能要点技能诊断技能诊断 任务任务2小结小结 任务任务2测试测试 课堂讨论课堂讨论 业务技能自测业务技能自测 案例分析案例分析 组织与组织工作组织的两种解释组织的两种解释名词意义的组织：为了到达某些特定的目标，在份工名词意义的组织：为了到达某些特定的目标，在份工作协作的基础上构成的人的集合。（社会集体：按照作协作的基础上构成的人的集合。（社会集体：按照一定的目标、任务和形式建立起来的）一定的目标、任务和形式建立起来的）动词意义的组织：通过组织机构的建立、运行和变革动词意义的组织：通过组织机构的建立、运行和变革机制，以实现组织资源优化，完成组织任务和实现组机制，
4、以实现组织资源优化，完成组织任务和实现组织目标。（精心设计组织结构、明确岗位和职责、关织目标。（精心设计组织结构、明确岗位和职责、关系，在环境变化组织结构变化与适应，协调人、才、系，在环境变化组织结构变化与适应，协调人、才、物使组织运行有效）物使组织运行有效）组织设计组织设计组织运行组织运行组织变革组织变革人力资源管理人力资源管理采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直接
5、关系到采购工作能否正常顺利开展；采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于我们所组建区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于我们所组建的采购管理组织是否科学、系统
6、、可行。的采购管理组织是否科学、系统、可行。为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：建立采购管理组织。建立采购管理组织。 任务导入任务导入技能点技能点1 如何组建采购部门如何组建采购部门核心术语核心术语 组建采购部门，组织结构与人员组建采购部门，组织结构与人员适用情景适用情景 当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查看此技能。看此技能。技能描述技能描述 采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效的实施采购活动
7、及保证生产或服务顺利进行业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学
8、有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精干高效的采购部门呢？干高效的采购部门呢？企业采购组织的类型分权制组织结构分权制组织结构集权制组织结构集权制组织结构混合制组织结构混合制组织结构分权制的采购组织总公司把采购权力下放到下属跟公司，各分公司把与采购总公司把采购权力下放到下属跟公司，各分公司把与采购相关的职责和工作再分别授予不同的部门来执行。相关的职责和工作再分别授予不同的部门来执行。总公司不承担采购职能，下属各分公司设置采购部门
9、承担总公司不承担采购职能，下属各分公司设置采购部门承担采购，采购部门承担一部分采购事务，将另一部分职责分采购，采购部门承担一部分采购事务，将另一部分职责分散到不同部门散到不同部门总公司ABC职能部门职能部门采购生产销售采购生产销售采购生产有利因素有利因素紧急采购可争取时间，机动配合生产，提供最佳服务紧急采购可争取时间，机动配合生产，提供最佳服务有利于地区物资的采购，仓储方面，占用库存少，占用资金少有利于地区物资的采购，仓储方面，占用库存少，占用资金少采购手续简便，反馈迅速采购手续简便，反馈迅速不利因素不利因素权责不清权责不清目标冲突目标冲突浪费资源浪费资源权力分撒权力分撒分权式的采购组织适用的
10、采购条件分权式的采购组织适用的采购条件小批量采购小批量采购采购价值低采购价值低市场资源丰富市场资源丰富距离离总部远距离离总部远研发试验物品采购研发试验物品采购临时采购、紧急采购临时采购、紧急采购集权式的采购组织将与采购相关的职权集中于一个部门来执行将与采购相关的职权集中于一个部门来执行为了建设综合物流体系，因而设立一个管理职责用一元化为了建设综合物流体系，因而设立一个管理职责用一元化的组织体系，主要完成生产管制和采购管理等事务的组织体系，主要完成生产管制和采购管理等事务总公司把个分公司的采购权力集中起来，由总公司统一采总公司把个分公司的采购权力集中起来，由总公司统一采购购总公司A公司B公司C公
11、司采购部门职能部门财务生产销售财务生产财务生产有利因素有利因素集中采购，减少采购成本，增强与供应商的谈判能力，容易获得集中采购，减少采购成本，增强与供应商的谈判能力，容易获得价格优惠和优质服务，形成规模经济价格优惠和优质服务，形成规模经济采购功能集中，有利于专业分工、有利于提高效率、培养专业人采购功能集中，有利于专业分工、有利于提高效率、培养专业人才才易于稳定供应商，长期合作易于稳定供应商，长期合作公开采购，减少暗箱操作公开采购，减少暗箱操作不利因素不利因素采购流程长、手续复杂、耗时长采购流程长、手续复杂、耗时长不利于紧急情况和临时采购不利于紧急情况和临时采购采购绩效难以评价采购绩效难以评价适
12、用情况适用情况大宗货物和批量采购大宗货物和批量采购价值较高的物品价值较高的物品技术性的零件部件技术性的零件部件涉及保密的物件涉及保密的物件质量容易出现问题的物品质量容易出现问题的物品向外国采购的物品向外国采购的物品混合式采购组织总公司A公司B公司采购职能采购市场采购市场按物品类别建立按物品类别建立按采购区域建立按采购区域建立按顾客属性建立按顾客属性建立按采购物料的价值或重要性建立按采购物料的价值或重要性建立按采购过程建立按采购过程建立综合结构式综合结构式1.确定采购部门的组织形式确定采购部门的组织形式按采购产品设计组织按采购产品设计组织采购部门采购一科采购二科采购三科原材料机器设备办公用品维护
13、保养按采购地区设计组织采购部门国内采购国际采购西南地区采购东部地区采购中部采购欧洲采购美洲采购按客户属性按客户属性采购部门采购一科采购二科A类客户采购B类客户采购C类客户采购D类客户采购按采购物品价值或影响度大小按采购物品价值或影响度大小物品物品价值价值次数次数承办人员承办人员A70%10%经理经理B20%30%科长科长C10%60%职员职员项目类型项目类型利润影响度利润影响度供应风险度供应风险度采购承办人采购承办人战略品项战略品项高高高高总监总监瓶颈品项瓶颈品项低低高高经理经理杠杆品项杠杆品项高高低低主管主管日常品项日常品项低低低低职员职员ABC分类管理法分类管理法供应定位管理供应定位管理按
14、采购功能设计按采购功能设计采购部门开发资源议价招标稽催履约决定中标比价议标综合结构综合结构采购部内购科外购科材料组备件、办公品组原料组设备组2.比较采购部门组织形式优劣比较采购部门组织形式优劣一贯作业：一贯作业：分段作业：分段作业：一贯作业一贯作业优点：优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；符合规模经济的原则；符合规模经济的原则；与供应商的关系良好；与供应商的关系良好；由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。理效能。 缺点：缺点：一位采购人员负责全部过程的
15、各项作业，工作相当繁复，且无法一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精；专精；采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端；杀大权，难免滋生弊端；采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。采购完成效率偏低。 分段作业分段作业 优点：优点：每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；机会，并提高办事效率；一方面是分
16、工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。缺点：缺点：采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；各自为政，无人负责；各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权决定权 2.比较采购部门组织形式优劣比较采购部门组织形式优劣3.设立采购部门岗位，配置适当人员设立采购部门岗位，配置适当人员设立采购部门岗位设立采购部门岗位 采购经理采购经理 采购科长采购科长 助理助理 采购人员采购人员 确定采购部门人员的数量确定采购部门人员的数量 总经理采购部财务部销售部采购一科采购二科采购员采购员科长助理科长助理采购员采购员采购员会计科核算科市场科调研科总裁总裁/副总裁副总裁采购经理采购经理采购科长采购科长
