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1、文 件 控 制 培 训主办单位：系统办日期：2006年07月06日目录一、文控基础知识二、人力资源部文控现状三、公司体系文控要求四、人力资源文控实施建议方案一、文控基础知识文件的定义 文件：信息及其承载媒体媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、或标准样品、或它们的组合。记录：是一种特殊类型的文件。阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。文件的作用 沟通意图、统一行动执行标准审核依据改进基础易于追溯客观证据文件控制的目的确保文件在发布前得到评审、批准。保证需要使用文件的场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和/或作废文件的非预期使用，带来不
2、必要损失和麻烦。a）文件发布前得到批准，以确保文件是充分的；（编、审、批及文件会签）b）必要时对文件进行评审、更新并再次批准；（文件定期评审）c）确保文件的更改和现行修订状态得到识别；（版本控制）d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；（文件分发策划、受控）ISO9001标准4.2.3条款要求e）确保文件保持清晰、易于识别；（文件5S管理）f）确保外来文件得到识别，并控制其分发；g）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。（旧版文件的回收及文件作废）ISO9001标准4.2.3条款要求应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
3、质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 ISO9001标准4.2.4条款要求二、人力资源部文控现状人力资源部文控现状未规定文件的审批权限(会签范围)；未规定文件发放回收流程，且未形成记录 ；未规定文件的发放范围/发放方式；文件未进行分类标识和摆放；未规定作废文件的处理和储存方法；部门内有既定的文件、表格编号规则，但未形成书面文件并予以公布；未对文件、表格格式进行书面规定；未规定表单的印刷、使用流程，无法确保各部门使用的为有效、最新的版本；未书面规定记录的贮存方式、保存期限和处理方式。三、公司体系文控要求三、公
4、司体系文控要求1文件控制程序2质量记录控制程序3体系文件编码规则4体系文件格式设计指南5技术文件编码规则6技术文件格式设计指南1文件控制程序公司体系文件层次体系文件审批权限和分发范围公司体系文件控制流程公司体系文件层次手册程序文件支持性文件（如作业指导书、管理规定等）记录/表格一级文件二级文件三级文件四级文件公司体系文件审批权限和分发范围文件名称编写会签审核批准分发范围管理手册（一级）系统办否管理者代表总经理公司内网发布，书面文件发放各部门程序文件（二级）责任部门部长相关接口部门相关部门主管副总/总监管理者代表公司内网发布，如部门需要可申请书面文件三级技术文件责任部门无责任部门主管/部长副总/
5、部长编制部门在文件会签申请表上注明，如对分发部门和份数有疑问的，需在内网上通知所有部门，有需要的部门可申请。管理规定责任部门相关接口部门责任部门部长副总/部长外来文件否否否管理者代表/相关部长按需求发放公司体系文件控制流程制订文件文件登录交DCC分发管理相关部门签收文件使用继续使用文件会审审批DCC确认作废/变更会签发放回收YESNONONONO同意变更作废同意作废YES文件会签申请表文件登记表文件签收回收登记表文件借阅登记表文件补发申请表质量记录控制程序公司对空白表单的控制要求公司质量记录控制流程公司对空白表单的控制要求依据体系文件编码规则对空白表单进行标识编码；公司所有体系受控空白表单之样
6、板（背面盖“受控章”）由系统办进行统一编目管理；公司所有空白表单样板都需经系统办审核批准后才能印刷；空白表单样板的更改：使用部门填写文件会签申请表交至系统办，系统办负责审批印刷，且通知相关部门对旧版表单作废处理，发放新版空白表格。公司质量记录控制流程记录填写审批汇总整理标识分类存档周期整理列出失效记录单单销毁审批记录销毁NOYESNOYES失效记录清单内部工作联络单文件登记表体系文件编码规则手册：QMS-01；EMS-01程序文件：COP+标准条款号+流水号，如COP4201三阶文件(不含技术文件)：WI-制订部门-流水号/版次外来文件技术文件编码规则作业指导书：WI-制订部门-流水号/版次/
7、类型检验规范：II-制订部门-流水号/版次工艺标准：P1-制订部门-流水号/版次/类型物料清单：P2-制订部门-流水号/版次/类型对照表：P3-制订部门-流水号/版次/类型图纸：P1-制订部门-零件类别-流水号/版次体系/技术文件格式设计指南手册、程序、三阶文件需使用封面；手册和程序还需使用“文件修订履历”；体系文件正文由公司名称、标题栏、正文组成。格式详见附录。技术文件一般由公司名称、标题审批栏、正文组成。格式详见附录。四、人力资源文控实施建议方案四、人力资源文控实施建议方案1制定和执行文控制度/规定制定和公布“行政文件管控制度”(暂定名)、“行政文件格式设计和编号规则”(暂定名)，且予以执
8、行。2指定一名人员管理文件3定期/不定期的组织文控稽查“行政文件管控制度”需具备内容1行政文件的分类：可分为公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、公司级计划；公司级通知/通告/函件/决定；部门级规定/规则/规范/指南、部门级计划；部门级通知/通告/函件/决定；表单几大类；2行政文件的编号和格式：按“行政文件格式设计和编号规则”执行；3行政文件的审批权限(会签范围)：公司级制度、计划可由副部级人员编制，各部门会签；公司级规定/规则/规范/指南可由主管级人员编制，主导部门会签；部门级规定/规则/规范/指南、计划可由相关人员编制，无须会签；以上三项均遵循逐级审核，隔级批准的原则；通知/通告/函件
9、/决定由职能归口部门拟定，遵循逐级审核，隔级批准的原则，必要时，可由总裁办批准，加盖公司印章；4行政文件的发放范围和方式公司级制度、计划在内网上公布，发放至各部门；公司级规定/规则/规范/指南在内网上公布，如部门需要书面文件，可填写“文件会签申请表”申请；部门级规定/规则/规范/指南、计划在部门内予以公布；通知/通告/函件/决定以内邮发放，必要时，予以书面发放和张贴公布；5行政文件的编号、格式的确认和登录(指定人员)；指定人员需了解文件编号、格式要求；需建立“行政文件清单”，详细记录文件名称、编号、版次、发布时间、发放范围(如作废，应予以标识)；需建立“表单清单”，详细记录表单名称、编号、版次
10、(如作废，应予以标识)；书面文档应归档保存；电子档(内网)应及时予以更新；6行政文件的发放和签收；需书面发放的文件应使用“文件发放回收记录表”；如需补发，须由申请部门填写“文件补发申请表”，提交原文件编制部门批准后发放。7行政文件使用、贮存和摆放；文件的5S管理；8行政文件的变更和作废；以“文件会签申请表”提出变更、作废申请，经批准后实施。9作废文件的管理需保留的已作废文件原版应予以隔离；无必要保留的作废文件原版和副本由归口部门统一销毁。如需回收利用，应划“”后使用其背面。10行政表单的印刷和使用由编制表单部门统一申请印刷，其它部门领用；如表单换版，应及时通知使用部门作废，且发放新的表单；电子档(内网)上的表单应及时更新；记录的填写规范化要求。11行政记录的保存期限和作废处理如员工考勤、请假、工资、安全、奖罚、劳动争议等日常人事管理记录，一般保存两年；特别指定的保存期限按要求执行；视情况每季度对超过保存期限的记录，列出“失效记录清单”，交部门负责人审批后销毁或作其它处理。“行政文件格式设计和编号规则”可参照体系、技术文件格式设计和编号规则制定
