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1、 第四章 秘书的 办文工作 主要内容主要内容文书的概念文书的概念 、种类、种类公文的行文关系、方式、规则公文的行文关系、方式、规则 公文的体式公文的体式公文办理的程序公文办理的程序 文学作品（教化性）文学作品（教化性）文章文章 公务应用文公务应用文 通用文书通用文书 法定公文（三厅文件规定）法定公文（三厅文件规定） （任何领域）（任何领域） 事务文书事务文书 应用文应用文 专用文书专用文书 科技文书科技文书 （实用文）（实用文） （特定领域）（特定领域） 经济文书经济文书 实用性实用性 法律文书法律文书 私务应用文私务应用文 记录性文书（如日记、自传等）记录性文书（如日记、自传等） 交流性文书
2、（如书信、慰问信、表扬信等）交流性文书（如书信、慰问信、表扬信等） 4.11.通用公文v指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书实行统一管理的文书即即公务文书公务文书。根据国务院。根据国务院2000年年8月月24日日发布的发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行规定，我国行政机关现行公文有公文有13种种。v分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。纪要。2
3、.专用公文v是指在一定工作部门或一定业务范围内使用是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。的文书。v如外交文书中的照会、外交声明；如外交文书中的照会、外交声明；v司法文书中的诉状、答辩书、判决书；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；v经济活动中的市场调查与预测报告、经济活经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；动分析报告、质检报告、财务分析报告；v另外还有军事专用文书、科技专用文书等。另外还有军事专用文书、科技专用文书等。3.常用事务文书v是指机关、企事业单位和团体在日常工作和是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。事
4、务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。v如如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明情况说明等等。等等。v有些情况下有些情况下即可为公用也可为私用即可为公用也可为私用。v机关事务文书多在内部使用，必要时也可上机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。报或下发。这种情况下多和公文联用。法定公文和事务文书的重要区别法定公文和事务文书的重要区别1.1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章法定公文是国家政府和有关部门用法规规章所规定的文书。所规定的文书。2.2.最关键的区别：最关键的区别： 法定公文才能作为法定公文才能作为“文
5、件文件”的正文；的正文； 而事务文书只能作为附件。而事务文书只能作为附件。（四）秘书做好文书工（四）秘书做好文书工作应遵循以下基本原则作应遵循以下基本原则v(1)准确无误准确无误这是对文书工作的质量要求，这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。准确无误包括：文书也是第一位的要求。准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确；文撰制中内容上的准确和形式上的准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书办理过程尤其是书办理过程尤其是拟办意见拟办意见要准确。要准确。v(2)及时迅速及时迅速这是对文书工作的时效要求。这是对文书工作的时效要求。v(3)安全保
6、密安全保密这是对文书工作的可靠性要求。这是对文书工作的可靠性要求。安全原则包括两方面的含义，一是指政治上安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密；二是指文的安全，即保守文件内容的机密；二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。书物质上的安全，即保证文件完好无损。v(4)力求精简力求精简这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。v(5)集中统一集中统一这是对文书工作的组织要求。v(6)党政分开党政分开这是对文书工作的政治要求。4.2公文的行文关系、方式、规则公文的行文关系、方式、规则 (一一)公文的行文关系公文的行文关系v行文关系
7、，是指根据组织关系和职权范围而行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系确定的公文的授受关系。v行文关系主要有三种：行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文上行文、下行文、平行文1.上行文上行文u上行文就是指下级机关、下级业务部门向它上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。发送的公文，是自下而上的行文。_具有隶属关系具有隶属关系_下级机关报送给上级机关的文书。下级机关报送给上级机关的文书。v上行文可分两种情况上行文可分两种情况一是一是逐级上行文逐级上行文，用以向直接上级行文
8、；，用以向直接上级行文；一是一是越级行文越级行文，越级行文一般指上级机关，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。情况必须越级上报。2.下行文下行文u下行文下行文指具有隶属关系的上级机关发送给指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。下级机关的文书。_党中央给各个省、自治区、直辖市党委党中央给各个省、自治区、直辖市党委_国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件发的文件_文种多为指示、决定、通知、批复等。文种多为指示、决定、通知、批复等。主要有三种情况：主要有三种情况：
9、v逐级下行文逐级下行文按隶属关系上一级机按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。如：批复、意见等。v多级下行文多级下行文对一些广泛知行的事对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。关。如：通知、决定等。v直接下达至社会各界的行文。直接下达至社会各界的行文。3.平行文平行文u平行文平行文指指不相隶属不相隶属或或同一系统内平级机关同一系统内平级机关之间往之间往来的文书。来的文书。_省军区和省人民政府之间省军区和省人民政府之间_学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属）学校和工
10、厂之间（没有领导指导关系、不相隶属）_中共中央各个部之间中共中央各个部之间_国务院的各个部、委、局之间国务院的各个部、委、局之间_各个省委（省人民政府）之间各个省委（省人民政府）之间_各个县委（县人民政府）之间各个县委（县人民政府）之间（平级平行机关）（平级平行机关）22 23 24 25 （二）公文行文规则要义（二）公文行文规则要义26 4.3公文的体式公文的体式（一）公文文体（一）公文文体v首先，公文是首先，公文是应用文应用文的一种；的一种；v其次，公文又是一种独具一定特色其次，公文又是一种独具一定特色的的特殊应用文特殊应用文。（被强制性规定采用（被强制性规定采用白话文白话文形式；兼形式；
11、兼用议论、说明、叙述三种表达方式）用议论、说明、叙述三种表达方式） （二）公文的格式（二）公文的格式公文的排版与印装格式公文的排版与印装格式用纸要求用纸要求：A4型、型、幅面尺寸幅面尺寸210mm297mm、60-80g/排版要求排版要求：正文正文3号仿宋号仿宋，一般每面排，一般每面排22行，每行行，每行28字字装订要求装订要求：左侧装订，不调页，两页页码：左侧装订，不调页，两页页码之间误差不超过之间误差不超过4mm30 31 32 33 34 36 37 公文的书面格式公文的书面格式总结总结v版心版心156mm225mm眉首眉首（公文份数序号、秘密等级、紧急（公文份数序号、秘密等级、紧急程度
12、、发文机关标识、发文字号、签发程度、发文机关标识、发文字号、签发人）人）主体主体（公文标题、主送机关、公文正文、（公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注）附件、成文时间、公文生效标识、附注）版记版记 （主题词、抄送机关、印发机关（主题词、抄送机关、印发机关和印发时间）和印发时间）天头：天头：40mm40mm份号份号密级（绝密、机密、秘密）密级（绝密、机密、秘密）紧急程度（特急、加急；特急、加急、平急）紧急程度（特急、加急；特急、加急、平急）中共黑龙江省行政学院委员会文件中共黑龙江省行政学院委员会文件（请示请示）（版头）（版头）黑行院党发（黑行院党发（呈呈）200462
13、0046号（发文字号）号（发文字号） 签发人：签发人： 中共黑龙江省行政学院委员会中共黑龙江省行政学院委员会关于关于.通知通知（标题）（标题）各部门：（主送机关）各部门：（主送机关） 学院党委（正文）学院党委（正文）。附件：附件： 中共黑龙江省行政学院委员会中共黑龙江省行政学院委员会 （发文机关署名）（发文机关署名） 2004 2004年年1111月月2929日（成文日期）（印章）日（成文日期）（印章）（会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章）（决议、决定、条例、规定（会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章）（决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号
14、标注于标题下方居中位置）等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置）（印发传达范围）（印发传达范围）主题词：主题词：抄送：（抄送机关）抄送：（抄送机关）中共黑龙江省行政学院委员会办公室（印制版记）中共黑龙江省行政学院委员会办公室（印制版记）2004年年11月月29日印发日印发眉首眉首公文份数序号公文份数序号秘密等级（绝密、机密、秘密及保密期限秘密等级（绝密、机密、秘密及保密期限3黑）黑）紧急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急紧急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急3黑）黑）黑龙江省行政学院（文件）（发文机关标识、小标宋小于黑龙江省行政学院（文件）（发文机关标识、小标
15、宋小于2215mm）黑行院发（呈）黑行院发（呈）20046号（发文字号号（发文字号3仿宋）仿宋）签发人（签发人（3仿宋）仿宋）:（3楷）楷）主体主体黑龙江省行政学院关于黑龙江省行政学院关于.通知（公文标题、通知（公文标题、2号小标宋）号小标宋）各部门（主送机关各部门（主送机关3仿宋）：仿宋）：学院（公文正文学院（公文正文3仿宋）仿宋）。附件：附件：1.2.（3仿宋）仿宋） 二二四年十一月二十九日（成文时间）四年十一月二十九日（成文时间） （公文生效标识即印章）（公文生效标识即印章）（单一机关制发不署发文机关名称；两个印章将成文时间拉开；三个以上应标发文机关）（单一机关制发不署发文机关名称；两个
16、印章将成文时间拉开；三个以上应标发文机关）（附注（附注3仿宋）仿宋）版记版记主题词（主题词（3黑）：人事（黑）：人事（3号小标宋）号小标宋）抄送：（抄送：（3仿宋）仿宋）黑龙江省行政学院办公室（黑龙江省行政学院办公室（3仿宋）仿宋）2004年年11月月29日印发日印发置于公文首页红色线以上置于公文首页红色线以上各要素统各要素统称称眉首眉首置于红色线以下、主题词以上置于红色线以下、主题词以上各要各要素统称素统称主体主体置于主题词以下置于主题词以下各要素统称各要素统称版记版记A.附件说明的标注要求:1.位置：在正文下空在正文下空1行左空行左空2字处、用同正字处、用同正文的字体字号标印文的字体字号标印“附件附件”二字二字,后标冒号和后标冒号和附件的标题；若回行与上行标题对齐。附件的标题；若回行与上行标题对齐。v如附件多于如附件多于1个个,用阿拉伯数字在附件标用阿拉伯数字在附件标题前标注序号题前标注序号(如如“附附:1.”)v附件标题后不加标点符号。附件标题后不加标点符号。v2.附件首页附件首页左上角第左上角第1行顶格标行顶格标注注“附件附件”二字（如有序号一并标二字（如有序号一并标注）注）,
