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1、XX公司管理文件XX公司 第1页,共3页文件名称：文件管理制度 版本:A0文件编号：M3生效日期：2008年1月1日版本更改内容生效日期A0初版发行2008年1月1日编写人：修订人：审批人: 文件受控印章 如无文件受控印章则表明该文件不合法,并 不会受到控制和更新。请使用受控文件.3文件管理制度 第2页，共3页 3。1目的：对公司管理文件的管理进行规范，使其有效地服务于公司的管理活动。 范围：本制度适用于公司管理制度文件、工作流程文件和记录表单的制定、修订、存档和发放. 定义：无3.2文件的类别和管理代码及文件编号规则文件类别编码编号规则管理制度文件MM+数字(如M3表示在公司管理文件排序为第
2、三的管理制度文件）工作流程文件PP+数字+“-”+序号（如P3。3-2表示对应于M3管理制度第3.3条款所制定的第二个工作流程文件）记录表单FF+数字+“+序号+“/”+序号（如F3.3-2/3表示根据工作流程P3.3-2的规定所需要填写的第三个记录表格或单据） 3.3文件的编篡、修订和审核发行 3.3。1文件的编写人由公司总经理指定或授权各部门负责人指定,文件的修订人为各部门负责人。审批人为管理者代表或公司总经理. 3.3。2文件经“管理者代表”或公司总经理审核批准后,加盖红色“文件受控章”发行生效. 3.3。3A0版之后的文件修订，由行政部负责将修订后的文件打印及下发，并做好记录,以确保所
3、有文件持有人手上的文件都同步更新。 3。4文件的格式 3。4。1“管理制度文件”封面须明确标识文件名称、文件编号、生效日期和版本号，文件的编写人、修订人和审批人。文件如有修改则须有修改摘要和修改生效日期. 3。4。2“记录表单”与“流程文件”共同构成“工作流程文件”.并且:1）“工作流程文件封面须明确标识文件名称、文件编号、生效日期和版本号，文件的编写人、修订人和审批人。文件如有修改则须有修改摘要和修改生效日期。2）流程图必须统一和规范(见附件一）. 3.4。3文件按“条”、“款”、“项”的规则编写: 1)“条”由两个数字和“”构成，如“文件管理制度第3.3条”。 2)“款”由三个数字和“构成
4、,如“文件管理制度第3。3条，第3.3。3款”. 3）“项由数字和右括号构成,如“文件管理制度第3.3条，第3.3。3款,第3）项”。 3.5文件版本编号的制定 3.5.1文件版本编号由“字母+“序号数字构成。起始版本为“A0”，每修订一次则序号数字增加1.如A16表示该文件在起始版本上修订了16次. 3。5.2如全公司文件文件经过多次修订使得文件次序出现混乱，或由于管理架构调整需要对各部门文件次序进行调整，经管理者代表提出申请，由总经理批准，全公司文件可由“版本AX”升级至“版本B0”，以此类推。 3.6文件的存档和发放 3.6.1公司的所有管理文件及工作手册由行政部负责打印、加盖“文件受控
5、章”、存档及发放。 3。6.2文件拥有范围: 1)总经理、副总经理、财务总监：公司全套管理文件； 2)各部门负责人：文件管理制度、纠正及改善的管理制度及该部门的管理制度文件 第3页，共3页和工作流程文件。3）具体管理人员:以工作手册的形式将该管理人员工作涉及的管理制度、工作流程集合成册. 3。6。3文件的发放及文件修订部分的发放须做好记录。附件一：流程图符号及说明：符号说明备注起始/结束框表示一个流程的开始或结束作业框用于表示处理一项任务 文件框用于表示收到的或填写的文件、单据、表格处理某项业务需要的文件/处理该项业务后填写的文件多重文件框表示某项业务需要/填写多个文件、单据、表格卡片框用于表示需要/填写的卡片如仓存卡或模板卡、刀具卡等货物框表示等待运输的货物部门存档框表示文件在部门内存档数据库框表示业务处理结果需要录入电脑数据库判断框表示判断或批准如质检的判断、文件的批准等框用于表示流程连接上一页或转下一页转接框表示一个流程结束后转另一个流程处理重做框表示需要重新处理或返工作业方向箭
