归档文件装订方式的调查分析888刘子芳，李艳丽，李留占您的好帮手——《档案界》网站2000年12月，国家档案局发布了《归档文件整 理规则》（以下简称《规则》）行业标准《规 则》以'简化整理、深化检索'为宗旨，对原有的 归档文件整理方法一’立卷'进行了改革，推行 文件级整理，大幅度简化整理中的手工操作⑴但 在近十年的具体实践工作中，归档文件装订方式问 题一直制约着机关档案工作，它不仅没有减轻归档 文件装订的劳动强度，为文档一体化管理提供有力 支持，而且弱化了《规则》推行的“简化整理、深 化检索”的效率宗旨原则对此，笔者谈点自己的 看法，以期引起研究和重视1目前归档文件装订方式的现状2000年国家档案局发布的《规则》中，对归 档文件的装订方式没有作统一要求对此，各省档 案局在制定《规则》实施细则和实施办法时，为便 于本省归档文件装订方式的统一，分别进行了明确 的规定和要求那么，目前归档文件装订方式呈现 一个怎样的状况呢？笔者对福建、湖北、湖南、辽 宁、甘肃、宁夏、陕西、山西、新端、江苏、浙 江、河南等12个省档案局公布的有关归档文件装订 方式的规定与要求进行了调査统计，其具体情况见 下表：\装订省别\套不锈 钢夹缝纫 机絃 装粘 贴燕尾 先三孔 一线不锈 钢订 书＜1档案 袋宁 夏VJ陕 西JJJ山 两JV新 掘JJJ江 苏JJ浙 江JJJ甘 肃J辽 宁福建河 南JJ湖 北J湖 南不作统一要求，推荐使用精制塑料螺钉从表中我们可以看出，在被调杳统计的12个省 中，采用3种以上装订方式的有7个省，占58.33%; 采用2种装订方式的有3个省，占25%;采用1种装订 方式的有1个省，占8-33%;没有对文件装订方式作 统一要求的有1个省，占&33%。
在表中所列9种装订 方式中，采用封套装订方式的有6个省，占50%；采 用不锈钢夹装订方式的有6个省，占50%;采用缝纫 机线装方式的有9个省，占75%;采用粘贴装订方式 的有3个省，占25%；采用三孔一线装订方式作补充 的有4个省，占33%,采用燕尾夹、不锈钢订书钉、 档案袋、精制塑料螺钉装订方式的各1个省，分别占 &33%通过以上分析可以看出，在目前各省规定的 装订方式中，采用2种以上组合装订方式的是主流， 占被调查统计省份的83%以上；在表中所列9种装订 方式中，采用率在25%以上的有5种，分别是缝纫机 线装、封套、不锈钢夹、三孔一线、粘贴，也是目 前较为普遍的归档文件装订方式2目前五种常用归档文件装订方式存在的问 题2.1归档文件装订方式的基本要求笔者认为，归档文件的装订方式•除了符合 《规则》“简化整理、深化检索、提奇工作效率” 的宗旨外，还应考虑归档文件移交档案馆后档案保 耸、保护和管理的原则要求具体来讲，归档文件 的装订应符合以下儿个方面的要求：一•是符合简化 整理、提窩工作效率的要求文件归档方式改革的 主要目的，就是：“理顺文书处理和档案管理商个 环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果， 简化文件整理归档工作，提高工作效益。
⑵作为文 件归档工作组成部分的归档文件装订工作，也应当 符合这一原则要求，做到操作简单、便捷，有利于 文档一体化管理的需要；二是便于档案馆的日常管 理工作归档文件最终的归宿是各级国家综合档案 馆，因此，归档文件的装订方式，要充分考虑移交 进馆后便于档案馆的日常管理需要，避免为日常的 管理工作带来不便，造成不必要的重复劳动；三是 符合档案保护的要求一方面，归档文件装订材料 对归档文件实体要无害，且材料自身不易氧化、腐 蚀，不生虫、霉，不增加归档文件的体积；另一方 面，装订方式对归档文件整体的原貌不具破坏性， 装订后的归档文件牢固、具有可逆性；四是装订成 本低廉，具有良好的适应性2.2五种常用装订方式存在的问题2.2.1缝纫机线装装订方式存在的问题在被调査 统计的12个省中，采用缝纫机线装装订方式的有9个 省，其采用率占五种常用装订方式的首位在具体 的工作实践中，缝纫机线装装订方式存在的主要问 题有三方面：一是不符合《规则》提倡的“简化整 理、提高工作效率”的要求具体表现在装订技术 要求高，操作不简便，基层档案员和文书处理人员 很难掌握，易出故障缝纫机线装装订方式与文书 处理阶段文件的装订方式不一致，需重新拆装，造 成人力、物力和有效工作时间的浪费，不利于文档 一体化管理的推行，工作效率低。
二是对归档文件 实体原貌破坏性大，可逆性不强具体表现在缝纫 机针脚会使归档文件产生撕裂线，造成归档文件的 断裂尤其是需要复印、扫描拆除装订线后，如果 再重新用缝纫机装订，会对归档文件造成更大的二 次伤害三是装订设备价格较高市场上档案专用 缝纫装订机低则儿百元，高则上千元，很难在文书 处理部门和机关档案室同时配备2.2.2封套装订方式存在的问题在被调查统计的 12个省中，有6个省采用了封套装订方式，其采用 率占五种常用装订方式的第二位在具体的工作实 践中，封套装订方式存在的主要问题有三个方面： 一是封套装订方式与文书处理阶段文件的装订方式 不~致，不利于推行《规则》倡导的文档一体化管 理，需重新拆、装二是不便于档案馆的日常管理 和档案保护°其表现是归档文件去除装订后呈散装 状态，牢固性不好，易散失封套自身厚度会增加 归档文件厚度，挤占有限的档案存贮空间，造成“一柜子档案，半柜子封套”现象的出现°三是装 订价格较高目前市场上用80克左右无酸牛皮纸制 成的归档文件封套价每个在0.15-0.18元，这样，每 份归档文件就需增加同样的成本，⑶基层档案室很难 承担起这些费用2.2.3不锈钢夹装订方式存在的问题。
在被调査统 计的12个省中，有6个省采用了不锈钢夹装订方式， 其采用率与封套装订方式并列第二位在具体的工 作实践中，不锈钢夹装订方式存在的主要问题有三 个方面：一是不锈钢夹装订方式与文书处理阶段文 件的装订方式不一致，不利于推行《规则》倡导的 文档一体化管理，需重新拆装同时，也不适宜太 薄、太厚归档文件的装订二是不锈钢夹会增加归 档文件的体积和重量，挤占有限的档案存贮空间和 增大对档案存贮设备及库房楼面承载能力的要求， 不适宜采用微波消毒设备进行档案消毒三是不锈 钢夹价格较高，不经济目前市场上销售的不锈钢 夹价格一般每个在0.35-0.6元，文件归档成本较高 |4|2.2.4三孔一线装订方式存在的问题在被调査统 计的12个省中，有4个省将三孔一线装订方式作为 主要归档文件装订方式的补充，其采用率占五种常 用装订方式的第三位其主要问题有三个方面：一 是归档文件装订方式与文书处理阶段文件的装订方 式不一致，需重新装订，不利于文档一体化管理； 二是速度慢，效率不高，不适宜普通归档文件的装 订，适应性不强从12个省有关归档文件装订方式 的要求中也可以看到，三孔一线装订方式只是适用 于较厚归档文件的装订，是其他主要装订方式的补 充。
2.2.5粘贴装订方式存在的问题在被调查统计的 12个省中，有3个省采用了粘贴装订方式，其采用 率占五个主要装订方式的第四位在具体的工作实 践中，粘贴装订方式存在的问题主要有两个方面： 一是粘贴装订方式与文书处理阶段大量文件的装订 方式不一致，不利于推行《规则》倡导的文档一体 化管理，需重新拆、装；手工操作速度慢，效率不 高二是不利于档案保护的需要主要表现是粘贴 材料易生虫、霉，危害档案的安全；复印、扫描时 归档文件实体不能完整拆除，原貌性遭到破坏，可 逆性不好3对采用不锈钢订书钉装订方式的分析 以上分析可以看岀，五种常用装订方式，除装 订方式自身存在一定不足外，其主要问题是不符合 文档一体化的管理需要，阻断了文书处理阶段与文 件归档阶段自然过渡的装订要求，不利于文件归档 工作对文书处理阶段文件装订成果的吸收.弱化了 《规则》对归档文件整理方法改革的作用那有无 一种同时符合文书处理利文件归档要求的装订方式 呢？在被调査统计的12个省中，江苏省档案局推荐 的对归档文件采用不锈钢订书钉进行装订的方式值 得研究利推广・ eq3.1不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式的 比较按照归档文件装订的儿项技术要求来分析， 不锈钢订书钉装订方式与五种常用装订方式各项技 术指标对比情况见下表：订方式不我订方式缝纫 机三孔一线低消无材虫材箱维文签<料化式档体设低装 成本低低无¥ZT?iW局高微波不宜不宜不宜不宜不n■3(R不利fft通过对比可以发现，在所设定的12项技术指标 要求中，缝纫机线装、封套、不锈钢夹、粘贴等四 种装订方式均有4项技术指标不符合要求，指标不符 合要求率达33.3% ;三孔一线装订方式有3项技术指 标不符合要求，指标不符合要求率达25%,而且只 是适合较厚归档文件的装订；不锈钢订书钉装订方 式有1项技术指标不符合要求，指标不符合要求率 仅有&3%。
对比分析结果显示，不锈钢订书钉装订 方式与五种常用装订方式相比，除了不适宜微波消 毒外，其他各项技术指标均符合要求，具有明显的 优势3.2采用不锈钢订书钉装订方式的可行性相对于 五种常用装订方式来讲，采用不锈钢订书钉装订方 式不仅具有明显的优势，而且具有一定的可行性 其可行性主要表现在以下几个方面：一是装订方式 更易被机关文书处理人员和机关档案员双方接受 目前采用的五种常用装订方式与文书处理阶段文件 的装订方式是不一致的，造成机关文书处理人员与 档案员之间互不“买账”，导致文书处理阶段对文 件的装订成果不被机关档案员采用，进而形成人 力、物力和财力的浪费采用不锈钢订书钉装订方 式后，既满足了文书处理阶段对文件运行和管理的 需要，又符合归档文件的装订方式，满足机关档案 管理的需要，促进机关文档一体化管理的实现二 是离质蜀、标准化不锈钢订书钉装订材料的问世，为实行不锈钢订书钉装订方式提供了物质保证 2000年国家档案局发布《规则》时，国内尚没有 符合《规则》要求的不锈钢订书钉产品因而，国 家档案局在当时装订材料没有明显优势的情况下， 对归档文件的装订方式没有进行统一的规定《规 则》发布后，江苏省档案局首先开始推荐使用由该 局监制的不锈钢订书钉装订材料，其他一些地方也 开始效仿江苏的做法，采用不锈钢订书钉来装订归 档文件。
十年来，不锈钢订书钉的生产技术、产品 质量不断提高2005年QB/T1151—2005订书钉 标准的颁布，使不锈钢订书钉的产品质量和生产技 术纳入了标准化管理目前，不锈钢订书钉装订材 料已不再是稀有物品，如果国家档案局在各地已有 研究成果的基础上，对不锈钢订书钉的产品质量作 进一步的研究开发，则全面推广不锈钢订书钉装订 方式就会取得重大的进展三是装订成本低廉，适 宜作为归档文件装订方式大面积推广目前市场上 销售的100%不锈钢统一标准型订书钉价格为每枚 0.0035-0.0048元，装订设备采用普通的订书机即 可，每份归档文件的装订成本不足1分钱°相对于缝 纫机高昂的设备成本，封套、不锈钢夹几角钱的装 订材料成本来说，可谓微不足道而且，随着不锈 钢订书钉的大批量生产利销售，其价格还有进一步 的下降空间低廉的装订成本优势，势必为不锈钢 订书钉装订方式的大面积推广提供可能四是装订 技术简单、工作效率离，为不锈钢订。