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1、项目工程文件管理程序一、公司文件管理宗旨：清晰完整 传递流畅 查找迅速 简捷合理二、工程文件类别（一）工作文件：由某责任方向另一责任方进行信息交流的文件。这类文件表达该责任方在执行合同过程中的问题、情况和意见。主要有以下几种：文件、函件、传送单、会议纪要、备忘录、合同等。如“总包工地指示”“工作信函”等的文件。工作文件固定格式有：1. 总包工地指示（详见附件1） 2. 材料/样品/技术资料审批表（详见附件2）3. 传送单（详见附件3）4. 罚款通知单（详见附件4）5. 图文传真（详见附件5） 6. 会议纪要（详见附件6）7. 内部联络单（详见附件7）8. 请求确认单（详见附件8）YXJ / L
2、J / YLH / zjh项目经理工程经理部门经理起草人签名栏格式： （二）城建档案：由某责任方针对工程实体所作的记录、检测资料，即：使用由深圳市建设局监制、深圳市城建档案馆印制的表格填写的文件资料，即带有“深施综” 、“深施记” 、“ 深施监统” 等标记的文件资料。还包括：设计图纸、修改通知单，等。城建档案表格类型及其责任方（共八类）序号类型责任方单位代码填写方原件保存方1综合用表总包监理代码分包总包2监理用表总包分包总包3单位、分部工程质量验收记录总包总包总包4分项工程质验收记录分包分包分包5现场施工记录用表分包分包代码分包分包6材料出厂合格证和检测报告分包分包总包7工程试验报告分包分包总
3、包8综合资料分包分包出具总包（三）图纸：泛指所有收到的图纸、图纸变更。（四）施工图：已分辨并标识可用于施工的图纸。（五）标准规范和标准设计图纸：由国家或地区颁布的工程标准规范图集和法律法规。三、注意事项1.凡是盖受控章的文件，未经项目经理批准，任何人不得擅自对外借阅，或带离公司。对外文件必须请对方签收，或打印“传真报告”。2.起草人应亲自找项目经理签署文件，与工程实体相关的工作文件和城建档案及收发登记必须使用耐水性强的的黑色签字笔签名和书写打印。四、编号（一）工作文件的编号发文档号：xxxx / / Dxxxx收文档号：xxxx / xxx / Rxxxx工作文件编号一览表例如：主送“华润（深
4、圳）有限公司”信函 G201/DXXXXG201：表示此文件属于“华润中心”，且已中标300：表示此文件为“项目信函”.E01：表示此文件主送“华润（深圳）有限公司”DXXXX：表示此种文件的流水号（二）城建档案的编号（以深圳地区为例）编号： xxxx / / Dxxxx城建档案编号一览表例如：验收申请表 G201 / / D0145G201：表示此文件属于“华润中心”，且已中标JA15：表示此文件为“验收申请表”N20：表示此文件由“深圳市拓朴建材有限公司”分包单位上报DXXXX：表示该单位此种文件的流水号注：代码在深圳地区恒定不变五、文件控制流程（一）工作文件流程阶段步 骤质量要求责任人收
5、到工作文件第1步在来文上加盖收讫章和FILE章,编写收文档号在右上角文员第2步复印一份,加盖传阅章,给项目经理（不用签收）传阅章盖在空白处第3步复印给各相关部门负责人（不用签收）内容清晰完整第4步在工作文件收文簿中登记内容清晰完整第5步将该文件的原件按来文单位归类存档数据登记齐全第6步按项目经理批示,在传阅章上请执行者和知会人签字,第7步各有关传阅人和执行人签阅和反馈信息后，再汇集至项目经理处第8步传阅工作闭合,传阅件按流水号排列存放发放工作文件第1步起草人应亲自找项目经理签署文件，文员第2步在原件上加盖FILE章在右上角第3步复印一份,加盖传阅章,给项目经理（不用签收）传阅章盖在空白处第4步
6、按需要复印若干份,给收文单位（必须签收）内容清晰完整第5步扫描文件存档,发送给各部门负责人（不用签收）内容清晰完整第6步在工作文件发文簿中登记发文档号等数据数据登记齐全第7步将该文件按收文单位归类存档第8步按项目经理批示,在传阅章上请执行者和知会人签字,第9步传阅工作闭合,传阅件按文件种类和流水号排列存放（二）图纸流程阶段步 骤质量要求责任人收发图纸第1步在每份图纸（包括传真件和复印件）上加盖收讫章和FILE章,编写收文档号在图标处，文员第2步复印图纸给各部门负责人（签收）内容清晰完整第3步将电子文件存档,发送给各部门负责人（不用签收）内容清晰完整第4步在图纸收发登记簿中登记数据登记齐全第5步
7、请工程师填写图纸分配表归类明确第6步按图纸分配表复印若干份,发放给需图单位简洁第7步整理有效图纸清单和作废图纸清单档案员第8步将该图纸按出图单位归类存档内容清晰完整第9步在留言板上公布收到图纸的图号图名版次份数数据登记齐全第10步在图纸上作出修改和作废标志及时正确工程师（三）城建档案流程阶段步 骤质量要求责任人第一阶段由分包单位提交城建资料（同时提供电子版文件及目录）目录齐全文员第1步收到分包提交的原件,编号,在城建档案收发登记薄中登记数据登记齐全第2步按城建档案责任部门列表,将资料发放给相应部门负责人(不用签收)正确第3步相应部门制作检验试验台帐和工序检验台帐台帐数据齐全档案员第4步请项目部
8、相关人员签字，盖章签黑字盖红章工程师第5步知会文员将资料发放给监理,跟踪监理签字,登记应为第一时间发送工程师第二阶段由监理单位传送给建设和设计等相关单位签字盖章原件三份均签黑字盖红章监理第三阶段监理单位向建设和总包单位发放城建资料建设和监理及总包各留原件一份监理第四阶段由总包单位向分包单位发放城建资料第1步在监理用表和综合用表上加盖收讫章和FILE章,登记，工序检验记录和质保资料不盖章。数据登记齐全文员第2步按城建档案责任部门列表,将资料发放给相应部门负责人（不用签收）正确文员第3步总包为责任方的资料,按文件种类存放归档齐全文员第4步分包为责任方的资料，知会文员全数发放给指定的分包单位在第一时
9、间工程师第5步存档，登记严格执行工程师指令文员向各个单位发送城建资料时，必须在“在城建档案收发登记薄”中随时登记（四）图纸所有收到图纸必须存放在图纸柜内，并将所有图纸作出标识，作废图纸放在图纸柜最下一格。并建立有效图纸清单和图纸修改登记表。（五）标准规范和标准设计图纸购置申请必须经部门经理审核，项目经理批准。并作有效文件目录、作废文件目录和发放记录及购置帐目。（六）收发文簿（目录）的内容收发文簿和目录表必须建立电子版，目录格式=收发登记簿格式，目录由收发登记簿经整理后生成。目录必须每日更新。1.工作文件收文簿收文日期时间/来文单位/来文编号/收文档号作文件发文簿（按单位代码分类）发文日期时间/
10、去文单位/发文档号/文件日期/文件题名/起草人/收件人3.城建档案收发登记薄（按单位代码分类）文件日期/发文档号/文件名称或工程部位/发给监理日期份数签收人/发给分包日期份数签收人/我司归档日期和份数4. 图纸收发登记簿（A3幅面）（按单位代码分类，各个单位签收栏可以无限增加）收图日期时间/图纸日期/图号/版次/图纸名称/设计单位/需图单位/签章情况/各个单位签收栏5.借阅登记簿序号/借阅部门/借阅人和日期/归还人和日期/编号/名称/数量/备注（三）施工方案编制、报审流程（详见附件9）（四）工程施工联系单控制流程（详见附件10）（五）变更指令控制流程（详见附件11）（六）施工图控制流程（详见附
11、件13-1、13-2、13-3）六、项目印章（印章样式详见附件12）（一）盖章权限除项目章外，其余章均在公司通用，文件所盖的章必须集中盖在文件右上角，图纸所盖的章必须集中盖在图标处，且不得遮盖原图内容，收到图纸每一页必须盖收讫章。且不得遮盖原图内容。文员工程师收文时按实际情况收讫章修改章“FILE”章即原件章作废章传阅章受控章发文时参考章“FILE”章即原件章急件章传阅章传真发出章项目部公章（二）印章详解代号名称文本状态收讫章外来文件“FILE”章即原件章文件正本传阅章经项目经理指示时传真发出章发送传真时修改章文件被修改时作废章文件被作废时受控章文件受控时参考章文件仅供参考时项目部公章文件中指
12、明必须盖项目公章时急件章必须在第一时间发出的文件七、保存方法（一）存放实物位置格式夹（盒）中每一页资料还应用铅笔在表右上角标出页码并在目录中注明页码，以便查找。工作文件用文件夹保存，城建档案用档案盒保存，设计图纸用档案盒保存。按实际情况扫描归档。工作文件outgoing建设单位监理单位设计单位顾问公司供 应 商自有分包指定分包政府部门incoming建设单位监理单位设计单位顾问公司供 应 商自有分包指定分包政府部门城建档案综合用表监理用表验收表格验收汇总总包单位分项验收材质报告检验试验施工记录综合资料分包单位（二）存放电子文件位置格式：电子版文件名称格式：文件编号主要内容起草人例：“300-E02-D514关于二层阁楼式货架区的灯具安装问题YZH”“Z16-S02-D135图纸疑问（建筑部分）WWK”参考资料部门文件Gxxx-X项目目录Public（Y:）Gxxx-X项目文件工作文件种类名称每一种文件的具体内容城建档案种类名称每一种文件的具体内容材料进场检验试验设计图纸深化图纸综合用表监理用表工序检验竣工验收每一种文件的目录每一种文件的目录工作目录城建目录书籍图集目录八、文件管理要点（一）发文1我司工程管理文件起草人和各级经理签署事宜详解草拟人起草，交由文员打印（或自行打印）打印人校对，起草人审核，无误后在落款处自己名字上标记确认。由起草人交部门主管审查，同意后主管在落款处
