秘书学概论复习1

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1、第一章 概述第一节 秘书学学科2012年正式设立一、科书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。二、研究对象和内容 研究对象:秘书工作.秘书人员.秘书机构三、学科性质:综合临强、实践性强.四、秘书学的研究方法1.理论联系实际2. 比较的方法3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究4.高校教师与秘书工作者合作五、秘书学研究的发展方向秘书工作理论:主要研究秘书工作的特点、性质、作用、方法、程序和改革方向、措施等相关学科研究:最初:文书学、档案学、应用写作学.现在：管理学、领导科学、社会学、公共关系学、心理学、机关生态学.第二节 秘书工作.一、秘书工作的涵义、性质涵义

2、:直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性的管理活动性质:政治性、辅助性、被动性、综合性、机密性1951年4月第一次全国秘书长会议。二、秘书工作的要求“三个要求”：综合处理信息、主动服务、科学化管理“六个强调”：强调信访工作；强调调查研究工作；强调信息工作；强调协调工作；强调督查工作；强调党务、政务服务工作.三、秘书工作的任务和作用秘书工作任务：1.辅助决策工作2.协调工作.3.日程化日常程序化工作4领导临时交办工作秘书工作的作用：1.助手作用2.枢纽作用3.门面作用4.参谋作用5.耳目作用四、我国秘书工作的发展趋势1.出现了普遍化、社会化的发展趋势 2.分类越来越细，专门化程度越来越高3.

3、职能有显著的扩展和强化 4.工作方式发生了深刻变革，效率大幅度提高.第三节 秘书人员一.秘书的涵义：指从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员二、秘书的类别1. 按服务对象和经济来源:公务秘书、私人秘书、涉外秘书2.按所属部门: 党务、行政、军事、司法、经济和文化秘书等3.按具体工作:文字，机要、通讯、信访、事务、外交、生活秘书等三、秘书的层次工作角度:高级、中级、初级秘书职业角度:秘书资格职业等级证书调整为四个等级:二级二级 三级高级 四级中级 五级初级涉外秘书:英语、日语、俄语.四、秘书人员的必备素质1.秘书的政治素质思想政治:理论水平、法制观念、政策导

4、向职业道德:甘当配角、严守机密、诚实守信、不卑不亢作风修养:雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋奉献2.秘书的知识素质基础知识； 专业知识：行业领域知识、秘书工作专业知识；相关知识:管理、心理、领导、金融、财经、经济.3.秘书的心理素质与健康素质心理素质:成熟白领精神自立、身心健康、心态良好； 健康素质4.秘书的情商、智商和灵商(三商)情商(EQ):情感智力,人的情感和社会技能智商(IQ):通过测验测量出来的人的智力指数灵商(SQ):灵性.对事物本质的灵感、顿悟能力和直觉思维能力5. 秘书的礼仪修养与形象泛指秘书在社交活动中应共同遵守的行为规范和准则,具体表现为礼貌、礼节、仪式、仪表6.秘书能力

5、素质办事能力:理解领会能力、分析能力、应变能力交际能力:沟通上下、联系左右.表达能力: 口头责达、书面表达操作能力:文字处理设备、信息设备、通讯设备等速记能力:“速”即“快”，“记”即“写”五.秘书的社会活动与人际关系1.秘书的社会活动和地位.秘书社会活动的特点:被动性、主动性.秘书的社会地位：先赋地位:性别、种族、家庭、亲属关系等 后致地位:大学生、艺术家、律师、罪犯等2.秘书的角色意识配角意识:一切权利都属于上司 主角意识:处理具体工作时主角3.秘书价值观的合理定位.秘书职业和社会功能的定位：秘书机构是领导的辅助管理机构、 秘书职业为秘书成为领导型人才提供得天独厚的机遇秘书机构和秘书工作的

6、本质属性是服务、 秘书工作的特征是坚定不移的贯彻执行、秘书价值观的定位：以配角为荣耀、以服从为意志4.正确处理与几类人的关系与领导的关系秘书与领导关系的特征: 工作上的主动性、 知识、能力、体力、思维的补充性、人际关系的首属性、 人格上的平等性秘书与领导处好关系的前提：对领导应有深切的了解、 要善于处理各种情况处理与领导关系的原则：主动动配合、适应； 尊重、服从、不盲从；委婉提醒、适时规劝； 维护上司间团结与同事的关系秘书与同事关系的特征：工作上合作,平等、稳固的业缘关系；感情上容易受到妒忌或猜疑；秘书与同事相外的原则：了解同事，真诚地关心别人；同等友好，与同事打成一片；注意欣赏同事的优点；正

7、确对待同事的称赞、批评与嫉妒；做好领导与同事之间的沟通工作.秘书办公室人际关系禁忌：忌拉小圈子，互散小道信息；忌逢人诉苦；忌情绪不佳，牢骚满腹；忌故作姿态、举止特异；忌趋炎附势，攀龙附凤与来访者的关系：欢迎并记住对方的姓名；善于应付难以对付的来访者；把握和记者谈话的分寸第四节 秘书机构一、秘节机构的性质1.机密性:掌管机密文件、组织参加名种会议.办理各种重要事务、负责安全保卫2辅助性:辅助领导工作 3.综合性:工作繁杂4.服务性:管理服务、信息服务、事务服务、生活服务二.秘书机构的组织形式1. 分理制:秘书机构根据工作内容或业务范围的不同，下面再设各个部门以处理不同的秘书工作中央的秘书工作机构

8、称“办公厅”:下设秘书局、机要局、信访局等省部的秘书工作机构称“办公厅”:下设秘书处、机要处等省辖市、厅、局、区县、乡镇和企事业单位的秘书机构为“办公室”下设科、股等2.综理制:所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门社会团体的秘书机构,通常命名为 “秘书处因工作需要,临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”3.单一制:只能统筹，只有一个秘书岗位、一名秘书（基层党政机关、小型企事业单位.）三、秘书机构的设置原则1.独立单位必须设置秘书机构2.精简、合理、高效的原则3.横向幅度可适当加大（可多设副职,分工领导）第二章 办公室业务第一书 办公室环境布置与美化办公室类型:封闭型办

9、公室、开放式办公室一.构成办公环境的要素及要求1.空间: 人均不低于6平方米。 2.空气: 通风良好， 空气新鲜，室温22C左右3.光线:光线充足、均匀。 4.声音: 安静有吸青、静音装置, 20 -30分贝5.安全:坚固、防盗防火.设备摆放整齐、布局合理。6.色彩:四种颜色以下，低彩度、适当摆放花草二、秘书的办公责任区1. 个人办公责任区2. 公用区域3.由秘书辅助的领导的办公区域三、秘书对责任区的管理1.经常清洁个人的责任区 2.自觉清洁整理本人参与的公共区域3自觉整理领导的办公区域 4清除办公环境中有碍健康和安全的隐患四、办公环境的美化1.要与整个单位的性质和组织文化相适应 2.整齐清洁

10、，物品理放有序3.色调要求单纯，柔和，使人感觉平静、舒适 4.适当摆放花草，盆景及其他适宜的陈列品5.墙壁的修饰突出单位的特色 6.避免奢侈和俗气第二节 办公室日常事务.一、办公用品的管理1.合理计划,正确选择供货商 2.建立严格的领用审批登记制度、加强保管3.制定有效的办公用品节约制度 4.专用设备由使用人负责保管，公用设备由秘书负责5.加强库存记录和监督，保证账、物的统一（再定货量=日用量*运送时间(天)+最小库存量）二、通讯工作电话接打：接听电话的技巧：1.响铃不过三 2.问候、通报 3.做好电话记录(5w2h)、确认要点 4.正确处理电话的临时中断 5.学会处理不在的人员的电话 6.同

11、时处理打进来的多个电话 7.接听打给上司的电话（过滤） 8.适时结束通话四种日常来电:1.拒绝说出身份、事由，坚持要通话找个理由结束通活2.说出身份、事由，认为不能让其通话找个简单笼统的理由3.说出身份、事由，能让其通话,要找的人在转接4.说出身份、事由，能让其通话要找的人不在记录谈话转告,或告知其什么时候回来拨打电话的技巧1.选择合适的时间打电话2.打电话前的准备：这个电话是否一定要打；考虑打电话的时间，对方是否方便(时差、机秘)；查清、确定对方的电话号码；通话前拟好提纲,重要细节(人名、地点、数字)无误；要用到的有关文件放在电话机旁、翻到需要的那一页；若要告知的事可能引起不悦,则要准备好应

12、答方案3.及时自我通报4.要求对方做好电话记录5.替上司拨叫电话：拨号前确认上司在电话机旁并准备通话；切记:在接通后不能让职位较高的人等候职位较低的人；接通后离开6.通话临时中断或受到干扰的处理邮件信函的处理邮件寄发程序：1.做好邮件的准备和核对工作；2.提醒上司签发邮件；3.邮件的装封与折叠；4.装封前检查；5.做好邮件寄发的登记工作；6.邮件分类；7.选择适当的邮寄方式邮件接收程序：1.签收；2.执封；3.登记；4.对信件迅速分类:重要、一般、广告、私人；5.将与自己有关的工作记录下来；6.呈送邮件:上司、其他部门秘书；7.及时处理邮件上司外出时，秘书处理来信和邮件的方法：1.像往常一样,

13、认真处理好各类信件 2.需要上司亲自处理的信件:说清邮件主题3.上司度假且不让转寄邮件:交给有权处理的领导 4.把积压的邮件分类保存:签字、阅读、处理等 5.邮件摘要表:记录收到时间、处理过程、措施等三、接待工作接待工作分类按来访人数、规模:个人来访、团体来访 按接待的准备程度:有约来访、无约来访日常接待工作的基本程序：1.以良好的公司形象迎候来访者，出迎三步，身送七步 2.查对预约登记，及时通知被访者.3.使提前约定时间到来的来访者不受冷谈 4.引导来访者 5.必要时帮助上司中断来访6.礼貌送别来访者. 7.做好来访记录:办理程序、时限接待团体来访的工作程序：1.了解情况：来访目的、来访者的

14、基本情况、来访规格（高规格、对等规格、低规格）.2.制定接待方案：确定准备接待人员；确定接待规格；制定接待内容及安排；预估接待经费3.做好接待准备工作：资料准备；食宿、交通安排；设施及物资准备；准备小礼品、经念品；取得其他部门的协作.特殊接见1.领导失约:说明情况;陪同;授权后接待 2.不速之容:了解来意;征求领导意见:礼貌、机敏3.会容中又来新客:说明情况、表示歉意、做好服务、明确等待时间4.难辞之客:表示歉意、终止谈话、委婉礼貌. 5.媒体人员:规范用语、不轻易表态、谨慎6.外宾接待:尊重外宾习惯和礼节规范(公务车”右为上，左为下:后为上，前为下”)四、督查工作督查的含义：督查(督办、查办)指秘书部门协助领导，把看到、听到、查到的一些无人过问或解决不力的重大问题、重要事项，按照领导人的批示,通知有关单位办理，并催促落实秘书督查工作的范围：1.上级领导机关交办的任务2.本级领导机关和领导人指定或交办的工作任各3.其他:文件落实、下级清示、新闻报道，秘书督查工作的程序：智查立项，督查通知，催办，直接调查，商讨处理，结案反馈，立卷归档五、保密事务管理秘书人员职业秘密范围：公文