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1、高校知识产权档案管理规范对策高校知识产权档案管理规范对策 本文简介：【摘要】知识经济时代，高校在组织教学和科研工作过程中获得大量研究成果。高校档案馆作为知识储备及保护的重要部门，在知识产权档案管理过程中需要采取积极措施加强管理，使高校的各项研究成果在规范化的管理工作中服务于人们的需求，保障高校的知识产权。【关键词】高校；知识产权档案；管理规范知识产权“指的是法人、公高校知识产权档案管理规范对策 本文内容：【摘要】知识经济时代，高校在组织教学和科研工作过程中获得大量研究成果。高校档案馆作为知识储备及保护的重要部门，在知识产权档案管理过程中需要采取积极措施加强管理，使高校的各项研究成果在规范化的管
2、理工作中服务于人们的需求，保障高校的知识产权。【关键词】高校；知识产权档案；管理规范知识产权“指的是法人、公民和其他的社会组织,通过智力劳动所创造出的成果，这些成果较大的价值（有的具有很高的商业价值），这些信息是属于人民依法享受的一项民事权利”1。高校作为人才培养的重要场所，同时也吸纳大量的人才，在实践工作中积极参与相关的科研项目研究，获得许多研究成果。这些知识产权成果需要高校档案管理人员加强管理，一方面保障科研项目材料的真实性，另一方面防止科研成果遭到损坏。高校档案管理人员需要采取良好的措施加强对相关科研材料的管理，以更好地服务师生。一、高校知识产权档案的管理范围实践管理工作中，可以将知识产
3、权档案划分为如下四种类型：（一）专利档案专利档案主要是研究人员结合自身的学科性质以及特征所研究出的成果，这些成果由研究人员自主申请并获得专利认可。对于这类知识产权的档案信息管理工作而言，档案管理人员需要统一设计管理模式，保障专利档案信息的真实性。此外，管理人员在收集专利档案信息过程中还需要注意保存方式，尤其是一些特殊的专利，需要优化信息的收集工作，切实保障档案信息的完整。（二）商标档案商标档案指的是研究人员通过深入研究不同的商品，或者构建自己的商品而设计的商标，这一过程中所形成的具体信息都可以将其作为重要的档案资料存放。档案管理人员在管理这类知识产权档案过程中主要注意控制好质量，即商标的价值，
4、防止其受到其他因素的干扰2。（三）版权档案版权档案指的是研究者在研究工作中所得到的成果，如著书等。这类型的档案信息包含研究者的信息、研究过程以及研究成果，其中研究成果展示的方式各不相同。因此，对于这类档案信息的管理工作而言，档案管理人员需要重视保护其成果，一方面尊重研究者的劳动成果，另一方面要防止版权档案受到损害。（四）商业秘密档案当前，许多高校都积极推进创新创业工作，其中不乏学生的创新创业研究成果。例如在设计创业方案中，以学生独特的视角掌握商机，并且形成专业的商业机密。档案管理人员在保护这类档案信息过程中也需要做好相关的工作，尤其是防止该商业机密的泄漏。二、高校知识产权档案的特点高校教学和研
5、究人员积极从事科研工作，在研究过程中获得许多研究成果，这些成果属于知识产权的范畴。为了保障研究成果不受到损害，档案管理人员需要采取积极措施加强管理。在管理工作中，档案管理人员需要明确知识产权档案所具有的特征。（一）责任主体的唯一性在科研工作中，知识产权具有自身独特的价值，高校在管理档案过程中需要明确产权的主体，通常情况下知识产权档案都具有明确的责任主体。责任主体的唯一性指的是高校知识产权档案的主体是“高校”，而不是内部的相关职能部门及管理人员，而且该责任主体具有唯一性，高校作为一个独立的法人应强化其主体意识、责任意识，切实履行好作为知识产权权利人所应承担的包括及时整理收集知识产权文件材料等方面
6、的职责。因此，在知识产权档案的管理工作中，档案管理人员需要掌握责任主体唯一性这一特征。（二）归档分类的有限性高校知识产权档案信息在归档方面具有有限性的特点。所谓有限性，指的是高校知识产权归档范围仅限于高校进行知识产权专业活动中直接形成的诸如专利申请、软件登记、商标注册等方面的资料集合，不包括与知识产权档案活动有关联但又与知识产权专业活动不产生直接关系的文件材料的内容，比如高校知识产权档案管理制度文件、宣传材料等。档案管理人员需要严格按照科研信息的分类情况做好归档工作，从而有序开展知识产权档案信息的管理工作。（三）法律效用的证据性知识产权档案信息还具有另一个重要的特点，即从法律角度分析，其具有证
7、据性。因此，档案管理人员在收集、归档以及处理档案信息过程中需要保持严谨的工作态度，从收集科研信息到最终的归档工作都严格遵照保证证据的真实性、时效性的原则，保障知识产权档案信息的完整可靠。三、高校知识产权档案归档时存在的问题（一）知识产权档案意识薄弱多年来，档案工作在有些领导和科研人员心目中一直被视为辅助性工作，各级领导只关注科研工作的执行，对知识产权材料的形成、积累和作为档案归档保存却重视不够。表现为科研实验原始记录不规范，科研装置图纸不齐全，科研报告不完整等等，结果不仅对科研实验工作本身不利，同时也给知识产权档案保存造成不可弥补的损失，给很多科研工作的继承和延续留下了隐患。（二）缺少核心内容
8、导致知识产权流失当前，一些高校科研部门存在只重视知识产权成果的推广实施，而忽视知识产权材料的形成、归纳积累和向档案部门移交归档的情况。有的分解档案材料，只移交一般性材料而将关键性材料留下；更有个别科研人员将知识产权成果据为己有，损公肥私，影响了学校正常的经济秩序和科研秩序；还有的将科研报告中核心内容用自己设定的代码代替，严重影响了科技档案的完整性与高质量，也丧失了档案的实际价值效用，不利于后期查考利用，不利于技术储存和成果转化。（三）复印件过多导致知识产权档案名存实亡受市场经济发展影响，个别科研人员在实践工作中会假借研究工作需要而去档案馆复印相关材料，加上档案管理工作本身存在漏洞，许多科研资料
9、被多次复印，从而导致知识产权档案的管理工作陷入“名存实亡”的局面。除此之外，由于档案管理工作不力，个别人员通过投机取巧的方式套用科研材料，如直接将他人的研究成果和数据化用在文章中，违背科研工作的诚信和严谨。这些问题也折射出在知识产权档案的管理工作中需要采取更加有力的措施加强管理，保障知识产权档案的真实性以及权威性3。（四）缺乏产权档案监督的有效机制对于知识产权归档材料不按时归档、归档不齐全、甚至全部材料都没有归档的情况，档案部门除了一再催促，没有任何有效的制约措施。因为即使档案部门制定了一些制约措施，但得不到科研部门的支持和配合，也是无法执行的。当前的制度对存在的一些问题处理起来操作性不强，有
10、的只是轻描淡写，或者以批评、检查代替处罚，缺乏档案行政管理部门的监督和制约力度。四、提高高校知识产权档案管理的对策在高校中，知识产权档案属于十分重要的财富，档案管理人员需要加强对这些材料信息的管理，保障知识产权档案信息不受损害，让科研人员在实践工作中获得应有的尊重，尊重他们的智力劳动成果。针对当前档案信息管理中所出现的各种问题，可以从以下四个方面加以改进，切实提高知识产权档案管理质量。（一）统一管理，落实责任高校档案管理人员在实践工作中需要对所有的知识产权档案信息进行集中化的统一管理，这样能够真正将档案管理相关工作落实在具体的岗位中，从而提升知识产权档案信息的安全性。在工作中，档案管理人员需要
11、保证所归档资料与具体科研活动数据完整一致，同时要结合科研具体情况加强管理和监督4，以保障后续归档的科研成果资料的真实性。除此之外，科研活动所得到的成果，有的可以通过文字方式记录，有的难以通过文字记录，此时需要安排专业的档案管理人员进行数字化处理，这样才能全面地、客观地保存科研信息，形成完整的科研信息档案。（二）完善规章制度在高校的知识产权档案管理工作中，档案管理人员需要积极参照相关的法律法规完善当前管理的规章制度，让档案工作有法可依。第一，参照档案法规有关的条款明确高校档案工作的具体内容，并且对查阅档案的事宜做出具体的规定；第二，知识产权档案还属于知识产权范畴，档案管理人员在管理工作中还需要细
12、化规定，强化高校科研人员知识产权保护意识，明确科研成果的价值，充分保护科研的综合价值不受侵害；第三，在处理交易纠纷问题中参照我国相关的法律办事，如技术合同法、经济合同法等，保障一切经济活动有序在法律法规的引导下开展，提升知识产权档案管理的质量5。（三）健全管理体系知识产权档案是知识产权所有单位档案的重要组成部分，因此，各单位应当依法将知识产权档案管理纳入本单位档案综合管理体系，并把知识产权文件材料的形成、积累与归档纳入本单位内部相关部门、岗位的管理、计划和考核中，加强统一领导，明确归档要求，改善保管条件，提高管理水平。要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密、利用等各项管理制
13、度，并严格抓好落实。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何人不得据为己有。要进一步明确知识产权档案工作中知识产权保护的方向，为知识产权档案工作的优化完善奠定坚实基础。（四）创新管理手段在当前知识产权档案管理工作中，档案管理人员可以将大数据时代发展所带来的便利积极运用在管理工作中，创新档案管理工作的方式方法。例如云技术，将其运用在知识产权档案管理工作中，一方面可以将高校档案中的知识产权资料进行数字化处理，从而保障知识产权档案信息不受损坏，另一方面通过云技术能够提升知识产权档案的准确度以及科学性。因为云技术能够很好地“记录”信息，如人们查阅知识产权档案的信息情况，包括时间和时长等，都可以在日志中
14、得到很好地体现，对提升知识产权档案的使用效率具有良好的促进作用。（五）协调保护与利用之间的关系高校科研信息属于重要的知识产权，在管理工作中需要高度重视，以保障科研信息的安全性以及真实性。第一，档案管理人员结合知识产权档案管理的制度（上文已论述）办事，即对于利用档案信息需要按照相关的流程办事，防止科研信息泄漏；第二，优化档案管理的保护工作，如上文提到的创新管理手段，借助当前先进的技术提升档案信息的管理效率，保障档案信息的安全，保障知识产权档案不受损害。同时，档案管理人员还需要处理好保护知识产权档案信息与利用之间的关系，使得研究成果可以更好地发挥其服务的作用。在知识产权档案管理工作中，档案管理人员
15、需要积极发现知识产权档案管理所面临的问题，结合学校的具体情况制定出可行的管理方案，保障高校科研工作的顺利进行，保障科研成果以及科研资料的真实完整。此外，高校档案管理人员还需要在实践工作中积极创新管理手段，不断提升知识产权档案管理的效率，使得高校的各项研究成果可以在规范化、先进的管理模式下得到有力保护，让每一位科研工作者的努力成果得到应有的尊重。【参考文献】1田红磊.高职院校科研管理数字档案馆构建策略研究J.工业技术与职业教育,2021,16(03):54-56+79.2赵伟,杨燕.富媒体技术在以知识管理为模型的高校科研作者：沈晶 单位：广东开放大学高校知识产权档案管理规范对策 第 9 页 共 9 页
