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1、企业公文讲座企业公文讲座专题三专题三 公文文体和用语 四川大学公共管理学院 杨戎教授一、公文文体和用语的含义二、公文的表达方式三、公文运用语言的特殊方式四、公文常用的修辞方式五、运用公文进行书面沟通的基本原则主要内容一、公文文体和用语的含义（一）公文文体文体是文章体裁，即表达方式。公文以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。公文文体是兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点, 属于以语体文为原则的应用文体 。公文文体通过特定表达方式表现。（二）公文用语专指用于公务活动，具有公文特色的规范化的语言体系。属于应用语体，或称公文事务语体。表达要求 在遵循一般写作通则的基础上，须符合特殊的
2、表达要求，除准确、清楚、简洁、质朴、得体等之外，还必须熟练掌握公文运用语言的特殊方式和常用的修辞方式。公文隶属于事务语体范畴，要求更加严格、规范。 表现“天气热”可以有不同的表述用语： 咳！热死人啦！ （日常生活领域） 赤日炎炎似火烧。 （文学领域） 今年7月21日至31日的平均气温达到36。9 ，为110年中的同期最大值。（科技领域）最高气温：38 (事务领域） 二、公文的表达方式 主要是综合运用说明、叙述和议论； 不同文种各有侧重。（一）公文的说明1. 公文中常用的说明方法2. 公文中说明的特点 (1)多与叙述、议论结合使用; (2)多种说明方式结合使用; （3)直陈观点,极为注重说明的客
3、观性、内容的科学性和语言的准确性。（二）公文的议论1.议论的要素方法2.公文议论的特点 (1)夹叙夹议论说结合;(2)常常简化论证过程，直接用判断句式表明立场、观点、主张、意见;（3）常以正面论证为主。（三）公文的叙述1.叙述的种类2.叙述的人称3.公文叙述的特点 （1）概述为主;（2）强调平直顺叙，常常省去人称;（3）常结合议论方式，就事论理。三、公文运用语言的特殊方式（一）公文专用词语的运用公文专用词语 可使公文语言简明、格式规范、行文庄重得体。常见的公文专用词语的种类（二）介词短语的运用表对象、范围；目的；根据；时间、处所。（三） 数字、图表的运用1. 倍数、番数：只能用于表数量的增加；
4、不能表减少。2. 数字增、减的表达方法。 3. 确数（定数）、约数（概数）的表达。 报请性公文涉及事项、统计资料用确数； 在介绍基本情况、作预计、估计时，则可用约数。（四）模糊语言的运用恰当使用模糊语言，能使公文如实反映客观实际，表达更得体、委婉、简洁、准确。【案例】 试比较下文的不同表达今年年初，该研究所的专业人员组成了一个老中青三结合的课题攻关小组。2003年1月6日上午，该研究所的专业人员成立了一个由5065岁的老年技术人员，3549岁的中年技术人员，2534岁的青年技术人员组成的课题攻关小组。（五）省略句、非主谓句的运用【案例】各级政府和有关部门要加强对猪肉加工和肉制品加工的管理。（承
5、前省略主语）确保上市猪肉和肉制品的质量，要认真贯彻执行国务院家畜家禽防疫条例及其实施细则等法规规章，把好生猪及其制品检疫检验关。【案例】（省略主语，较多表示祈祷、要求、希望、限定、劝阻、禁止、号召、命令等内容和语气） 要注重调查研究，一切从实际出发。（六）联合短语、“的”字短语的运用1联合短语作各种句子成分使内容表述更严密、周到，语言更简洁、明确，具有一定形式美。【案例】 各地政研室、信息办、信访办要认真调查、研究纠风工作中的新情况、新问题和新经验。2“的”字短语 表述更加简洁，相当于名词功能。在规范性文件中经常用到。（七） 公文中一些典型语序安排1当一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大
6、小、高低之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时，则按一定标准（空间分布、音节多少等）分门别类排列。 【案例】 党的纪律处分有五种：警告，严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。（由轻到重）【案例】 国库券的面额，分为 1元、 5元、 10元、 50元、 100元和 1000元六种。（由小到大）【案例】 车间、仓库、货场、职工宿舍、职工食堂、退离休职工活动站等工程，续建量不足XX或需继续投资额不足万元的，经市计委审查批准，可按收尾工程继续施工。（前三项为生产类，后几项为生活福利类，同时兼顾音节整齐，先双音节词，再四音节词，最后为八音节词）2当一组概念表现由若干连
7、续的动作、行为构成的活动过程时，一般按时间发展顺序排列。【案例】 该犯从北京市X X监狱越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、武汉、广州等地继续作案。3当一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅人深、由此及彼、由表及里的次序排列。【案例】 这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。4当以一个语句反映因果关系时，一般按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。【案例】 因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。”（先因后果）【案例】 我们的会议之所以称为政治协商会议，是因为三年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议。”（先果后因）5
8、语句中的一些成分提前或后置并不违背语法规则，并不改变语义，而且还有利于提高表达效果时，可以此作为修辞手段。【案例】 在此期间，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。（状语置于主语之前）【案例】 这个拿血换来的经验，大家都不要忘记。（宾语置于主语之前）【案例】 在这一个多月里，他们共抢运救灾粮1000余吨，加固水坝30多座。（定语后置）6当因语句中几个成分相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。 【案例】几个工厂的工人来局里反映了这一情况。 【案例】这样的活动乐于使广大群众接受。（“乐于”应在“接受”前） 【案例】张X院长和其他学院的领导同志出席了这次大会（“其他”应在“学院”之后）
9、 【案例】 在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。 【案例】 A先生和B先生的法律顾问曾来过事故现场。 【案例】我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。四、公文常用的修辞方式（一）引用 较多使用直接引用。（二）比喻 主要用暗喻，引号标示。如：“拳头产品”、“窗口行业”。（三）节缩 三种类型1.简称（1）泛指简称如在各种场合使用的“中共中央”、“基建”； （2）专指简称仅在特定场合如一篇文章中使用，第一次使用要先用全称并注明简称。2.简代：渝重庆、蜀四川。3.简缩：“抗洪救灾”、“扶贫”。（四）数概（统括） 1.原词概括: “三个代表”、“三
10、优一学”；2.原义概括: “四项基本原则”。 (五)排比适当能增强公文的可读性和表现力.例47 权为民用, 情为民系, 事为民办, 利为民谋。（六）层递从排列顺序分为递升和递降，能引导人们认识层层推进，更具有条理和深刻性。其他还有对比、设问、换算（远换近、大换小，陌生换熟悉等）等修辞在公文中也被使用。五、运用公文进行书面沟通的基本原则 准确 清楚 简洁 具体 完整 客套 体谅 正确 （一）准确 读者会注意到文件中的错误而忽略文件内容 ，减弱他们对组织的良好印象。1. 认真辨析词义，精心选用词语（1）选用词语要概念准确、清楚、无歧义。（2）注意词义在表达范围、轻重、程度、褒贬、语体色彩方面的细微
11、差别。（3）恰当使用关联词语，准确表达复句间关系。 （4）注意避免词语声音语调对语义产生歧义影响。【案例】 各种油轮一律不得进港。（“油轮”可能与“邮轮” 、“游轮”混淆）。【案例】 “部同意你局”（与“不同意”混淆）【案例】 “正式会议前全体起立唱司歌”（与“诗歌”相混）2. 恰当使用修饰、限制词语，表意准确（1）对事物性质、范围限制的词语 例4 我们要减少不必要的浪费。（2）量词对事物的限制修饰（概称、特指）【案例】全校职工差不多都为受灾群众捐了款。【案例】有些贪污贿赂的大案要案，必须严厉【案例】查处。【案例】现在的年轻人，生活讲享受，工作怕吃苦。【案例】凡公司内设机构一律不得对外行文。3
12、.句子成分搭配恰当,词序合理,结构完整搭配要遵守(1)语法规则(2)事理逻辑 (3)搭配习惯【案例】该县的粮食总产量连续3年以每年递增15%的速度大踏步地向前发展。【案例】他们虚心征求用户对产品质量的要求。【案例】如果不尽快加强职业教育，势必拖延培养人才的时间与质量【案例】那时该小区没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可乘之机。（种概念与属概念并列）【案例】各级领导干部和共产党员都奋战在抗洪抢险第一线。（具有交叉关系的词并列使用）【案例】我们应注意提拔、发现、培养青年干部。”（并列关系的概念的排列应合乎逻辑次序，改为：“发现、培养、提拔”） 【案例】武警
13、官兵那种奋不顾身、舍己救人，受到当地领导和群众的赞扬。（缺少主语中心词“的英雄行为”）【案例】目前我市正在开展整顿交通秩序，（遗漏宾语“的活动”）【案例】如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据（语意多歧，应为“作为少发或不发奖金的依据”）（二）清 楚 强调直接、简单的写作。 1. Kiss 原则即“Keep It Shot and Simple”即写作时要求“短和简单”,沟通最重要的原则。要作到这一点，应该使用日常语汇和熟悉易懂的词。尽量使用简短句子和最直接的表达方式。段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，就分成几段，用过渡词或
14、短语连接起来。 视觉辅助。 图片、图表可简化复杂信息 。 2.少用术语和行话 术语可使专业人士更简单地理解复杂信息，可对于外部人士无意义。只有在确信读者能理解它们时才能用这些词(尤其是公布性文件)。 行话是一种高度专业化的语言，只限于某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范围以外使用，可能会使交流发生障碍。给高度专业化的词汇编个词汇表 应避免无意使用不加解释的行话,把你和所有非本岗位的人员隔绝起来。对首次出现的技术术语加以定义对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加以定义是一种好习惯。在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，
15、这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。尽量避免使用过多的技术术语在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、通知时，避免使用专业术语或技术性表达。这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指望非专业人员能理解它们。3. 在注意分寸前提下适当使用口语 公务写作既要听起来专业化，但也不要做作和过于正式。 尤其商务写作和内部文件、事务性文件、面向社会的公文要避免使用术语或生僻书面语，要热情、友好、口语化，当然也不要写成闲聊式的文字。4. 总体格调显得质朴选用质朴易读、通俗易懂的词语和单纯的句子。一般不用描写和抒情的表达方式；主要采用顺叙、直接说明、议论直陈观点。切忌滥用修辞方式 ，以消极修
16、辞为主，一般不用夸张、拟人等艺术性强烈的修辞方式。使用单一、稳定的结构方式。(三）简洁“凡笔老则简”。用最少的语言表达想法，但不要牺牲其他写作原则。注重公文文体表达方法的特殊性。删繁就简，禁绝空话、套话。恰当运用公文专用词语和文言词语。选用结构简单的句式和结构稳定的概括性词语。运用缩略语、引用等修辞方式，运用数字图表。 n取消 大胆割爱，取消一切与主旨无关的材料。一文一事 。坚持直接表意的语体风格，忌用曲笔、渲染、夸张、场景描写及虚构事实；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格（常用对比、排比、换算等修辞格）。惜墨如金，舍却一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话; 避免长段的介绍、不必要的解释、多余的形容词或介词。简洁醒目，避免写读者一目了然的事；不重复对方告诉你的事；通过突出的位置及表述，使重要内容一目了然。怎样使公文简洁？n压缩 坚持开门见山（开宗见旨）；使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；积极正确地采用缩略语，规范地使用简称，妥贴地使用数概（如“四化”、“三废”等）；规范地使用省略句；正确
