《秘书基本知识讲座(PowerPoint 72页)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书基本知识讲座(PowerPoint 72页)（74页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 主讲：刘文卿主讲：刘文卿 （温州职业技术学院）（温州职业技术学院）专业专业平台平台秘书秘书业务业务档案管理档案管理档案管理档案管理会议策划会议策划会议策划会议策划文书工作文书工作文书工作文书工作办公事务办公事务办公事务办公事务会议组织会议组织会议组织会议组织领导服务领导服务领导服务领导服务一、文书工作一、文书工作工作环节工作环节撰写撰写印制印制办理办理保管保管正式公文（党的公文、行政公文）正式公文（党的公文、行政公文） 如：通知、通报、函、会议纪要、请示如：通知、通报、函、会议纪要、请示事务文书事务文书 如：总结、计划、简报、讲话稿如：总结、计划、简报、讲话稿业务文件业务文件 如：合同、报表
2、、招投标书、商务函电，如：合同、报表、招投标书、商务函电， 人事文件、技术文件等人事文件、技术文件等1.党的机关公文格式规范党的机关公文格式规范2. （1）关于文头）关于文头正式文头正式文头中共中共委（员会）文件委（员会）文件中国共产党中国共产党委员会（委员会（ ）中共中共委办公室文件委办公室文件中共中共委办公室（委办公室（ ） 无正式文头（便函）无正式文头（便函）瓯委20053号至版心上至版心上边缘边缘25mm约占页面约占页面1/3强强只适用于下行文（较为重要的），只适用于下行文（较为重要的），不用于上行文和平行文不用于上行文和平行文 瓯委20053号约占页面约占页面1/4通知通知一般性的行
3、文，如事务性通知；一般性的行文，如事务性通知；主要用于上行文和平行文主要用于上行文和平行文 瓯委20053号约约3CM便函：非正式行文；便函：非正式行文；常用于不相隶属机关之间商洽一般事项常用于不相隶属机关之间商洽一般事项 。（2）关于文面排版）关于文面排版页边距页边距文号文号日期格式日期格式用印要求用印要求附件标注与附件位置附件标注与附件位置页码页码2. 转发与翻印的问题转发与翻印的问题温州市人民政府办公室如何转发？温州市人民政府办公室如何转发？平阳县人民政府如何进行再一次转发？平阳县人民政府如何进行再一次转发？水头镇政府能否继续转发？水头镇政府能否继续转发？浙江省人民政府办公厅浙江省人民政
4、府办公厅关于加强防雷减灾工作的紧急通知关于加强防雷减灾工作的紧急通知温州市人民政府办公室温州市人民政府办公室转发浙江省人民政府办公厅转发浙江省人民政府办公厅关于加强防雷减灾工作的紧急通知关于加强防雷减灾工作的紧急通知文件中共瓯江镇党委文件中共瓯江镇党委20122012年工作要点年工作要点如何印制？如何印制？3. 关于公文主题词标引的规范化问题关于公文主题词标引的规范化问题主题词：主题词：建设建设 平安校园平安校园 意见意见武夷山市教育局武夷山市教育局关于建设关于建设“平安校园平安校园”的实施意见的实施意见主题词：主题词：中小学中小学 校园校园 治安治安 意见意见范畴范畴问题问题文种文种4. 关
5、于关于“请准函请准函”的使用问题的使用问题行文关系行文关系非隶属关系非隶属关系隶属关系隶属关系不相隶属关系不相隶属关系业务指导关系业务指导关系平级关系平级关系上行文上行文下行文下行文5. 文件的归档文件的归档关键：分类方案的编制关键：分类方案的编制年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限年度年度保管期限（小单位、文件少）保管期限（小单位、文件少）整理方法：整理方法：传统：组卷（以案卷为保管单位）传统：组卷（以案卷为保管单位）提倡：按提倡：按“件件”整理整理二、办公室事务二、办公室事务 (一）日程安排日程安排 . .领导日程安排的内容领导日程安排的内容（）各种接待、约会。（）各种接待、约
6、会。（）商务旅行活动。（）商务旅行活动。（）参加各类会议。（）参加各类会议。（）到车间进行实地检查或指导。（）到车间进行实地检查或指导。（）组织的各类重大活动的安排。（）组织的各类重大活动的安排。（）领导私人活动的安排。（）领导私人活动的安排。. .日程安排的基本要求日程安排的基本要求（1 1）统筹兼顾）统筹兼顾 （2 2）安排规范）安排规范（3 3）效率原则）效率原则 （4 4）突出重点）突出重点（5 5）留有余地）留有余地 （6 6）适当保密）适当保密（7 7）事先同意）事先同意 3. 3.日程安排的形式日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表年计划表、月计划表、周计划表、日程
7、表 4. 4.注意的事项注意的事项编写要留有余地。编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。对已处理完的工作，一般应注明结果。( (二二) ) 约会安排约会安排 1. 1.约会安排的基本原则约会安排的基本原则（1 1）配合领导的时间表）配合领导的时间表（2 2）分辨轻重缓急分辨轻重缓急（3 3）酌留弹性）酌留弹性 （4 4）以需要为准，以适度为宜）以需要为准，以适度为宜（5 5）
8、适当分担，各就其宜）适当分担，各就其宜（6 6）内外兼顾）内外兼顾 2.2.约会安排的方法约会安排的方法 预先安排约会活动预先安排约会活动记好日历和备忘录记好日历和备忘录提醒领导准时赴约提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作做好约会前后的服务工作 3.3.约会安排的方式约会安排的方式 p电话约会电话约会 书面约会书面约会p当面约会当面约会 约会卡片约会卡片 4. 注意事项注意事项适当保密；适当保密；处理好变更的约会；处理好变更的约会；在早上要预留一小时的时间处理日常工作；在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；尽量不要在星期
9、一的早上安排上司的约会； 外出拜会他人，应该预留路途时间；外出拜会他人，应该预留路途时间； 安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。 1. 1.时间管理的分类时间管理的分类一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。由支配的时间。（三） 秘书时间管理秘书时间管理 (重要程度重要程度) B A 很重要，但不紧急很重要，但不紧急 很重要，也很紧
10、急很重要，也很紧急 (紧急程度）紧急程度） D C 既不重要，也不紧急既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要很紧急，但不重要 时间表编制时间表编制 全年预计时间表全年预计时间表; ; 每月预订时间表每月预订时间表; ; 每周预订时间表每周预订时间表; ; 每日预订时间表每日预订时间表; ; 单项重要工作事项预订表。单项重要工作事项预订表。第二季度会议时间表第二季度会议时间表（2009.46） 月 份周 次四五六一北京：4/10 香港休假二上海：4/17 西安休假三周三：推介会（主会议室）周一：面试导游（1会议室）四周一：经理办公会议 时间表的编制方法时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期。
11、根据需求确定编制时间的周期。 收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 按照时间顺序将任务排列清晰。按照时间顺序将任务排列清晰。 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一个活动安排写在工作日志上：个活动安排写在工作日志上：上午举行镇长办公会议，所
12、有的领导都参加。上午举行镇长办公会议，所有的领导都参加。上午给参加上午给参加XXXX仪式并讲话。仪式并讲话。中午与中午与A A公司的董事长共进午餐。公司的董事长共进午餐。下午前往下午前往B B公司拜会市场开发部的领导高公司拜会市场开发部的领导高XXXX。 下午与下午与XXXX镇参观团座谈。镇参观团座谈。小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停了一突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：会才拿起话筒问到：“请问你找谁请问你找谁?”?”对方回答说找对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒
13、递给邻桌的刘秘书说：老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮没有你要找的那个刘天亮!”!”说罢就挂断了电话。原说罢就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要
14、找刘秘书，结果造成了这场误会。为要找刘秘书，结果造成了这场误会。（四）电话管理（四）电话管理 1. 接听电话接听电话听到铃声马上拿起话筒听到铃声马上拿起话筒问候并自报家门问候并自报家门确认对方确认对方记录并商谈有关事项记录并商谈有关事项复述、确认要点复述、确认要点道别、挂机道别、挂机整理记录整理记录 在你的办公在你的办公桌上，放有电桌上，放有电话记录簿吗？话记录簿吗？2. 拨打公务电话拨打公务电话准备通话提纲准备通话提纲核查电话号码核查电话号码拨出电话拨出电话问候并自我介绍问候并自我介绍确认对方陈述内容确认对方陈述内容复述通话内容复述通话内容道别、挂机、整理记录道别、挂机、整理记录接打电话的原
15、则与要求接打电话的原则与要求表达规范、正确表达规范、正确礼貌热情，语气清晰和婉礼貌热情，语气清晰和婉语言简洁、高效语言简洁、高效保密保密注意时间注意时间当某人就某一问题打电话前来咨询，可当某人就某一问题打电话前来咨询，可你却不了解情况，你应该如何回答对方你却不了解情况，你应该如何回答对方？ “实在对不起，这个问题我不太清楚，实在对不起，这个问题我不太清楚，但但XX部知道。我帮你转到服务部问问，部知道。我帮你转到服务部问问，好吗？好吗？” 当你给他人打电话时，你并不确定对方是当你给他人打电话时，你并不确定对方是否具有合适的通话时间，为了向对方表明尊否具有合适的通话时间，为了向对方表明尊重他们的时
16、间，你应该如何说？重他们的时间，你应该如何说？您现在接电话方便吗？您现在接电话方便吗？您现在忙吗？您现在忙吗？您现在有时间与我谈话吗？您现在有时间与我谈话吗？这个时候给您打电话合适吗？这个时候给您打电话合适吗？您能抽出点时间听听我的话吗？您能抽出点时间听听我的话吗？接打电话的技巧接打电话的技巧 （1 1）接听电话的技巧接听电话的技巧 要仔细倾听对方的讲话。要仔细倾听对方的讲话。 避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。 对方声音不清晰时，应该善意提醒。对方声音不清晰时，应该善意提醒。 转接电话，转接电话， 要分清情况，恰当处理。要分清情况，恰当处理。 如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。部分，力求准确无误。 谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。电话记录单电话记录单来电时间紧急接话人留言人对方单位留言人电话将再来电请您回电留言内容处理意见（2 2）拨打电话的技巧）拨打电话的技巧理清自己的思路理清自己的思路立即表明自己的身份立即表明自己的身
